Wie Sie Veränderungen in der Firma professionell planen und erfolgreich durchführen, beschreibt Hans-Werner Bormann.
Hochkomplex, vielschichtig und spannungsgeladen - so sind die meisten Veränderungsprojekte in Unternehmen, bei denen auch ein Kulturwandel angestrebt wird. Deshalb hier einige Hinweise, was Sie bei deren Planung und Durchführung beachten sollten.
Viele strategische Projekte, mit denen Unternehmen einen Kulturwandel anstreben, sind vom Scheitern bedroht. Foto: Fotolia, imageteam
70 Prozent aller strategischen Projekte in Unternehmen, bei denen auch ein Kulturwandel angestrebt wird, scheitern. Solche Zahlen liest man in Zeitschriften immer wieder. Hinter ihnen gilt es einige Fragezeichen zu platzieren - nicht nur, weil diese Zahlen in der Regel von Unternehmensberatungen stammen, die sich als Unterstützer bei solchen Projekten anbieten. Hinzu kommt: Die meisten Unternehmen wären schon pleite, wenn so viele Projekte, von denen (teilweise) ihr künftiger Erfolg abhängt, tatsächlich "scheitern" würden.
Fakt ist aber: Bei vielen Projekten werden die Ziele nicht oder nur teilweise erreicht. Eine Ursache hierfür ist: Beim Planen und Durchführen von Changeprojekten wird häufig nicht ausreichend bedacht, dass sich in der Struktur sowie den Abläufen und Prozessen eines Unternehmens auch dessen Kultur widerspiegelt. Deshalb können diese Faktoren nicht losgelöst voneinander betrachtet und verändert werden. Genau dies wird aber oft (unbewusst) versucht. Das heißt, die Aufmerksamkeit des Managements fokussiert sich auf ein oder zwei der genannten Aspekte, während die anderen vernachlässigt werden. Deshalb hier einige Tipps, worauf Sie beim Planen sowie Durchführen von (Change-)Projekten achten sollten.
Die 10 größten Probleme im Projekt-Managment
Die 10 größten Probleme im Projekt-Management Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun?
Projektziele unklar Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden.
Zeitvorgaben unrealistisch Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist.
Mangelnde Abstimmung Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben.
Fehlerhafte Kommunikation Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch.
Überlasteter Projektleiter Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein
Unrealistisscher Budgetrahmen Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren.
Schlampige Feinplanung Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind.
Holpriges Berichtswesen Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen.
Fehlende PM-Methodik Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.
Vor dem Start:
Gibt es eine klar kommunizierte Vision, was mit dem Projekt mittel- und langfristig erreicht werden soll und welche konkreten Erwartungen das Unternehmen hiermit verknüpft?
Ist allen direkt oder indirekt betroffenen Personen sowie Bereichen der Organisation deutlich, welche Verantwortung sie für die Veränderung haben? Sind diese Verantwortlichkeiten definiert und schriftlich fixiert?
Wurde beim Planen des Projekts die Komplexität der Projektumgebung berücksichtigt? Sind die wichtigsten Abhängigkeiten sowie Risiken erfasst und dokumentiert?
Ist das Change-Management, also die gezielte Förderung der Einstellungen und Haltungen, die für das Erreichen der Ziele nötig sind, ein integraler Teil der Projektsteuerung und methodisch eng mit dem Projektmanagement verzahnt?
Sind die zu erwartenden kulturellen Widerstände bekannt und wurde eine Strategie entwickelt, wie damit umgegangen wird und diese eventuell in Veränderungsenergie umgewandelt werden können?
Wurde die Veränderungsfähigkeit und -bereitschaft in der betroffenen Organisationseinheiten ermittelt und wurden aus der Ist-Situation bei Bedarf die erforderlichen Fördermaßnahmen abgeleitet?
Wurden Change-Agents in der Organisation identifiziert, die die geplanten Veränderungen promoten könnten, und diese proaktiv in das Projekt eingebunden?
Change-Mangement - Die Vorteile
Change-Mangement - Die Vorteile Change-Management ist nötig, um projektbedingte Veränderungen frühzeitig vorzubereiten. Change-Mangement bietet folgende Vorteile:
Vorteil 1: Die intrinsische Projektbeteiligung und das Commitment der Beteiligten nehmen zu.
Vorteil 2: Die Betroffenen verstehen den Gesamtzusammenhang einer Veränderung.
Vorteil 3: Zudem haben sie mehr Einblick in die Projektinhalte und -ziele.
Vorteil 4: Sie können die Projektaufgaben effektiver wahrnehmen und lösen.
Vorteil 5: Externe Partner und Lieferanten werden sensibilisiert und motiviert, die geforderten Leistungen zeitnah, hochwertig und wirtschaftlich zu erbringen.
Vorteil 6: Der Projektbetrieb ist durch geeignete Infrastrukturen und Systeme gesichert.
Vorteil 7: Die Endanwender können die neue Lösung relativ problemlos einsetzen.
Vorteil 8: Das administrative Personal aus IT und Fachbereichen kennt die Zusammenhänge.
Vorteil 9: Das Personal für den operativen Betrieb des künftigen IT-Systems ist ausreichend ausgebildet und befähigt, zudem leichter verfügbar und motivierter.
Begleitende Maßnahmen:
Besteht ein Commitment im Top-Management sich aktiv in das Veränderungsprojekt einzubringen und für dieses zu werben?
Wird dieses Commitment vom Top-Management auch vorgelebt (oder wird diese Aufgabe an "Stellvertreter" delegiert und beschränkt sich auf Verlautbarungen in News-lettern sowie auf Betriebsversammlungen)?
Erfolgt die Kommunikation - auch schlechter Nachrichten - rechtzeitig, ehrlich und offen?
Wird in der offiziellen Kommunikationsstrategie auch die informelle Kommunikation, der sogenannte "Flurfunk", berücksichtigt, und wird versucht, diese aktiv für das Veränderungsvorhaben zu nutzen?
Werden die Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess (Meinungsbildung und Entscheidungsfindung auf der operativen Ebene) eingebunden oder wird die Einbindung nur verbal "verkündet"?
Sind der Projektverlauf und die Arbeit der Projektgruppen für die Betroffenen ausreichend transparent?
Werden fachliche Experten eingebunden und wird bei externen Experten der beidseitige Wissenstransfer sichergestellt?
Wird der individuelle Nutzen für (fast) alle Beteiligten zumindest den Change-Agents, die eine Multiplikatorenfunktion haben, immer wieder klar kommuniziert?
Spielregeln für das Projekt-Team
Spielregeln für das Projekt-Team Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung.
Tipp 2 Eine offene Kommunikation einhalten.
Tipp 3 Eine konstruktive Zusammenarbeit umsetzen.
Tipp 4 Zu Problemen grundsätzlich Lösungsvorschläge anbieten.
Tipp 6 Keine Arbeitspakete ohne Termin und Verantwortlichen definieren.
Tipp 7 Delegieren von Arbeitspaketen vermeiden.
Tipp 8 Lieber miteinander reden anstatt E-Mail-Ping-Pong zu spielen.
Tipp 9 Keine politischen Spielchen treiben.
Tipp 11 Dynamik entwickeln und auf das gesamte Projektteam sowie alle Anwender übertragen.
Werden mindestens zehn Prozent des Projektbudgets für das eigentliche Change Management, also für das Stimulieren des erforderlichen Bewusstseins- und Einstellungswandels eingesetzt?
Ist die Veränderungsenergie in der Organisation ausreichend hoch? Engagiert sich die Unternehmensführung ausreichend (zeitlich und emotional) für die Veränderung? Sucht sie immer wieder den persönlichen Kontakt zur "Basis"?
Wurden aus den Basisentscheidungen die erforderlichen Folgeentscheidungen abgeleitet? Werden diese konsequent umgesetzt?
Gibt es einen in sich schlüssigen Plan für das Vorgehen? Sind alle Mit-Verantwortlichen ausreichend über die Projektarchitektur informiert?
Sieht die Architektur ausreichend Gelegenheiten zur Reflexion vor? Existiert zum Beispiel eine Resonanzgruppe, die die teils verschiedenen Interessen sowie Sichtweisen der Realität im Unternehmen widerspiegelt und zeitnah eine Rückmeldung über die aktuelle Stimmung gibt?
Werden Zielabweichungen sowie (unvorhergesehene) Risiken, aus denen Probleme erwachsen könnten, rechtzeitig und systematisch erfasst und fließen diese in die weitere Maßnahmenplanung ein?
Werden alle Beteiligten über notwendige Veränderungen der Ziele im Laufe des Prozesses sowie Veränderungen des Vorgehens ausreichend informiert?
Erfolgt eine regelmäßige Information darüber, was bereits erreicht wurde und was es noch zu erreichen gilt?
Und "last but not least": Werden (Teil-)Erfolge auch mal gefeiert, um die Veränderungsenergie hoch zu halten?
IT für erfolgreiche Projekte
Die besten Projekt-Management-Tools Mit Hilfe der richtigen Software können sich Projekt-Manager auf das Wichtigste konzentrieren: Die Projektziele klar kommunizieren und das Team erfolgreich führen.
1. Basecamp Mit Millionen Anwendern weltweit gehört Basecamp heute zu den wichtigsten Web-basierenden Tools im Bereich Projekt-Management.<br /><br /> Preis: Ab 24 US-Dollar pro User / Monat <br /><br />Auf Deutsch: Ja
2. Copper Project Mit Copper bietet sich eine interessante PM-Lösung an, die einfach wie Basecamp ist, aber mit einigen Zusatzfunktionen wie Gantt-Diagramme und ausführliche Reports aufwartet. <br /><br />Preis: Ab 29 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
3. 5pm 5pm stellt eine intuitive und einfach gehaltene PM-Anwendung dar, die die Projektplanung und die Analyse von Aktivitäten und Arbeitszeiten in den Vordergrund stellt.<br /><br /> Preis: Ab 18 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
4. Smartsheet Bei Smartsheet lassen sich Projekte über interaktive und mächtige Tabellen verwalten, die man nach eigenen Bedürfnissen gestalten kann. Damit eignet sich dieses flexible Tool besonders für Anwender, die mit Excel vertraut sind.<br /><br /> Preis: Ab 24 US-Dollar pro User / Monat<br /><br />Auf Deutsch: Nein
5. Projectplace Projectplace stellt eine der umfangreichsten PM-Tools auf dem Markt dar und bietet professionelle Funktionen wie Videokonferenzen und VoIP, sowie Features, die aus Facebook und Twitter bekannt sind.<br /><br /> Preis: Ab 19,50 Euro pro User / Monat (1 Projekt)<br /><br /> Auf Deutsch: Ja
6. Clocking IT Clocking IT ist ein mächtiges PM-Werkzeug aus der Open Source-Szene, das sich vor allem unter Software-Entwicklern einen Namen gemacht hat.<br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja
7. Google Sites Obwohl eigentlich nicht als PM-Lösung konzipiert lässt sich Google Sites aufgrund seiner vielen Kollaborations-Features als zentrale PM-Plattform nutzen. <br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja
8. Ace Project Ace Project bietet sich als interessante, Kollaborations-orientierte Alternative an für alle, die das PM-System lieber auf den eigenen Servern betreiben möchten. <br /><br /> Preis: Ab 1495 US-Dollar für bis zu 20 Anwendern (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
9. Onepoint Project Mit Onepoint Project erhalten Projekt-Manager eine professionelle Lösung der Enterprise-Klasse, die viele fortgeschrittene Funktionen rund um Planung, Steuerung und Analyse von Projektressourcen bietet.<br /><br /> Preis: Ab 1499 Euro (Group server-Edition / Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
10. ActiveCollab ActiveCollab bietet alles, was man von einer PM-Software erwartet, und richtet sich ausschließlich an Unternehmen, die eine On Premise-Lösung bevorzugen.<br /><br /> Preis: Ab 249 US-Dollar (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein
Kontakt:
Der Autor Hans-Werner Bormann ist einer der drei Geschäftsführer der WSFB Beratergruppe Wiesbaden. Tel. 0611 15766-0; E-Mail: hwbormann@wsfb.de, Internet:www.wsfb.de