Hakt es im Tagesgeschäft, denken viele Verantwortliche in den Unternehmen nicht unbedingt automatisch an das Stammdaten-Management (Master-Data-Management = MDM). Dabei liegen die Ursachen für die Schwierigkeiten zumeist weiter vorne in den Geschäftsprozessen und nicht dort, wo sie offensichtlich werden. Folgende Anzeichen können darauf hindeuten, dass ein Unternehmen Probleme mit der Verwaltung und Organisation seiner Stammdaten hat:

• Die Abläufe rund um die Time-to-Market dauern zu lang. Neue Produkte lassen sich nicht schnell genug am Markt platzieren. Dadurch ergeben sich Wettbewerbsprobleme.

• Es herrscht Unsicherheit über die Datenqualität: Daten aus verschiedensten Systemen laufen nicht standardisiert und in unterschiedlicher Qualität zusammen. Das erhöht den Aufwand im Betrieb der Systeme und bei der Nutzbarmachung der Informationen, was wiederum zu höheren IT-Kosten führt.

• Rollout- oder Einführungszeiten etwa von SAP-ERP-Systemen nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Das Tagesgeschäft leidet während dieser Aktivitäten.

• Es gibt Probleme mit der Usability: Systeme und Prozesse, die Stammdaten verwenden und weiterverarbeiten, lassen sich nur mit viel Expertenwissen bedienen.

• Geschäftspartner lassen sich nur schwer in eigene Unternehmensprozesse einbinden. Der Grund: Sie verwenden oft andere Begriffe und halten Informationen in anderer Granularität oder Darstellung vor.

• Nach dem Kauf anderer Unternehmen ist das Tagesgeschäft nur mit hohem Aufwand in Gang zu halten, da es unter dem Informationswildwuchs unterschiedlicher Datensilos leidet.

• Verschiedene Informationsquellen wie ein unternehmensweites Informationssystem, BI-Werkzeuge oder eine Itil-konforme CMDB liefern unbefriedigende Ergebnisse, da die zugrunde liegenden Daten nicht sauber sind.

• Es gibt keine Transparenz und Messbarkeit über die Stammdatenprozesse hinweg, da ein etabliertes Stammdaten-Management nicht nachhaltig implementiert ist.

Tipp 1
Unternehmen, die sich daranmachen, im eigenen Datenbestand aufzuräumen, sollten zunächst Raum für das Stammdaten-Management schaffen.

Tipp 2
Ermöglichen Sie im nächsten Schritt des MDM-Projekts ein Controlling.

Tipp 3
In der folgenden Phase des MDM-Vorhabens gilt es, die betroffenen Systeme und Datenflüsse zu identifizieren.

Tipp 4
Start simple - keep it simple.

Tipp 5
MDM-Projekte sind komplex.

Tipp 6
Den Projektauftrag möglichst klar formulieren.

Tipp 7
Infrastruktur und Applikationen.

Tipp 8
Achten Sie auf den richtigen Ressourcen-Mix.

Tipp 9
Widmen Sie den Schnittstellen viel Zeit.

Tipp 10
Vorsicht mit den Testdaten.

Tipp 11
MDM-Projekte produktiv setzen.

Tipp 12
Das Stammdaten-Management in Betrieb halten.

(Teaserbild: Arahan, Fotolia)

MDM-Strategie muss flexibel sein

Da sich Stammdaten auf sämtliche Abläufe und Geschäftsprozesse eines Unternehmens auswirken, ist ihre Verwaltung und Organisation besonders erfolgskritisch. Doch wenn es darum geht, eine Stammdateninitiative umzusetzen, ergibt sich oft ein gewisses Spannungsfeld zwischen den operativen und den strategischen Zielen im Unternehmen. Zumeist existiert bei den Verantwortlichen die strategische Vision eines einzigen richtigen und unternehmensweit gültigen Ansatzes für ein MDM. Allerdings steht dieser Ansatz, gerade bei international tätigen Unternehmen, oft in Widerspruch zur Komplexität der Geschäftsorganisation, und zu den Besonderheiten verschiedener Branchenaktivitäten und kurzfristiger Ziele einzelner operativer Einheiten. Die Kunst besteht deshalb darin, eine vernünftige Strategie mit einheitlichen Vorgaben einzuschlagen und dennoch die notwendige Flexibilität zu erhalten. Zudem sollten Unternehmen bei der Zuhilfenahme externer Dienstleister darauf achten, dass komplexe und strategische Betrachtungen nicht zu lange theoretisch behandelt werden. Meist steckt der Teufel im Detail, so dass ein früher Prototyp und eine erste kleine Realisierung schnell die wesentlichen Informationen über notwendige Anforderungen liefern.

Die richtige Software für MDM

Zur Unterstützung eines Stammdaten-Managements gehört auch eine MDM-Software. Um das am besten geeignete Tool für die eigenen Anforderungen zu finden, braucht man einen Kriterienkatalog. Dabei muss das Unternehmen die folgenden Gesichtspunkte nach seinem Bedarf gewichten, um dann die richtige Wahl treffen zu können:

• Flexibilität des Datenmodells,

• Schnittstellen, Web-Service-Fähigkeit, APIs,

• Skalierbarkeit und Performance,

• Workflow-Funktionalität und Oberflächen,

• Datenqualitäts-Funktionen,

• Transport, Change-Management und Betriebsaufwände,

• Change Tracking und Versionierung sowie

• Lizenzkosten.

Eine MDM-Software hilft, schnell und flexibel Daten zu integrieren, zu konsolidieren, anzureichern und ihre Qualität zu sichern. Konkret unterstützt eine MDM-Software Unternehmen bei folgenden Aufgaben:

• Datenmodellierung,

• Datenintegration,

• Datenqualität (Validierungen, Dublettenprüfung, Cleansing),

• Datenverteilung sowie

• Data Governance.

Allerdings führt die Erwartung, eine MDM-Software einzukaufen, zu installieren und damit die Probleme behoben zu haben, in aller Regel dazu, dass das Projekt scheitert. Um das zu vermeiden, müssen die Verantwortlichen vielmehr darauf hinarbeiten, ein Bewusstsein für das Stammdaten-Management flächendeckend im Unternehmen zu etablieren. Nur wenn ein Mitarbeiter in der Produktentwicklung um die Bedeutung seiner Produktdateneingaben weiß, ist er auch bereit, die benötigte Datenqualität zu liefern und die definierten Prozesse zu leben. Die Faktoren Mensch und Prozess werden jedoch in einem Stammdatenprojekt häufig vergessen.

Es gibt viele Faktoren, die letztlich den Unterschied zwischen einem erfolglosen und einem dauerhaft erfolgreichen MDM-Projekt ausmachen. Folgende zwölf Tipps sollten Sie beachten.

Planung

1. Unternehmen, die sich daranmachen, im eigenen Datenbestand aufzuräumen, sollten zunächst Raum für das Stammdaten-Management schaffen. Das beginnt mit einer ausführlichen Analyse, welche Abteilungen und Schlüsselfiguren von einem MDM-Projekt betroffen sind. Da sich Stammdaten überall auswirken, sollten Sie den Kreis groß genug ziehen. Überzeugen Sie die Entscheider von den Vorteilen und motivieren Sie sie. Dies gelingt am einfachsten, wenn Sie die Notwendigkeit des Projekts vermitteln und aktuelle Schwachstellen möglichst konkret benennen. Definieren Sie mit allen Beteiligten gemeinsame Ziele. Identifizieren Sie weiter Synergieeffekte, um den Kreis der "Stakeholder" zu vervollständigen. So sollten beispielsweise etwa BI- oder BPM-Verantwortliche schnell den Mehrwert eines MDM-Vorhabens erkennen und Ihre Unterstützung zusagen. Daraus lässt sich eine gemeinsame IT-Strategie ableiten. Schaffen Sie darauf aufbauend die organisatorischen Rahmenbedingungen. Regeln Sie die Zuständigkeiten und bemühen Sie sich früh um eine geeignete Kommunikationspolitik. Stammdaten-Management muss gelebt werden, auch wenn dies nach einer Phrase klingt.

2. Ermöglichen Sie im nächsten Schritt des MDM-Projekts ein Controlling: Machen Sie dabei messbar, was zu messen ist. Bildet etwa der Faktor Time to Market den Treiber für Ihre MDM-Initiative, so identifizieren Sie die großen Zeitfresser und stellen hierfür geeignete KPIs auf. Sorgen Sie dafür, dass diese in den Prozessen berücksichtigt werden, um klare Aussagen zur Effizienz treffen zu können. MDM kostet schließlich Geld, und ohne eine vernünftige Rentabilitätsbetrachtung wird es schwer, dieses von Ihrem Finanzchef zu bekommen. Machen Sie sich für ein effizientes Controlling frühzeitig Gedanken über Servicevereinbarungen und definieren Sie vernünftige Service-Level-Agreements (SLAs). So schaffen Sie verbindliche, später messbare Kriterien für den Betrieb und den Support.

3. In der folgenden Phase des MDM-Vorhabens gilt es, die betroffenen Systeme und Datenflüsse zu identifizieren: Betrachten Sie alle relevanten Systeme, die Stammdaten liefern oder empfangen, und bilden Sie eine vernünftige Schnittmenge der Daten, die Sie im MDM-System halten müssen. Klären Sie dabei früh die Begriffe: Nicht immer versteht jeder dasselbe unter einem Stammdatum oder etwa einer "Komponente".

4. Start simple - keep it simple: Sie können nicht alle Stammdatenobjekte und Stammdatenprobleme in einem Big-Bang- Coup lösen. Dazu ist das Thema in aller Regel im Unternehmen zu verzahnt. Planen Sie deshalb zuerst die "Quickwins" und holen Sie sich in gekapselten und beherrschbaren Teiletappen das Vertrauen Ihrer Stakeholder. Hierzu bedarf es auch eines guten Change-Managements und einer ehrlichen Kommunikation. Besonders wichtig ist an dieser Stelle, bei Tool-Auswahl und Planung auf die Erweiterbarkeit zu achten.

5. MDM-Projekte sind komplex. Identifizieren und verringern Sie deshalb möglichst von Anfang an die damit verbundenen Risiken. Besonders erfolgskritisch sind Datenqualität, unterschätzte Komplexität gewisser Teilbereiche, etwa schon bei der Nummernkreisgenerierung, und schwer erkennbare Sonderfälle, etwa bei internationalen Projekten mit anderen Regeln und unbekannten Dritten.

6. Den Projektauftrag möglichst klar formulieren: Besonders wenn externe Unternehmen beteiligt sind, gilt es, klar zu formulieren, an welchen Kriterien Sie unbedingt festhalten wollen, wie Sie diese messen und ab welchem Grad Sie sie als erfüllt ansehen. Dieser Punkt wird gerade bei Stammdatenprojekten immer wieder vernachlässigt.

Implementierung

7. Infrastruktur und Applikationen: Sorgen Sie dafür, dass die Infrastruktur für den jeweiligen Zweck ausreichend dimensioniert ist. Bereits im Testsystem kann eine zu geringe Performance die Anwender verärgern, was sich negativ auf die Unterstützung auswirkt. Achten Sie darauf, die Systeme immer mit einer stabilen Version zu betreiben und in den Test-, Entwicklungs- und Produktionsumgebungen die gleichen Versionsstände einzusetzen, um keine unnötigen Fehlerquellen zu riskieren. Stellen Sie zudem sicher, dass die Zielsysteme die empfangenen Daten korrekt verbuchen und sie nicht überschreiben dürfen. Kümmern Sie sich deshalb um die Berechtigungen und deren Konfiguration.

8. Achten Sie auf den richtigen Ressourcen-Mix: Sie sollten externe Berater sowie Mitarbeiter aus den Fachbereichen und der IT eng zusammenarbeiten lassen. Machen Sie sich dabei nicht abhängig von einzelnen Köpfen. Fällt die entsprechende Person aus, lässt sich der Verlust meist nur schwer kompensieren.

9. Widmen Sie den Schnittstellen viel Zeit: Sie können das MDM-System so gut planen wie sie wollen, an den Schnittstellen wird transparent, ob Sie alles berücksichtigt haben. Unterschätzen Sie diese Arbeitspakete also nicht, erfahrungsgemäß muss an dieser Stelle viel nachgebessert werden. Ist zudem noch eine Middleware im Spiel, kommen erhöhte Testaufwände hinzu. Auch eine andere Schnittstelle sollten Sie im Auge behalten - die Schnittstelle Mensch. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf die geplante Koordination und ihre Einhaltung.

10. Vorsicht mit den Testdaten: Bei den Testdaten sollten Sie nicht die Entwickler in die Verantwortung nehmen, sondern die Fachbereiche und die Berater. Diese liefern reale Daten, reale Datenvolumen und auch die unangenehmen Sonderfälle. Bleiben diese unberücksichtigt, kann ein Projekt schnell kippen.

Übergang

11. MDM-Projekte produktiv setzen: Organisatorisch kann eine MDM-Initiative einen größeren Umbruch in den Geschäftsabläufen nach sich ziehen. Jetzt zeigt sich, ob Sie alle Beteiligten an der richtigen Stelle abgeholt und mitgenommen haben. Notwendige Pflegestopps für einen Wechsel auf der Produktivlandschaft sollten frühzeitig kommuniziert werden. Nicht nur die Power-User, die eng mit dem System arbeiten, sondern auch Endanwender, die auf Stammdaten und deren Qualität Einfluss nehmen, müssen frühzeitig informiert und geschult werden. Besonders gilt dies für die Basis, die Support bei technischen Problemen geben muss, wenn die externen Berater nicht mehr vor Ort sind. Achten Sie bei der initialen Datenbefüllung darauf, dass Sie den neuesten Stand der Produktivdaten verwenden und Personen beteiligt sind, die die Datenqualität nach dem Laden beurteilen können. Fehler bleiben sonst lange unbemerkt.

12. Das Stammdaten-Management in Betrieb halten: Achten Sie besonders am Anfang darauf, dass die neuen Prozesse eingehalten werden. Gruppieren Sie notwendige Änderungen sinnvoll und bringen Sie sie in geplanten Release-Ständen von der Entwicklungs- in die Produktivumgebung. Dabei sollte die Basis regelmäßig prüfen, ob Patches der Software wirklich eine Verbesserung bringen oder gar nicht notwendig sind. Messen Sie nach den zuvor definierten Key Performance Indicators (KPIs) die Effektivität der MDM-Initiative und stellen sie periodische Berichte zusammen. Prüfen Sie nach einiger Zeit Ihre zuvor definierten SLAs, ob diese den Betrieb ausreichend sicherstellen. (ba)

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