KASSEL (sch) - Für neue Bürokommunikationstechniken wie Konferenz- und Sprachspeichersysteme haben viele Unternehmen anscheinend noch keine Antenne. Ergebnisse einer von Kienbaum und der Gesamthochschule Kassel GhK veröffentlichten Studie stehen beim Anwender solche Anlagen am höchsten im Kurs. die sich bereits etabliert haben und eine größtmögliche Rationalisierung der internen Kommunikation versprechen.
Die Expertise, der eine Befragung von 214 Firmen zugrunde liegt, klopft zunächst die Bürokommunikationsanwendungen in Hinblick auf ihren Nutzen und Einsatzgrad ab. Wie zu erwarten war, kommen in den Betrieben bisher vor allen Dingen Textverarbeitungssysteme zum Zuge. In diesem Bereich wurde ein Verbreitungsgrad von 83 Prozent ausgemacht, wobei knapp 40 Prozent der Unternehmen die genannte Technik umfassend einsetzen. An zweiter Stelle der Nennungen erscheint mit 50 Prozent der Postdienst Telefax.
Dieses Teilergebnis ist nach Aussagen von Kienbaum und der GhK insofern überraschend, als daß das Gros der Firmen anderen Techniken einen höheren Nutzen einräumt und Telefax bei der Frage nach einem möglichen Einsatz nur in sehr geringem Maße auftaucht. Auf der Skala der am häufigsten installierten Techniken folgen mit einigem Abstand Teletex, Fernsprechkonferenz, Btx, elektronische Ablage und Inhouse-Netz. Noch recht selten zu finden ist Electronic Mail, obgleich gerade dafür gute Einsatzmöglichkeiten gesehen werden. Kaum zu erwärmen sind die Firmen schließlich für die neuen Techniken Video- und Computerkonferenz.
Bei der Bewertung des Nutzens ergibt sich - wie schon angedeutet - teilweise eine andere "Punktverteilung" . Nach den Textverarbeitungssystemen, die hier hinwiederum den ersten Platz einnehmen, folgen die elektronische Ablage, LANs, Teletex, Electronic Mail und mit größerem Abstand Konferenzsysteme. In Hinblick auf die letztgenannte Technik weist die Studie besonders darauf hin, daß aus der Sicht von Führungskräften Fernsprech-, Computer- und Videokonferenzen Entscheidungsprozesse nur wenig unterstützen. Diese Einschätzung sei allerdings vor dem Hintergrund eines sehr niedrigen Kenntnisstandes über diese Systeme zu sehen.
Keine Entscheidungshilfe
Andererseits betonen die Verfasser der Untersuchung aber auch, daß alle neuen Bürokommunikationstechniken primär als Rationalisierungsinstrumente und nicht als Hilfsmittel für eine bessere und transparentere Entscheidungsfindung angesehen werden. So sei von den Anwendern in bezug auf die Auswirkungen von Office Automation auch vorrangig der Faktor "Zeit- und Kostenersparnis" genannt worden.
Unternehmen, die die Büroautomatisierung bisher noch ausklammern (in der Studie waren dies 32 Firmen), versprechen sich von Innovationen generell weniger positive Folgen als Betriebe, die sich mit den neuen Techniken bereits angefreundet haben. Als Gründe für ihre Zurückhaltung nennen sie die Kriterien "Bedarf bisher nicht erkennbar", "Nutzen zweifelhaft", "keine Zeit für die Informationsbeschaffung", "Kostengründe" und "Technikangebot unüberschaubar".
Des weiteren unterscheidet die Expertise bei OA-Anwendern zwischen den erwarteten und realisierten Auswirkungen. In diesem Zusammenhang macht sie die aufschlußreiche Entdeckung, daß die verschiedenen Systeme aus der Sicht des Nutzers oft nicht halten, was sie versprechen.
Projektgruppe beliebt
Den Beliebtheits- und Einsatzgrad von Bürosystemen schlüsselt das Expertenteam der Kienbaum Unternehmensgruppe und der Gesamthochschule Kassel auch nach den Faktoren "Aufgabengebiete" und "Berufszugehörigkeit" auf. Besonders gefragt sei Office Automation offensichtlich in den Bereichen Organisation, Logistik, Marktforschung, Einkauf, Verkauf und Vertrieb. Schwerpunktmäßig solle der Kontakt zu den Geschäftspartnern verbessert und eine schnelle Reaktion auf Marktgegebenheiten erreicht werden. Hierin spiegele sich die veränderte Wettbewerbssituation mit zunehmendem Konkurrenzdruck wider, dem sich alle Unternehmen stellen müßten.
Hinsichtlich des ausgeübten Berufs läßt sich erkennen, daß für die Arbeit von Schreibkräften und Sekretärinnen TV-Systeme und Teletex an erster Stelle der Nennungen stehen. Es folgen Electronic Mail, Telefax und die arbeitsplatzbezogene elektronische Ablage. Sachbearbeiter dagegen wollen am wenigsten auf die letztgenannte Technik verzichten. Außerdem sind bei ihnen auch Teletex und Inhouse-Netze mit im Rennen. Wiederum andere Prioritäten setzt die Studie bei Führungskräften.
Für diese Gruppe rückten die Konferenzsysteme - jedoch lediglich als Rationalisierungsinstrumente - in den Vordergrund.
Ferner setzt sich die Untersuchung mit der Einführung neuer Techniken im Büro auseinander. In diesem Punkt kommt sie beispielsweise zu dem Ergebnis, daß 85 Prozent der Führungskräfte und 80 Prozent der Mitarbeiter von den befragten Unternehmen über die geplanten Veränderungen informiert wurden. In den meisten Fällen setzte die Unternehmensleitung auch ihren Betriebsrat von den anvisierten Neuerungen in Kenntnis. Für die Planung und Steuerung des Einführungsprozesses wurde bei zwei Dritteln der Firmen eine Projektgruppe gebildet, wobei als Teilnehmer die zuständige Fachabteilung, (64 Prozent) und die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte (je 57 Prozent) am häufigsten genannt wurden. Teilweise mischten auch externe Berater (22, 5 Prozent), die Geschäftsleitung (11, 6 Prozent) und der Betriebsrat (7, 7 Prozent) mit. Wie die Expertise an anderer Stelle hervorhebt, werden die externen Berater hauptsächlich bei organisatorischen und technischen Analysen sowie Problemlösungen herangezogen; eine selbständige Aufgabendurchführung stellt jedoch eher eine Seltenheit dar. Von einer aktiven Beteiligung in den meisten Fällen dagegen ausgeschlossen wird der Betriebsrat.
Weitere Befragungsergebnisse deuten schließlich noch darauf hin daß sich bei der Implementierung von OA-Techniken die Probleme in Grenzen hielten. Schwierigkeiten sollen lediglich im organisatorisch-technischen Bereich aufgetaucht sein, so zum Beispiel bei der Anpassung an die Ablauforganisation und die Integration in die bestehende EDV-Systemkonzeption.