Viele Unternehmen stufen E-Mails als relativ unverbindlich ein und unterschätzen damit ihre rechtliche Bedeutung. Der Gesetzgeber macht keinen Unterschied zwischen Papier- und elektronischer Post. Das Handelsgesetzbuches (HGB) verlangt die ordnungsgemäße, unveränderbare Aufbewahrung von Mail-Inhalten, die als Handelsbrief gelten. Das sind Nachrichten, mit denen Unternehmen Forderungen und Verbindlichkeiten begründen können.

In der Praxis haben E-Mails mittlerweile oftmals die Beleg- und Nachweisfunktion übernommen. Eine per E-Mail erhaltene Bestellung oder zugestellte interne Anweisung sind aufbewahrungspflichtig.

Auch das Steuerrecht stellt bestimmte Archivierungsanforderungen, nachzulesen etwa im geänderten Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) und erläutert in den Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU). In einer FAQ des Bundesfinanzministeriums zum Thema wird explizit eine elektronische Aufbewahrung für E-Mails gefordert, die steuerrechtlich relevant sind und deren Inhalte von IT-Systemen weiterverarbeitet werden.

Für Unternehmen, die an US-amerikanischen Börsen notiert sind sowie deren deutschen Tochtergesellschaften und gegebenenfalls deren Dienstleistern, ist der Sarbanes Oxley Act (SOX) wichtig. Er verpflichtet die Betroffenen dazu, alle E-Mails bestimmter Personen - insbesondere des Managements - elektronisch aufzubewahren.

Grundsätzlich steht immer das Selbstqualifizierungsrecht des Unternehmens im Zentrum der Mail-Archivierung. Den Anwendern obliegt es, selbst zu entscheiden, welche Unterlagen über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Keine der genannten Vorschriften verpflichtet zur vollständigen E-Mail-Archivierung, zum Teil geht sie sogar am Ziel vorbei. Die komplette Ablage sämtliche elektronischer Nachrichte, geordnet etwa nach den E-Mail-Feldern "Von", "An", "Betreff", "Datum" etc. entspricht nicht der geordneten Ablage im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Sie fordern eine Zuordnung zum fachlichen Kontext in elektronische Akten mittels anwendergetriebener Mail-Archivierung.

Verlorene Auskunftsfähigkeit

Auch abseits der rechtlichen Vorgaben ist eine Archivierung eingehender und ausgehender E-Mails sinnvoll. Oft sind komplette Geschäftsvorgänge nicht mehr nachvollziehbar, weil die Mail-Kommunikation fehlt. Das kann sich rächen, wenn etwa per Mail zwischen Außendienstmitarbeiter und Kunden vereinbarte Konditionen unklar sind und es zum Streit zwischen den Geschäftspartnern kommt. Weder das Zivilrecht noch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) enthalten eine ausdrückliche Pflicht zur Aufbewahrung. Das Archiv kann hier die Dokumentation übernehmen und entspricht damit der kaufmännischen Sorgfaltspflicht.

Beweiskraft von E-Mails

Juristisch sind nur mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgezeichnete E-Mails den herkömmlichen Urkunden gleichgestellt, doch vor Gericht können auch nicht signierte E-Mails bedeutsam sein. Sie belegen häufig Absprachen zwischen den Streitparteien etwa zu vereinbarten Preisen und zugesicherten Eigenschaften. Eine revisionssichere Ablage der Daten in einem Mail-Archiv oder einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann die eigene Rechtsposition wesentlich stärken.

Eine versandte und im eigenen Archiv abgelegte E-Mail bringt nicht den zwingenden Nachweis, dass diese Nachricht auch wirklich dem Mail-Server des Adressaten zugestellt wurde. Umgekehrt lässt eine im eigenen Eingangskorb unauffindbare Mail nicht darauf schließen, dass die Gegenseite keine Nachricht geschickt hat. Ein Unternehmen muss also Kosten und Risiken abwägen und im Falle einer vollständigen Journal-basierenden Archivierung entscheiden, ob eingehende Nachrichten vor dem Spam-Filter des Mail-Systems gespeichert werden sollen. Nur so kann es nachweisen, ob eine strittige Mail an dem Übergang zwischen Internet und dem erstem eigenen Mail-System angekommen ist.

Klare Regeln zum Umgang mit Mails

E-Mail-Kommunikation ist potenziell schnell und einfach zu handhaben, birgt aber gerade deswegen auch Gefahren für Manipulationen und Sicherheitsrisiken. Sensible Unternehmensdaten können - absichtlich oder versehentlich - verschickt werden, geschäftskritische Mails möglicherweise durch Anwender gelöscht oder unauffindbar abgelegt werden. In vielen Firmen ist der Umgang und die Nutzung von E-Mails nicht oder nur unzureichend geregelt. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter verstehen, warum sie E-Mails möglichst in einer strukturierten Ablage ablegen müssen.

Fordert das Unternehmen eine solche Sorgfalt im Umgang mit Mails von den Mitarbeitern ein, muss es im Gegenzug die erforderliche technische Infrastruktur etwa in Form eines Mail-Archivs oder DMS bereit stellen. Idealerweise sollten die Lösungen neben E-Mails auch Dokumente wie Briefe, Faxe und Memos verwalten können.

Zudem muss die private E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz geregelt werden. Ist sie erlaubt und sortiert der Spam-Filter unbeabsichtigt private Nachrichten aus, verletzt der Arbeitgeber das im Telemediengesetz (TMG) zugesicherte Fernmeldegeheimnis, weil er dem Arbeitnehmer Informationen vorenthält. Auch die Journal-Archivierung ist nicht ohne Zustimmung der Mitarbeiter möglich, weil sich nicht ausschließen lässt, dass private Nachrichten in die Ablage wandern.

Damit hätte das Unternehmen Zugang zur privaten Kommunikation und würde den Datenschutz verletzen. Die Empfehlung kann daher nur lauten, die private Nutzung der Firmen-Mail-Adresse zu verbieten. Sinnvoll ist es, den Mitarbeitern einen Zugang zum privaten Account etwa via Browser einzuräumen. Allerdings muss das Verbot regelmäßig kontrolliert werden, denn aus einer dauerhaften Duldung kann in eine Erlaubnis abgeleitet werden.

Denkbar ist zudem eine Betriebsvereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung, die dem Unternehmen die für eine Mail-Recherche notwendigen Rechte einräumt. Grundsätzlich ist ein E-Mail-Policy ratsam. Sie sollte den gesamten Kommunikationsprozess definieren und den Anwendern verdeutlichen, dass ein Verstoß gegen die Regeln geahndet wird.

E-Mail-Archive zur Risikovorsorge

Die E-Mail-Archivierung ist Teil eines wirkungsvollen Risiko-Managements. Interne und externe Prüfer achten vermehrt auf eine verantwortungsvolle E-Mail-Kommunikation und eine ordnungsgemäße Ablage. Geschäftsrelevante E-Mails sind in einem elektronischen Archivsystem besser aufgehoben als in einem Mail- oder File-System. Dies betrifft eingehende, ausgehende und interne Nachrichten gleichermaßen. Die angebotenen Lösungen zur E-Mail-Archivierung weisen gravierende Unterschiede bezüglich Funktionalität, Architektur und Zukunftsfähigkeit auf. Dies gilt insbesondere für die Anwender-getriebenen Funktionen und für die Benutzerfreundlichkeit. Anwender- und System-getriebene Mail-Archive decken unterschiedliche Anforderungen ab, in der Praxis ergänzen sich daher häufig. Der System-getriebene Ansatz verlangt immer eine klare Regelung im Umgang mit privaten E-Mails. (jha)