Nach Schätzungen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik nutzt heute nur jedes vierte mittelständische Unternehmen für Ausschreibungen einen Sourcing-Marktplatz im Web. Der Vorteil von solchen elektronischen Beschaffungsplattformen ist, dass sie via Internet Einkäufer und Lieferanten zusammenbringen, die zuvor noch keine Geschäftsbeziehungen unterhielten oder von der jeweiligen Existenz oft auch nichts wussten.
Electronic Sourcing schafft Wettbewerbsvorteile
"Für viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, ist Electronic Sourcing noch Neuland. Im besten Fall haben einige sporadische Erfahrungen gesammelt - von einem strategischen Vorgehen kann jedoch keine Rede sein", weiß Martin Hengstmann, Area Sales Manager Buy-Side bei MFG.com in München. Wer dem Insider zufolge jedoch einige Grundregeln beachtet und E-Procurement für die Ausschreibung exakt definierter Bauteile, Fertigungskomponenten, Systemmodule oder industrielle Dienstleistungen einsetzt, kann sehr schnell die Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Einkauf erkennen. Einer der zentralen Aspekte: Unternehmen können damit komplexe und maßgeschneiderte Produkte oder Teile schneller und kosteneffizienter besorgen und sich damit Wettbewerbsvorteile verschaffen.
Mit Test-Accounts reinschnuppern
Für Firmen ist deshalb unter Umständen ein Test-Account für einen Sourcing-Marktplatz ein guter Einstieg, um das Leistungsspektrum und die Abläufe bei Ausschreibungen zu erkunden. Wer mehr will, als nur einmal "reinschnuppern", muss jedoch zielgerichtet vorgehen und einige Grundregeln befolgen. Dazu hat MFG.com, eine Beschaffungsplattform für das produzierende Gewerbe, fünf Tipps für das E-Sourcing zusammengestellt:
Transparenz & Vergleichbarkeit
1. Transparenz in den Beschaffungsprozessen schaffen
Nur wer weiß, was im Einkauf passiert, erkennt die Schwachstellen und kann für Abhilfe sorgen. Dazu muss ein Unternehmen beispielsweise ermitteln, welche Produkte in welchen Größen, mit welchen Materialeigenschaften, in welchen Mengen, zu welcher Qualität und zu welchem Preis bei welchem Lieferanten bezogen werden. Zusätzlich sorgen Lieferantenvergleiche und die Festlegung von Einkaufskennziffern (Qualität der gelieferten Bauteile und Komponenten, Reaktionszeit bei Anfragen, Termintreue, Vollständigkeit der Lieferung, etc.) für mehr Transparenz im gesamten Bereich der Beschaffung, die damit messbar und steuerbar wird.
2. Electronic Sourcing mit bisheriger Beschaffung vergleichen
Wer Electronic Sourcing nutzt, muss sich Ziele setzen und deren Erreichung kontrollieren. Dazu müssen beispielsweise die Erfahrungen und Ergebnisse der elektronischen Ausschreibungen bei der Lieferantensuche, dem Abschluss von Verträgen, der Liefertreue, den Prozesskosten sowie der Qualität der Bauteile und Komponenten über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten mit der herkömmlichen Beschaffung verglichen werden. Damit lassen sich verlässliche Aussagen treffen, in welchen Fällen E-Procurement die besseren Ergebnisse liefert und wo eine Prozessoptimierung erzielt werden kann.
Service & Schulung
3. Serviceleistungen eines Sourcing-Marktplatzes berücksichtigen
Ausschlaggebend für die erfolgreiche Nutzung eines Sourcing-Marktplatzes sind die angebotenen Serviceleistungen. Ohne die geht es nicht, denn ohne menschliches Zutun kommen die passenden Einkäufer und Lieferanten nicht zusammen. Dazu zählt etwa, welche Dienstleistungen in der Registrierungsgebühr enthalten sind. Zu den Premium-Services gehört beispielsweise, dass ein Sourcing-Marktplatz aktiv und weltweit nach geeigneten Lieferanten für eine bestimmte Ausschreibung sucht und dem Einkäufer innerhalb weniger Stunden passende Angebote unterbreitet. Ein wichtiges Qualitätskriterium sind Tools zur Lieferantenbewertung, wie sie etwa die großen Online-Shops im B2C-Handel schon seit langem bieten.
4. Mitarbeiter konsequent schulen
In zu vielen Unternehmen gilt der Einkauf noch immer als Black Box. Wichtig erscheint nur, ob die benötigten Vorprodukte und Komponenten rechtzeitig eintreffen. Gerade weil im Einkauf, und speziell im Electronic Sourcing, ein hohes Potenzial zur Kosteneinsparung vorhanden ist, müssen die damit befassten Mitarbeiter gut geschult werden. Den entscheidenden Wertbeitrag kann der Einkauf nur dann erbringen, wenn die Unternehmensleitung bereit ist, die Mitarbeiter in der Beschaffung konsequent weiterzuqualifizieren. Statt unkontrollierter Einzelaktionen muss es für Electronic Sourcing verbindliche Regeln geben, wann und wie eine Ausschreibung zu erfolgen hat. Nur so können Unternehmen damit Kosten und Zeit bei der Beschaffung sparen.
Lieferanten-Management & soziale Netzwerke
5. Strategisches Lieferanten-Management aufbauen
Mittelfristiges Ziel der Nutzung von Electronic Sourcing ist es, möglichst viele Lieferanten über einen Sourcing-Marktplatz erreichen zu können, um mit ihnen dauerhaft so eng wie möglich kooperieren zu können. Ein solches strategisches Lieferanten-Management muss den gesamten Prozess von der Erstellung einer Ausschreibung über die Lieferantenauswahl und die enge Kooperation mit Herstellern - beispielsweise schon bei der Erstellung von Konstruktionszeichnungen - bis hin zur Zahlungsabwicklung umfassen. Wer beim Aufbau eines derartigen Lieferantennetzwerks an die Funktionsweise sozialer Netzwerke denkt, liegt genau richtig. Denn bei der Optimierung der Auftragsbearbeitung und -steuerung wird die Zusammenarbeit und Vernetzung mit den Lieferanten immer wichtiger. (pg)