Die Auftragsbücher vieler Unternehmen füllen sich schnell. Nicht alle Auftragsspitzen lassen sich durch Überstunden und Mehrarbeit bewältigen. Immer mehr Unternehmen führen Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Arbeit) ein oder bauen sie aus. Während Lohnzuschläge für Mehrarbeit und Überstunden grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig sind, fallen für Lohnzuschläge bei SFN-Arbeit in bestimmten Grenzen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an. So können Arbeitgeber wie Arbeitnehmer von Sonderschichten profitieren.
Viele Firmen setzen der Einfachheit halber auf pauschale Lohnzuschläge. Ein Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 27/10) hat die Bedingungen verschärft und zwingt zu Anpassungen in der Lohnbuchhaltung. Im vorliegenden Fall hatte ein Flugkapitän eine monatlich gleichbleibende Flugzulage für Wochenend- und Nachteinsätze sowie für allgemeine Berufserschwernisse erhalten.
Der Arbeitgeber wollte sich damit eine mühsame Berechnung der Zuschläge in Höhe der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ersparen. Das Finanzamt und schließlich der Bundesfinanzhof erkannten die pauschalen Zuschläge nicht als steuerfrei an. Der Grund: Die Zuschläge waren Teil einer einheitlichen Entlohnung und wurden nicht anhand der tatsächlichen Dienststunden ermittelt.
Die Rechtsprechung erfordert eine noch sorgfältigere Planung und Durchführung von SFN-Arbeit. "Pauschale Zuschläge nehmen die Finanzbehörden genau unter die Lupe", warnt Sandra Leeser, zuständig für die Mandanten-Lohnbuchhaltung bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Bonn.
Pauschale Zuschläge sind immer als Abschlagszahlung oder Vorschuss zu leisten und mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu verrechnen. Für zu viel gezahlte Zuschläge müssen Steuern und Sozialbeiträge abgeführt werden. "Unterbleibt eine Verrechnung zum Jahresende bzw. bei Austritt des Mitarbeiters, so ist nicht nur der Differenzbetrag, sondern die komplette Pauschalzahlung einkommensteuerpflichtig", betont DHPG-Expertin Sandra Leeser.
Attraktive Begünstigungen winken
Erfolgt eine finanzamtsichere Zahlung und Abrechnung, winken attraktive Begünstigungen für SFN-Arbeit. Der Stundengrundlohn, das heißt der auf eine Arbeitsstunde entfallende laufende Brutto-Arbeitslohn, darf bis zu 50 Euro betragen. Für die Sozialversicherung gilt eine Obergrenze von 25 Euro. In welcher Höhe Lohnzuschläge begünstigt sind, hängt vom Zeitpunkt der Sonderschicht ab.
Für Sonntagsarbeit etwa sind Zuschläge von bis zu 50 Prozent des Grundlohns steuer- und beitragsbefreit, für Arbeit am 1. Mai und an den Weihnachtsfeiertagen beträgt die Freigrenze sogar bis zu 150 Prozent des Grundlohns. Wird an Sonn- und Feiertagen nachts gearbeitet, erhöht sich die Freigrenze nochmals um bis zu 40 Prozent. Kleiner Wermutstropfen: Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung muss der Arbeitgeber in jedem Fall abführen.
Unternehmen sollten Vorkehrungen treffen, damit die Begünstigungen für SFN-Arbeit nicht in Gefahr geraten. Gerade bei Dokumentation und Verrechnung zeigen sich in der Praxis einige Fallstricke. Mit einem systematischen Vorgehen sind Unternehmen auf der sicheren Seite.
Lohnzuschläge: Das richtige Vorgehen
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Arbeit) sind in bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei. Welche Vorkehrungen Unternehmen treffen sollten, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
1. Eindeutige Vereinbarung:
Die wiederholte Zahlung von Zuschlägen kann automatisch einen Anspruch begründen (sogenannte "betriebliche Übung"). Der Klarheit wegen sollten Lohnzuschläge per Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag festgeschrieben werden. Zuschläge dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung sein und müssen klar vom vertraglich geschuldeten Arbeitslohn abgegrenzt werden. Ein nachträgliches Herausrechnen der Zuschläge ist nicht zulässig.
2. Genaue Dokumentation:
Der Fiskus fordert eine Einzelaufstellung der SFN-Arbeit. Die gezahlten Pauschalen müssen eindeutig den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zuzuordnen sein. Ein gesonderter Ausweis auf dem Lohnkonto genügt nicht. Der Stundennachweis ist in einer Anlage zum Lohnkonto, etwa dem Stundenzettel, zu erbringen.
3. Richtige Lohnabrechnung:
Steuervergünstigt sind nur Zuschläge für tatsächlich geleistete SFN-Arbeit. Pauschalzuschläge sind als Abschlagszahlung oder Vorschuss zu leisten. Die tatsächlich angefallenen Stunden werden nachträglich abgerechnet. Zu viel gezahlte Zuschläge sind vom Arbeitgeber zu versteuern. Damit werden gleichzeitig Sozialversicherungsbeiträge fällig.
4. Fristgerechte Verrechnung:
Die gezahlten Pauschalzuschläge müssen spätestens bei Abschluss des Lohnkontos mit den tatsächlich geleisteten Stunden verrechnet werden, also mit am Ende eines Kalenderjahrs bzw. bei Austritt des Mitarbeiters. Wird die Frist versäumt, fällt nicht nur für die Differenzbeträge, sondern für die gesamte Pauschale Einkommensteuer an.
Weitere Informationen:
DHPG Dr. Harzem & Partner KG Bonn, www.dhpg.de. Kontakt über conovo media GmbH, Tel.: 0221 3568600, E-Mail: info@conovo.de, Internet: www.conovo.de