Social-Business-Tools und Softwareportale nähern sich an

Laut dem Social-Business-Vendor-Report 2014 der Experton Group nutzen derzeit 40 Prozent der deutschen Firmen ab 100 Mitarbeitern Social-Business-Software. Bis Ende dieses Jahres sollen es sogar 60 Prozent sein. Auch die Marktforscher von IDC attestieren dem hiesigen Social-Enterprise-Markt, zu dem auch Social Intranets gezählt werden, mit einem durchschnittlichen jährlichen Plus von 44 Prozent ein rasantes Wachstum bis 2017.

Kein Wunder: In Anbetracht zunehmender Komplexität sowie räumlicher und aufgabenbezogener Arbeitsteilung muss im täglichen Arbeitsablauf deutlich mehr kommuniziert werden. Außerdem müssen zwischen immer mehr Beteiligten Informationen ausgetauscht werden, als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. Die traditionellen Methoden zum Daten- und Informationsaustausch wie E-Mail reichen deshalb schon lange nicht mehr aus. Gleichzeitig hat die Zahl der IT-gestützten Workflows und Prozesse in den vergangenen Jahren so drastisch zugenommen, dass normale Sachbearbeiter - bei sogenannten Knowledge-Workern potenziert sich das Problem - inzwischen unterschiedliche Programme bedienen und auf ihre Ergebnisse reagieren müssen. Das ist nicht sehr effizient.

Um diesen Kommunikationsanforderungen von Menschen und Software effektiver gerecht zu werden, bieten Softwarehersteller zwei unterschiedliche Produktkategorien an: zum einen Softwareportale beziehungsweise Intranets und zum anderen Social-Business-Collaboration-Lösungen (SBC). Dabei sind Softwareportale schon eine ganze Weile auf dem Markt, SBC-Angebote in ihrer heutigen Form erst einigen Jahren.

Softwareportale sind daten- und prozessgetrieben

Softwareportale und Intranets - Intranets sind technisch gesehen nichts anderes als Softwareportale innerhalb eines Unternehmens - waren ursprünglich dazu gedacht, unterschiedliche Programme unter einer Oberfläche ablauffähig und nutzbar zu machen. Sie fassen unter einer Oberfläche verschiedene Applikationen zusammen (CRM, ERP, E-Mail, zum Teil auch Office etc.) und erlauben die Bearbeitung der Dokumente, Daten und Transaktionen aus diesem Portal heraus. In der Regel können sie rollenspezifisch definiert werden und weisen heute häufig Workflow-Engines auf. Damit können unternehmensspezifische Abläufe per Drag-and-Drop gestaltet werden, so dass beispielsweise Antrags- und Genehmigungsverfahren auf die jeweils nötigen Programme zugreifen und die Formularanträge automatisch an die genehmigenden Personen weitergeleitet werden. Dabei verfügen Portale über klare Berechtigungskonzepte, die sicherstellen, dass nur befugte Personen mit Lese- beziehungsweise Schreibrechten auf bestimme Daten und Informationen zugreifen dürfen.

Inzwischen werden Softwareportale auch für Dokumenten-, Projekt- und Kunden-Management genutzt, teilweise werden ERP-Daten ebenfalls über Portale eingegeben und dargestellt. Einigen Unternehmen sind die Oberflächen von ERP-Systemen zu komplex, weshalb sie bestimmte Masken in Portalen nachbauen, damit Mitarbeiter leichter damit umgehen können. Insgesamt schätzen Experten Softwareportale im Gegensatz zu Social-Business-Tools mehr als daten- und prozessorientiert ein. Für stark prozessorientierte Unternehmen werden sie deshalb als besser geeignet erachtet.

Die Portalanbieter haben derweil auf den zunehmenden Bedarf an Interaktionsmöglichkeiten jenseits der E-Mail reagiert. Viele bieten Social Intranets beziehungsweise Social Portals an. Diese integrieren mehr und mehr die sogenannten Web-2.0-Tools wie Chats, Wikis, Activities Teams, etc. (siehe Tabelle), die die eigentliche Stärke der Social-Collaboration-Werkzeuge bilden. Allerdings liegt ihre Stärke nach wie vor im Zugriff auf Daten und der Abbildung unternehmensspezifischer Workflows und Prozesse.

Social-Business-Collaboration setzt auf persönliche Interaktion

Während Softwareportale auch in ihrer "sozialen" Form datengetrieben sind und formalisierte Workflows abbilden, steht bei SBC-Tools die digital gestützte menschliche Interaktion im Mittelpunkt. Zunächst waren sie dazu gedacht, die aus dem Web 2.0 und sozialen Medien bekannten Tools wie Chats, Wikis, Blogs, Microblogs, Profiling, Ranking etc. (siehe Tabelle) unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammenzufassen und in einer sicheren Unternehmensumgebung zur Verfügung zu stellen. Es geht darum, das Wissen der Mitarbeiter, externer Dienstleister und letztlich auch Kunden über Abteilungsgrenzen hinaus zu aktivieren, gemeinsam Ideen zu entwickeln, Experten schneller zu finden, sich über Dokumente und Projekte auszutauschen sowie zu wissen, womit sich andere im Unternehmen gerade beschäftigen. Konkret möchten Unternehmen damit zum Beispiel ihr internes E-Mail-Aufkommen reduzieren, Reise- und Kommunikationskosten senken, die Innovationsrate steigern sowie ganz allgemein die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern beziehungsweise zwischen Mitarbeitern und Kunden verbessern.

Social-Business-Software soll dank intuitiver Bedienbarkeit (Facebook für Unternehmen) Kommunikation und Collaboration vereinfachen, beschleunigen und insgesamt effektiver machen. Das setzt allerdings einen gewissen Kulturwandel voraus, mit dem sich mehr hierarchisch organisierte Unternehmen nicht ganz leichttun. SBC funktioniert nämlich dann am besten, wenn die Bereitschaft zum Teilen von Informationen groß ist, hierarchieübergreifend offen kommuniziert wird sowie Eigeninitiative und gegenseitiges Vertrauen großgeschrieben werden. Große und mittlere Firmen setzen inzwischen auf SBC. Beispiele sind die Autozulieferer Continental und Bosch, das Pharmaunternehmen Merck, der Schuhhändler Hamm Reno, aber auch der zur Fressnapf-Gruppe gehörende Tiernahrungsfilialist Megazoo. Dieser hat mit Hilfe einer SBC-Lösung den Austausch zwischen Zentrale, Filialen und Mitarbeitern vereinfacht und Defizite in der Kommunikation zwischen Zentrale und Filialen behoben, Warenüberhänge reduziert und die holprige Personaldisposition verbessert.

Themen wie die Anbindung an Business-Software wie Office, CRM oder ERP waren in Social-Business-Collaboration-Tools zunächst genauso nachgelagert wie die Abbildung formalisierter Workflows und Prozesse. In jüngster Zeit reagieren die Anbieter allerdings auf die Wünsche der Unternehmen. Ihre Produkte beinhalten inzwischen vermehrt Schnittstellen zu Business-Software, so dass auch aus SBC-Produkten heraus Dokumente bearbeitet werden können und auf CRM- oder ERP-Daten zugegriffen werden kann.

Fazit

SBC-Lösungen und Softwareportale nähern sich in ihrer Funktionalität an. Allerdings weisen sie nach wie vor aufgrund ihrer ursprünglichen Ansätze unterschiedliche Stärken auf. SBC-Tools entwickeln ihre Vorteile in der freien Interaktion. Sie eignen sich vor allem für Unternehmen, die viele Arbeiter mit Know-how beschäftigen und eher in Projekten arbeiten. Softwareportale sind hingegen daten- und prozessgetrieben. Sie eignen sich für Unternehmen, die ihre Arbeit über formalisierte Workflows und Prozesse organisieren.

In beiden Produktkategorien wird daran gearbeitet, wesentliche Funktionen der jeweils anderen ebenfalls anzubieten. Die Hersteller beider Kategorien nähern sich von verschiedenen Seiten dem Anspruch des integrierten digitalen Arbeitsplatzes. Dennoch bleiben die unterschiedlichen Stärken noch bestehen. (pg)

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