So werden Sie zum Profi in Ihrem Job

Die Auffassungen über Professionalität sind so verschieden, wie man sich das nur vorstellen kann. Aspekte wie Expertise, Qualität, Auftreten, Kommunikation zählen dazu - doch was genau darunter verstanden wird ist meist der Entscheidung des Betrachters überlassen. Eines ist gewiss: Professionalität ist etwas sehr Komplexes, das mit reiner Fachkenntnis und Ausbildung alleine nichts mehr zu tun hat.

Professionalität hat sehr viel zu tun damit, wie man in der Lage ist, sein Wissen und seine Erfahrung anzuwenden, wie man mit Kunden, Vorgesetzten, Kollegen und den eigenen Mitarbeitern umgeht. Es geht zu einem großen Teil um persönliche und soziale Kompetenzen. Diese werden umso wichtiger, je weiter man auf der Karriereleiter nach oben klettert. Die folgenden zehn Tipps geben Ihnen Anregungen, wie Sie Ihre Professionalität im Job verbessern können.

1. Seien Sie verlässlich und verbindlich.

Reagieren Sie zeitnah auf Anfragen, Anrufe, E-Mails. Teilen Sie Absagen oder Verspätungen rechtzeitig mit und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht auch angekommen ist. Sie signalisieren dadurch Wertschätzung für die Zeit der anderen.

2. Agieren Sie verantwortlich und aktiv.

Besorgen Sie sich Informationen pro-aktiv, fragen Sie nach bei Unklarheiten, unterstützen Sie andere, wo es möglich ist, machen Sie Vorschläge für Verbesserungen. Haben Sie das Ziel und nicht die Probleme vor Augen. Identifizieren Sie Schwachstellen und sorgen Sie dafür, dass sie beseitigt werden.

3. Versprechen Sie nur, was Sie auch halten können.

Machen Sie keine leeren Versprechungen, sondern versprechen Sie nur, was Sie auch halten können. Das macht Sie kalkulierbar und glaubwürdig.

4. Seien Sie gründlich und doch effektiv.

Machen Sie das, was Sie machen richtig, aber verzetteln Sie sich nicht. Kommen Sie auf den Punkt, vermeiden Sie unnötige Wiederholungs- und Sicherheitsschleifen. Optimieren Sie Ihre Arbeitsmethodik und Ihr Zeitmanagement, wenn nötig.

1. Blocken Sie einen Termin für sich
Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.

2. Morgenstund hat Gold im Mund
Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag.

3. Bitte nicht stören
Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!

4. Eingrooven
So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.

5. Plan B
Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.

6. Nichts wie raus
Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.

7. Gewissensbisse ade
Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.

5. Kommunizieren Sie klar und deutlich.

Verwenden Sie verständliche und bekannte Ausdrücke in Ihrer schriftlichen Kommunikation, nutzen Sie durchaus firmenspezifische oder allgemein bekannte Abkürzungen. Verschicken Sie keine Mail ohne die richtige Betreffzeile. Geben Sie klare Anweisungen und versichern Sie sich, dass diese auch richtig angekommen sind.

1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.

2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.

3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.

4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.

5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.

6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.

7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.

8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.

9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.

10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!

11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.

12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.

13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.

14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.

6. Kommunizieren Sie gezielt.

Machen Sie sich Gedanken, wer welche Information erhalten muss und darf. Nicht-informierte Personen oder falsche Adressaten können Sie schnell in Schwierigkeiten bringen. Differenzieren Sie auch Ihre Sprache (schriftlich wie mündlich) je nachdem, wen Sie vor sich haben: Kunden, Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzte. Suchen Sie nach Möglichkeit immer den direkten Weg der Kommunikation. Wenn Wege über Dritte gehen, entstehen meist Gerüchte.

7. Verwenden Sie den richtigen Kommunikationskanal.

Sensible Themen und Vertrauliches sollte nur im persönlichen Gespräch behandelt werden. Nutzen Sie Telefonanrufe für rasche Auskünfte und bei wichtigen und dringenden Angelegenheiten. Nutzen Sie E-Mails eher für die Weitergabe genauer Informationen (Zahlen, Daten, Fakten), für allgemeine Anfragen, zur Dokumentation von Besprochenem oder zur Bestätigung von Terminen. Setzen Sie Meetings an für komplexe Themen, an denen mehrere Personen beteiligt sind.

8. Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg.

Gehen Sie nie unvorbereitet in Gespräche oder Besprechungen. Seien Sie sich klar, was Sie erreichen möchten oder was das Ziel einer Besprechung ist. Machen Sie sich im Vorfeld bereits Gedanken, was Sie einbringen oder wissen möchten. So vermeiden Sie "blinden Aktionismus" und vergeudete Zeit für Termine.

Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.

1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.

2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.

3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.

4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.

5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.

6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.

7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.

8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.

9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.

10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.

9. Seien Sie diskret.

Entscheiden Sie immer bewusst, welche Informationen Sie an wen weitergeben und welche Sie besser für sich behalten. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit Kollegen in der Öffentlichkeit über sensible Firmenangelegenheiten sprechen. Lassen Sie sensible Dokumente und Arbeitsmaterialien nie unbeaufsichtigt liegen (am Schreibtisch, im Kopierer etc.). Stellen Sie den persönlichen Datenschutz Ihrer Kollegen sicher und geben Sie nie Unbekannten leichtfertig deren Kontaktdaten.

10. Achten Sie auf Ihre Umgangsformen.

Im richtigen Ton lässt sich (fast) alles sagen. Sie können durchaus Kritik anbringen, verlieren Sie aber nie Ihre Wertschätzung und Höflichkeit. Wenn Sie privaten Kontakt mit Kunden, Kollegen, Vorgesetzten haben - sagen oder tun Sie nichts, was Sie am nächsten Tag bereuen. Achten Sie auf eine angemessene Kleidung. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie nach dem Dress.

1. Nicht mauern!
Ein Anzug allein macht noch keine Karriere. Dennoch hilft ein attraktives Design der persönlichen Benutzeroberfläche in vielen Lebenslagen. Also: Öffnen Sie sich für den Gedanken, dass neben Wissen und Können auch der Auftritt zählt. Selbstvermarktung ist eben nicht nur etwas für Marketing-Leute. Einem Techniker vertraut der Kunde generell schon - einem gut gekleideten erst recht. Warum also auf diese Form der Kundenbindung verzichten?

2. Nicht verkleiden!
Ein Programmierer im Brioni-Anzug würde nur Kopfschütteln hervorrufen. Um ein attraktives Erscheinungsbild abzugeben, kommt es darauf an, die eigene Persönlichkeit attraktiv zu präsentieren. Optische Brüche vermeidet man am besten, indem man seinen eigenen Stil findet - jenseits von Sportsocken und Funktionsjacke. Statt des Anzugs überzeugt an manch einem Kollegen vielleicht eher die Kombination dunkle Jeans plus Hemd (und Sakko). Wer keine Krawatten mag, greift möglicherweise zum dunklen Rollkragenpullover plus Anzughose.

3. Achtung, Details!
Oft sind es Kleinigkeiten, die das Outfit stimmig erscheinen lassen - oder die es zerstören. So sollte etwa das Muster der Krawatte den Gesamteindruck der Kleidung unterstützen (also mit Hemd und Sakko harmonieren). Ansonsten besteht die Gefahr, dass vom Träger nur der "lustige" Schlips in Erinnerung bleibt. Der Gürtel sollte zu den Schuhen passen. Also bei beidem entweder zu braun oder zu schwarz greifen, nicht mischen. Wichtig: Das richtige Schuhwerk kann oft über topp oder Flop entscheiden. Teure Treter entpuppen sich häufig als gute Investition, weil sie etwa in Besprechungen ein Blickfang sind. Nicht akzeptabel sind Sneakers und ungeputzte Schuhe - egal welcher Art.

4. Keine Hektik!
Auch wenn Einkaufen nicht zu Ihren Hobbys gehört: Lassen Sie sich beim Einkleiden unbedingt genug Zeit. Vielleicht hilft Ihnen Ihre bessere Hälfte oder eine Freundin bei der Beratung. Dann sind Sie nicht allein dem Urteil des Verkäufers ausgeliefert - und Ihrem eigenen. Probieren Sie verschiedene Stücke an, nur so lässt sich herausfinden, was wirklich zu Ihnen passt. Ein Jackett darf nicht bei der kleinsten Bewegung kneifen. Und Frauen sollten nur dann Highheels tragen, wenn sie darauf auch problemlos laufen können.

5. Strategisch anziehen!
Man zieht sich nicht für den Job an, den man hat, sondern für den, den man anstrebt. Schließlich sind auch (Personal-)Chefs Augenmenschen. Wer also eine Stelle als Pre-Sales-Chef anstrebt, sollte nicht in ausgeleierten Pullis und Jeans rumlaufen. Denn so wird ihm kaum eine Position mit Kundenkontakt zugetraut. Man muss den Rucksack ja nicht gleich gegen eine Aktentasche aus Krokoleder eintauschen. Aber vielleicht tut es auch eine Schulterumhängetasche in gedeckter Farbe. Und was spricht dagegen, sich bei den Outfits von Kollegen oder Geschäftspartnern etwas abzuschauen? So bekommt man neue Ideen frei Haus geliefert, ohne gleich Modeprospekte wälzen zu müssen. Schließlich hat man Wichtigeres zu tun.

Die Autorin Christa Beyrer ist als Beraterin, Coach und Trainerin tätig. Ihre Website ist unter www.christa-beyrer.de erreichbar.