Sie gehen jährlich, vierteljährlich, monatlich, täglich oder sogar mehrmals pro Tag auf die Reise. Newsletter sind bei Unternehmen und Organisation oft das Mittel der Wahl, um Informationen an Kunden und Interessenten weiterzugeben. Doch damit die Informationen auch das nötige Interesse beim Empfänger wecken, sollte der Newsletter professionell geplant sein. Hier lesen Sie die Do's und Dont's.
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Das Wichtigste auf einen Blick
Ein interessanter Pre-Header gibt oft den Ausschlag, ob eine Mail geöffnet oder ungelesen gelöscht wird. Dieser Kurztext wird gleich neben Absender und Betreff in der Inbox eingeblendet. Nutzen Sie ihn also als Köder, der auf die wichtigsten Highlights des Newsletters hinweist.
Wenn der Köder wirkt und der Empfänger die Mail öffnet, sollten die Kerninformationen Ihres Newsletters auf den ersten Blick sichtbar sein. Sorgen Sie also dafür, dass sie auf der ersten Bildschirmansicht ('above the fold') ohne weiteres Scrollen erscheinen.
Auch die weiteren Inhalte Ihres Newsletters sollten gut zu erfassen sein - selbst wenn der Empfänger diesen nur überfliegt. Achten Sie daher auf eine gute Gliederung mit aussagekräftigen Überschriften, kurzen Textpassagen, interessanten Grafiken und genügend White Space.
Nur gut Lesbares wird gelesen
Ebenso wichtig wie die Gliederung Ihrer Inhalte ist deren Formatierung. Achten Sie bei der Wahl von Schriftgröße, Schriftart sowie der Kombination von Text- und Hintergrundfarbe auf gute Lesbarkeit. Ihre Abonnenten sollen ja nicht erst die Lesebrille hervorkramen müssen.
Auch bei der Ausrichtung der Texte sollten Sie den Lesegewohnheiten entgegenkommen. Deutsche Texte werden von links nach rechts gelesen, also sollten sie auch linksbündig oder horizontal zentriert gesetzt werden.
Unbedingt vermeiden sollten Sie eine übermäßige Seitenbreite, die Ihre Leser zum horizontalen Scrollen zwingt. Wählen Sie daher ein Newsletter-Design, das sich flexibel an das jeweilige Endgerät anpasst.
Für den Fall, dass in einzelnen Mail-Programmen dennoch Darstellungsprobleme auftreten, sollten Sie stets einen WebView-Link in Ihre Newsletter einfügen. So können die Empfänger diesen problemlos mit einem Klick im Browser öffnen.
Wiedererkennungswert ist Trumpf
Ihr Firmenlogo lässt den Leser auf den ersten Blick erkennen, von wem die Mail stammt und kommuniziert zugleich Ihr Markenimage. Bauen Sie es also in Ihre Newsletter ein.
Sie sollten zudem nicht nur als Absender erkennbar, sondern auch erreichbar sein. Ihre Kontaktdaten gehören in jede Mail und ermöglichen es Ihren Abonnenten, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Direktes Feedback interessierter Leser ist kostbar - schauen Sie also auch regelmäßig ins Postfach und beantworten Sie eingegangene Mails. Noch persönlicher wird die Kommunikation, wenn Sie sich als Newsletter-Autor mit vollständigem Namen und Foto präsentieren. Dadurch erzeugen Sie zugleich mögliche Wiedererkennungseffekte auf anderen Kanälen, wenn Sie beispielsweise Online-Talks ins Netz stellen oder auf Konferenzen auftreten.
Absenderadresse: Hier zählt Vertrautheit
Zu einem persönlichen Schreiben gehört auch eine persönliche E-Mail-Adresse. Verzichten Sie daher auf Adressen à la newsletter@firma.de sondern nennen Sie Vor- und Nachnamen des Absenders. Idealerweise ist dies der Firmenchef oder ein Mitarbeiter, der den Empfängern persönlich oder über Ihre Website bekannt ist.
Zudem sollten Sie Ihren Newsletter stets von derselben Adresse versenden. Bitten Sie Ihre Abonnenten, diese Adresse in ihr persönliches Adressbuch aufzunehmen - das ist die beste Garantie, nicht irrtümlich im Spam-Ordner zu landen.
Auf keinen Fall sollten Sie Ihren Newsletter von einer noreply@firma.de Adresse versenden. E-Mails sind schließlich eine Form der beidseitigen Kommunikation.
Unerwünschte Mails sind ein No-Go
Ein übersichtlich strukturierter, gut lesbarer Newsletter mit eindeutigem Absender ist eine schöne Sache - jedoch nur, wenn man diesen erhalten möchte. Versenden Sie Ihre Mails daher nur an Personen, die dies ausdrücklich wünschen. Hierfür bietet sich das Double-Opt-in-Verfahren an. Dabei wird der Interessent nach der Angabe seiner E-Mail-Adresse gebeten, diese durch Klick auf einen zugesandten Link zu bestätigen, bevor sie in den Newsletter-Verteiler aufgenommen wird.
Es versteht sich daher von selbst, dass Sie keine Adresslisten dubioser Herkunft kaufen sollten. Dies mag die Empfängerzahl Ihres Newsletters zwar kurzfristig schönen - treue Leser werden Sie damit jedoch kaum gewinnen. Derartige Adresslisten werden oft mithilfe illegaler Praktiken zusammengestellt und unerwünscht zugestellte Mails werden zudem als Spam empfunden - zwei Dinge, mit denen Ihr Unternehmen nicht assoziiert werden sollte.
Apropos Spam: Vermeiden Sie bei der Erstellung und Formulierung Ihrer Newsletter typische Spam-Signale. Dazu gehören irreführende Betreffzeilen ("Re: unser Gespräch"), übertriebene Versprechungen oder fehlende Abmelde-Links.
Ein seriöser Newsletter dagegen ist unter anderem dadurch gekennzeichnet, dass er ein korrektes Impressum aufweist. Sie können diese Daten im Newsletter selbst nennen oder einen entsprechenden Link auf Ihre Website setzen.
Versandintervalle optimieren
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl des richtigen Versandintervalls. Für manche Unternehmen und Zielgruppen sind monatliche Newsletter die richtige Wahl, für andere dagegen sind wöchentliche oder sogar tägliche Updates die bessere Option.
Unabhängig davon, für welches Versandintervall Sie sich entscheiden, halten Sie es auf jeden Fall zuverlässig ein- Wenn Ihre Abonnenten beispielsweise daran gewöhnt sind, jeden Freitag von Ihnen zu hören, sollten Sie sie nicht enttäuschen.
Last but not least: Testmail zur Fehlerkorrektur
Wenn Sie diese Hinweise berücksichtigt und den perfekten Newsletter verfasst haben, können Sie es sicher kaum erwarten, diesen an Ihre Leser zu versenden. Aber halt, drehen Sie noch eine Sicherheitsrunde: Versenden Sie den Newsletter zunächst an eine interne Probeadresse und überprüfen Sie, ob alles korrekt dargestellt wird. Häufig schleicht sich trotz aller Sorgfalt dennoch der eine oder andere Fehler ein - ein Buchstabendreher, ein falsches Bild oder ein kaputter Link. Mit einer Testmail können Sie diese Fehler korrigieren, bevor der Newsletter an die Öffentlichkeit geht.