Fällt der Drucker aus, kann das richtig Stress verursachen. Angefangen von dem persönlichen Ärger und der verlorenen Zeit, die man mit der Fehlersuche verbringt. Bis hin zu finanziellen Verlusten, weil Aufträge nicht rausgeschrieben werden können oder wichtige Unterlagen für das nächste Meeting fehlen.
In einer aktuellen Studie von Dokulife in Zusammenarbeit mit Druckerhersteller Brother wurden unter anderem auch die häufigsten Gründe, warum das Druckgerät nicht druckt, ermittelt. Doch die häufigsten Druckerfehler lassen sich leicht vermeiden. Unsere Schwesterpublikation Channelpartner hat in Zusammenarbeit mit Brother die Fehlerursachen analysiert und gibt Tipps wie Sie und Ihre Kunden diese Fehler vermeiden können.
Fehlerursache: Fehlende Verbrauchsmaterialien
Prozesse und Verantwortung sind die Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und Ausfallzeit zu reduzieren. Eine Automatisierung, etwa der Verbrauchsmaterialbestellung durch das Gerät selbst, kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um die Ausfallhäufigkeit zu reduzieren, weil der frische Toner beim Gerät ankommt, bevor der alte aufgebraucht ist.
Tipp 1: Eine strukturierte Verbrauchsmaterialversorgung, etwa über Managed Print Services, trägt dazu bei, die Prozesse zu optimieren und sowohl die Ausfallhäufigkeit als auch die Ausfallzeit zu reduzieren.
Jedoch gehen die positiven Effekte wieder verloren, wenn sich von mehreren Nutzern keiner für das Gerät verantwortlich fühlt und den Toner auch ersetzt. Geräte mit persönlicher Verantwortung (Arbeitsplatzgeräte) fallen zwar nicht seltener wegen Verbrauchsmaterialmangels aus als Etagengeräte ohne persönliche Verantwortung eines Anwenders (nicht Administrator), aber es zeigt sich, dass die Geräte umso schneller wieder betriebsbereit sind, je höher der Grad der persönlichen Verantwortung ist.
Tipp 2: Es empfiehlt sich auch bei Etagen- oder bei Arbeitsgruppengeräten unter den jeweiligen Anwendern einen "Druckerpaten" zu benennen, der für Papier und Tonernachschub sowie für die erste Hilfe zuständig ist.
Fehlerursache: Papierstau
Je leistungsstärker die Geräte sind, desto größer ist die mechanische Beanspruchung des Papiers und des sonstigen Verbrauchsmaterials. Daher steigen mit zunehmender Druckleistung die Anforderungen sowohl bei der Qualität im allgemeinen als auch bei der Lagerhaltung des Papiers.
Tipp 3: Je besser alle drei Komponenten - Hardware, Toner und Papier - aufeinander abgestimmt sind, desto geringer ist das Risiko eines Papierstaus.
Falsches oder falsch gelagertes Papier kann erhöhten Abrieb und somit Staub im Papiertransport (Walzen, Mechanik, etc.) verursachen. Dieser muss nicht gleich einen Papierstau verursachen, aber er beschleunigt den Verschleiß der für den Papiertransport relevanten Teile und erfordert einen erhöhten Wartungsaufwand.
Falscher Toner kann beispielsweise zur Folge haben, dass er nicht vollständig fixiert wird, wenn er aufgrund der Zusammensetzung eine höhere Fixiertemperatur benötigt als ein auf das Gerät und die Fixiereinheit abgestimmter Toner. Das nicht fixierte, lose Tonerpulver kann ebenfalls der Papierführung zusetzen.
Wenn eine der wesentlichen Komponenten, das Papier oder das Verbrauchsmaterial, nicht die erforderliche Beschaffenheit aufweist, kann es auch daran liegen, dass Hardware und Verbrauchsmaterial von unterschiedlichen Abteilungen beschafft wurden.
Tipp 4: Im Sinne der Anwenderzufriedenheit und der Effizienz in Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die IT-Abteilung (bzw. die für die Druckerhardware verantwortliche Abteilung) grundsätzlich auch in den Auswahl-, Beschaffungs- und Lagerungsprozess des Papiers und des Verbrauchsmaterials zumindest eingebunden oder besser noch, dafür verantwortlich ist.
Fehlerursache: Netzwerk- und Kommunikationsprobleme
Es gibt keine Anzeichen, dass die Netzwerkproblematik von den Druckgeräten ausgeht. Auch zeigt sich kein spezifischer Unterschied zwischen einzelnen Druckinfrastrukturen. Eine zentralisierte Druckerlandschaft mit wenigen Geräten ist nicht weniger fehleranfällig als eine dezentralisierte mit vielen Geräten. In wenigen Fällen könnte dies eventuell ein Hinweis auf Drucker mit veralteter Netzwerktechnologie sein oder dass die Drucker nicht optimal auf die individuelle Netzwerkarchitektur mit allen Sonderfällen eingerichtet ist.
Tipp 5: Die IT-Abteilung sollte daher von Zeit zu Zeit überprüfen, ob die älteren Geräte noch auf dem neuesten Stand der Netzwerktechnik sind bzw. überprüfen, ob die Drucker, bzw. die Hersteller flexibel genug sind, um sich veränderten Netzwerkanforderungen anzupassen. (awe)
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation Channelpartner.