DRUCKERKOSTEN sind die große Unbekannte in vielen Unternehmen. Dabei geht es bei den Kosten für die Ausgabetechnologie keineswegs nur um Kleingeld. Die Marktforscher von IDC schätzen, dass zwischen fünf und zehn Prozent der IT-Budgets für Drucker und Druckerkosten verwandt werden.
1. Erst denken, dann drucken
Der einfachste Weg, Druckerkosten zu sparen, ist, weniger zu drucken. E-Mail und Internet sind den Marktforschern von Gartner zufolge dafür verantwortlich, dass das weltweite Printvolumen in den vergangenen Jahren um 40 Prozent angestiegen ist und in den nächsten drei Jahren kontinuierlich um jeweils zehn Prozent weiter wachsen wird. Die Vision vom papierlosen Büro rückt in immer weitere Ferne.
Der Grund: Digitale Informationen wie Internet-Seiten, Texte, Bilder oder Grafiken drucken viele Nutzer aus, um sie in Ruhe zu studieren oder mit Notizen versehen zu können. In vielen Fällen mag das sinnvoll sein. Trotzdem sollte sich jeder Bildschirmarbeiter im Einzelfall fragen, ob der jeweilige Ausdruck wirklich notwendig ist. Wer sich öfter dabei ertappt, dass seine ausgedruckten Mails nach der Lektüre direkt in den Papierkorb wandern, sollte seine Kriterien in dieser Frage überdenken.
Auch beim Ausdrucken selbst kann man sparen. Entwürfe oder Kontrollausdrucke müssen nicht gleich in allerbester Qualität gedruckt werden. Entsprechende Einstellungen lassen sich im jeweiligen Druckertreiber vornehmen. Bei Web-Seiten sollte nur der Teil ausgedruckt werden, der relevant ist. Oft lassen sich Texte für Kontrollausdrucke zudem ohne Qualitätseinbuße in einer kleineren Schrift ausdrucken.
2. Nadel, Tinte oder Laser - welcher ist der Richtige?
Bereits vor dem Kauf eines Druckers werden die Weichen für die späteren Kosten gestellt. Deshalb ist es wichtig, im Voraus den Einsatzzweck und das monatliche Druckvolumen genau zu kalkulieren. Welche Aufgaben der Drucker im Unternehmen abdecken soll, ist entscheidend für die Auswahl des Druckertyps.
Nadel- und Matrix-Drucker sind Maschinen, die zu sehr geringen Stückpreisen Aufkleber, Barcodes, Etiketten oder Rechnungen ausdrucken. Sie zeichnen sich durch extrem günstige Verbrauchskosten aus. Aufgrund ihres hohen Lärmpegels und der geringen Druckqualität sind sie aber keine Lösung für den alltäglichen Ausdruck am Arbeitsplatz im Büro. Dort sind Tintenstrahldrucker weit verbreitet. Für sie spricht neben ihrem geräuscharmen Betrieb der extrem günstige Anschaffungspreis. Die Geräte sind gleichermaßen zum Briefeschreiben wie zum Erstellen von Präsentationsmaterial oder Angeboten geeignet, bei Bedarf können sie sogar Fotos zu Papier bringen. Farbausdrucke lassen sich auch auf Overhead-Folien erstellen. Allerdings ist die Qualität der Drucke stark vom verwendeten Papier abhängig. Echte Fotoqualität erfordert teures Spezialpapier. Zudem ist das Ausdrucken in guter Qualität sehr zeitintensiv. Das wichtigste Argument gegen die flexiblen Alleskönner sind aber die enorm hohen Verbrauchskosten. Die Kosten pro Seite liegen selbst im Schwarz-Weiß-Druck meist weit über zehn Cent.
Laserdrucker sind in der Anschaffung teurer, aber langlebiger und unkomplizierter in der Handhabung. Die aktuellen Modelle bewältigen mehr als zehn Seiten pro Minute und drucken Text wie Grafik in sehr ordentlicher Qualität. Für Fotos sind sie allerdings ungeeignet. Die Kosten pro gedruckter Seite inklusive Papier und Verschleißteile liegen dafür bei rund 3,5 Cent und damit weit unter denen eines Tintendruckers. Bei hohem Druckaufkommen haben sich die höheren Anschaffungskosten schnell amortisiert. Bei Farblaserdruckern liegen die Verbrauchskosten noch deutlicher unter denen der Tintendrucker. Wer auch nur gelegentlich mal zwanzig, mal dreißig bunte Seiten ausdrucken muss, ist mit dem Farblaser gut beraten.
3. Billig wird oft teuer
Bei der Anschaffung ist es nicht ratsam, allein auf den Preis zu achten. Er ist nur für rund ein Viertel der Gesamtkosten des Druckers verantwortlich. Den Löwenanteil verschlingen die Folgekosten.
Ein Problem ist die Wartungsintensität billiger Tintengeräte. Sie sind für hohe Druckaufkommen nicht ausgelegt und, wenn sie sehr intensiv genutzt werden, sehr fehleranfällig. Zuverlässigkeit ist aber die wichtigste Eigenschaft für die Ausgabegeräte. Ein Drucker, der nicht druckt, senkt die Produktivität der Mitarbeiter, weil Arbeitsprozesse unterbrochen werden, um den Druckauftrag zu wiederholen oder um auf ihn zu warten. Auch eine mangelnde Druckgeschwindigkeit kann vermeintliche Kostenvorteile wieder auffressen, wenn die Mitarbeiter zu langem Nichtstun verdammt sind, bis der Ausdruck endlich beendet ist. Tests von Fachmagazinen zeigen, dass die Herstellerangaben zur Druckgeschwindigkeit bei Tintendruckern meist überzogen sind. Bei Laserdruckern darf man den genannten Zahlen dagegen Glauben schenken.
Außerdem spricht gegen den Falschgeiz, dass die Verbrauchskosten bei günstigen Geräten allgemein höher als bei teureren Druckern sind. Günstige Modelle sind zudem oft nicht für den Netzwerkbetrieb ausgelegt.
Zudem arbeiten billige Tintendrucker in der Regel nicht mit einzelnen Farbpatronen. Während man bei Kombitanks den kompletten Tintensatz wegwerfen muss, wenn eine der Farben leergedruckt ist, kann man mit getrennten Tanks gezielt die jeweils leere Farbpatrone austauschen. Das spart Tinte und Geld. Grundsätzlich gilt: vor dem Kauf die Preise für Ersatzpatronen vergleichen.
4. Nachbaupatronen kaufen
HP, Lexmark, Canon, Epson und Co. arbeiten nach einem Erwerbsmodell, das sie sich von den Herstellern von Rasierklingen abgeschaut haben. Die Rasierer sind günstig, die Klingen teuer. Genauso verhält es sich mit Druckertinte. Sie ist teurer als Champagner: Eine schwarze Tintenpatrone mit 42 Milliliter Füllung kostet rund 33 Euro. Ein Liter kostet hochgerechnet knapp 800 Euro - also 750-mal mehr als ein Liter Benzin und immer noch 20-mal mehr als ein Liter des Mittelklasse-Champagners Jacquesson Perfection.
Durch den Kauf von Produkten alternativer Hersteller lassen sich diese Kosten massiv senken. Um mit dem Mythos der Hersteller aufzuräumen, der Einsatz von baugleichen Kartuschen oder Tintenpatronen anderer Hersteller gefährde die Garantie: Das ist falsch. Die gesetzliche Gewährleistung bleibt auch bei der Nutzung von Fremdtinte erhalten. Für Canon- und Epson-Drucker gibt es ein recht ordentliches Sortiment an Alternativ- Tintenpatronen, beispielsweise von Herstellern wie Jet Tec. Billig- Druckerpatronen liefern oft so gute Ergebnisse wie die Originalpatronen der Druckerhersteller. Die Alternativ-Marken sind dabei bis zu 80 Prozent billiger. Bei mehr als der Hälfte der getesteten Patronen lassen sich wenigstens 40 Prozent der Kosten sparen. Für aktuelle Drucker von Lexmark und HP finden sich auf Grund der technischen Verzahnung ihrer Tintentanks mit patentierten Druckköpfen keine Nachbauten am Markt. Spezialisierte Firmen bieten aber nachgefüllte Patronen an. Sie kaufen dazu leere, gebrauchte Patronen an und füllen sie mit eigener Tinte. Die Druckerindustrie bekämpft das Nachfüllsystem, das an ihren Margen kratzt, an allen Fronten. Seit Jahren streitet sich Canon mit dem Tintenverkäufer Pelikan vor Gericht. Lexmark und Epson verhinderten lange mit Chips erfolgreich das Nachfüllen der eigenen Tintenpatronen. Mittlerweile gibt es aber im Fachhandel auch „Chip-Resetter“, mit denen sich diese Technologie austricksen lässt.
Im Bereich der Laserdrucker gibt es ebenfalls etliche Hersteller, die Laserkartuschen in anständiger Qualität liefern.
5. Verbrauchsmaterial intelligent beschaffen
Niemand zwingt ein Unternehmen, Drucker, Kartuschen, Patronen und Papier zu Höchstpreisen im stationären Facheinzelhandel zu erwerben. Oft bekommt man Originalpatronen viel preiswerter bei den Büromaterialversendern im Internet. Bei Großbestellungen geht der Preis noch einmal runter.
Wer Kartuschen und Patronen von Alternativherstellern einkauft, kann das ebenfalls am besten im Internet. Eine Vielzahl von auf Druckerverbrauchsmaterial spezialisierten E-Shops bietet nicht nur Produkte, sondern auch Informationsmaterial und Zusatzgeräte wie die Chip-Resetter an.
Die Einkaufsabteilungen sollten Spielregeln für die Beschaffung dieser Produkte zentralisiert festlegen und dafür Sorge tragen, dass die einzelnen Unternehmensteile gebündelt an die Händler herantreten.
6. Drucken im Netzwerk
Es macht fast immer Sinn, Drucker direkt in das firmeneigene Netz zu integrieren. Netzwerkdrucker sind keine eigene Gerätefamilie, sondern Laser-, Nadeloder Tintenstrahl-Modelle, die dank einer internen Netzwerkkarte direkt in das Firmennetzwerk integriert werden können.
Die Druckgeschwindigkeit wird im Vergleich zu einer lokalen Installation deutlich erhöht. Der entscheidende Vorteil ist aber, dass mehrere Anwender auf einen Drucker zugreifen können. Nichts ist teurer, als ein Gerät neben jeden Arbeitsplatz zu stellen. Der Wildwuchs erfordert, dass man sich in der Wartung um eine historisch gewachsene Vielfalt und Vielzahl unterschiedlicher Drucker kümmern und für verschiedene Baureihen verschiedene Patronen oder Kartuschen kaufen muss.
Einzelplatzlösungen verhindern eine zentrale Kostenkontrolle, Netzwerkdrucker vereinfachen die Kontrolle des betrieblichen erzeugten Druckvolumens sowie die zentrale Erfassung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien.
Zudem macht der Einsatz bestimmter Druckwerkzeuge, wie beispielsweise FinePrint, erst im Netzwerk Sinn. Die Anwendung sammelt Druckaufträge auch aus unterschiedlichen Anwendungen und druckt sie gemeinsam aus. Das ist besonders nützlich beim Drucken von Internet-Seiten oder E-Mails.
Allerdings sollte sich keine Geschäftseinheit von einem einzigen Netzwerkdrucker abhängig machen, damit nicht beispielsweise das Rechnungswesen still steht, wenn der Drucker streikt. Intelligent aufgebaute Netzwerke beinhalten billige Ausweichgeräte, die für eine kurze Zeit die Lücke schließen.
7. Alleskönner reduzieren die Gerätezahl
Steigender Beliebtheit erfreuen sich Drucker, die dank Kombination mit anderen Geräten in einem Gehäuse - typischerweise Scanner und Fax-Modem - als Alleskönner gelten. Gute Kombi-Maschinen schaffen Platz auf den Schreibtischen und ersetzen vor allem in kleinen Büros sinnvoll den klobigen Farbkopierer.
2003 wuchs der Markt für Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte laut den Marktforschern von Gartner um beeindruckende 130 Prozent. Die Alleskönner verdrängen die reinen Tintenstrahldrucker und werden immer billiger. Allerdings sind Papier und Verbrauchsmaterial genauso teuer wie beim Betrieb der Tintenstrahler. Ein Multifunktionsgerät lohnt also nur, wenn das jährliche Druckvolumen 5000 Seiten nicht übersteigt.
Vorsicht auch bei den Herstellerangaben, was die Druckqualität angeht: Die Auflösungsangaben (beispielsweise 4800 x 1200 dpi) stellen theoretische Werte dar, in der Praxis verschwimmt die Tinte nach dem Aufsprühen, und die Einzelfarben vermischen sich bei eng aneinander liegenden Tröpfchen. Deshalb bringt so ein Gerät trotz einer theoretisch sehr hohen Auflösung keine Kunstdrucke zu Papier.
8. Bestand besser nutzen
Komplex und unübersichtlich: So stellt sich heute die - in der Regel historisch gewachsene - Druckerlandschaft in vielen Unternehmen dar. Eine Bestandsaufnahme der Druckerlandschaft ist die Voraussetzung dafür, den Druckerpark in Zukunft zentralisiert zu verwalten. Das erlaubt, Transparenz herzustellen und Stellschrauben zum Kostensenken zu identifizieren.
Diese Analyse hilft, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln und die tatsächlichen Kosten zu eruieren. In der Regel führt sie dazu, dass Geräte eingespart, anders verteilt oder neu vernetzt werden. Vor allem alte Geräte benötigen oft einen hohen Wartungsaufwand. Nach einer Analyse der Marktforscher von Gartner sind 40 bis 60 Prozent aller Helpdesk-Anfragen dem Drucker zugeordnet. Das zeigt, wie viel Zeit und Geld die Instandhaltung von Druckern bindet.
Nicht immer muss eine solche Analyse aber dazu führen, dass man Tabula rasa macht und die Druckerlandschaft von Grund auf neu gestaltet. Verfügt man beispielsweise über einen in die Jahre gekommenen Laserdrucker und druckt nur wenig, macht eine Neuinvestition oft keinen Sinn.
9. Druckerbetrieb auslagern
Durch die wachsenden Druckerlandschaften werden Druckerkosten immer undurchsichtiger. Nicht alle Unternehmen haben die Ressourcen, um dieses Thema im Sinne eines strategischen Druckkosten- Managements selbst zu stemmen.
Einige lagern deshalb Wartung und Pflege der Drucker komplett an Dienstleister wie T-Systems, Lexmark oder HP aus - so wie es bereits vielfach im Bereich der Fotokopierer auch in kleinen Unternehmen gang und gäbe ist. Damit binden sie sich allerdings oft langfristig an die Hersteller. Die Laufzeit für diese Angebote beträgt oft mindestens ein Jahr.
Die Drucker werden im Rahmen eines solchen Vertrags von den Herstellern gewartet. Die Tonerlieferung erfolgt „On Demand“ innerhalb von 24 Stunden nach einem Anruf des Kunden. Die Druck- Management-Software HP Web Jetadmin erlaubt dem Administrator zudem, den Tintenverbrauch fernzuüberwachen. Geht die Tinte zur Neige, lassen sich über eine vordefinierte E-Mail-Adresse rechtzeitig neue Patronen bestellen. In Kombination mit einem eingebauten Webserver kann man die Farbtintenstrahldrucker konfigurieren und warten.
10. Schluss mit dem Druckerkauf - zahlen pro Seite
Statt sich einen Drucker anzuschaffen, können Unternehmen auch auf das Finanzierungsmodell Pay per Click zugreifen, das Herstellerwie Canon, HP oder Lexmark anbieten. Gerät, Verbrauchsmaterialien und Support werden dabei gestellt. Der IT-Leiter schätzt oder errechnet zunächst sein durchschnittliches monatliches Druckvolumen, um auf dieser Grundlage mit dem Hersteller einen Preis zu verhandeln.
Der Anwender zahlt dann für die Leistungen im „Pay-per-Page“- Modell pro gedruckter, kopierter oder gefaxter Seite. Die Druckaufträge werden dabei über eine spezielle Software erfasst und lassen sich den Auftraggebern tagesaktuell zuordnen.
Der Nachteil solcher Vereinbarungen ist, dass viele Verträge Mindestabnahmevolumen enthalten, die oft im Kleingedruckten verschwinden. Auch wenn das Druckvolumen einmal unter den beispielsweise 1000 geschätzten Seiten liegt, muss der Anwender dann den Preis für die 1000 Seiten zahlen. Eine Zahlung auf Basis des monatlich verbrauchten Toners und der Tinte (Pay-per-Use), die von den Dienstleistern oft ebenfalls angeboten wird, berücksichtigt eher den tatsächlichen Verbrauch. In jedem Fall aber gilt auch hier: erst nachdenken, dann drucken.