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Der Bedarf an betriebswirtschaftlicher Software im Mittelstand wächst weiter. Vor allem die Module Finanzen, Controlling und Beschaffung sowie Einkauf gelten in allen Branchen als wichtige Instrumente, um Arbeitsabläufe verbessern und beschleunigen zu können. Häufig wollen Unternehmen ERP-Projekte auch nutzen, um ihre IT-Infrastruktur zu konsolidieren und zu standardisieren. Eine höhere Daten- und Prozessintegration sowie die Reduktion von Schnittstellen sind dabei gerne einkalkulierte Nebeneffekte. Bis alle Vorteile greifen, müssen Geschäftsführer und IT-Verantwortliche allerdings einen langen Atem beweisen. Nicht nur die Auswahl des geeigneten ERP-Produkts ist ein heißes Eisen. Auch die Einführung und die kontinuierliche Weiterentwicklung einer Geschäftsapplikation stellen für mittelständische Unternehmen oft eine hohe Belastung in puncto Budget, Organisation und Personalkapazität dar.
ERP-Produkte stehen auf der Kippe
Der Anstoß zu einem umfangreichen ERP-Change-Projekt beziehungsweise der Ablösung von ERP-Altsystemen kommt allerdings nicht nur von innen. In den zuletzt wirtschaftlich angespannten Jahren hat eine signifikante Marktbereinigung seitens der Softwarehersteller eingesetzt. Kleinere Spezialanbieter sind entweder ganz vom Markt verschwunden oder in größeren Unternehmen aufgegangen. So oder so stehen Fortbestand und Support vieler Produkte auf der Kippe. Mehr und mehr Anwender sehen sich deshalb gezwungen, Alternativen zu prüfen.
Die Phase der Systemauswahl und -einführung ist erfahrungsgemäß die Achillesferse im gesamten Lebenszyklus der Installation. Zwei Faktoren sind dabei für den Erfolg entscheidend:
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die richtige inhaltliche Beurteilung, welche Software infrage kommt, und
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die Erstellung eines Lastenheftes, das alle vom Unternehmen benötigten Funktionalitäten berücksichtigt und "wasserdicht" formuliert ist.
Um Fehler bei der Systemauswahl und -einführung zu vermeiden, sollten Unternehmen die im Folgenden beschriebenen drei Schritte beachten und umsetzen.
Schritt 1: Arbeitsabläufe genau analysieren
Experten warnen immer wieder davor, sich gleich zu Beginn in Details zu verrennen. Besser ist es, eine Ebene höher anzusetzen und im ersten Schritt die kritischen Geschäftsprozesse zu identifizieren. Dabei muss unbedingt die Frage beantwortet werden, wo die Spezifika der Branche im Allgemeinen und die Stärken des Unternehmens im Speziellen liegen. Nur wer die Arbeitsabläufe in allen Unternehmensbereichen genau kennt, vermag am Ende zu beurteilen, welches ERP-System sie am besten abbildet.
Berater helfen bei Ausschreibung und Implementierung
Erfahrene Sourcing-Berater können dabei hilfreiche Tipps geben, um in der Vielzahl der Angebote die am besten geeignete Software zu finden. Sie verfügen nicht nur über einen aktuellen ERP-Marktüberblick, sondern wissen in der Regel auch, wie Ausschreibungen formuliert werden müssen, damit Unternehmen bei der Implementierung und im Application-Support die richtige Unterstützung von einem technisch versierten Realisationspartner erhalten.
Schwache Prozesse im ERP-System beseitigen
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen gestärkt aus einem ERP-Wechsel hervorgehen, wenn es die Chance nutzt, nachweislich schwache Prozesse durch bewährte Best-Practices-Abläufe aus seiner Branche zu ersetzen. Eine ehrliche, unvoreingenommene Prüfung bringt ans Licht, ob es sich lohnt, traditionelle Verfahrensweisen eins zu eins im künftigen ERP-System abzubilden. Oder ob sich Unternehmen diesen Aufwand getrost sparen können, wenn es unter Umständen mit Standardprozessen sogar besser läuft. Auch spätere Programm-Updates lassen sich dann mit weniger Aufwand bewerkstelligen.
Schritt 2: Alle Alternativen prüfen
Erst wenn alle unternehmenskritischen Geschäftsprozesse identifiziert und optimal moduliert sind, sollte die Suche nach der neuen ERP-Lösung starten. Neben dem einmaligen Implementierungsaufwand spielen dabei die künftigen Lizenz- und Wartungskosten eine wichtige Rolle. Darüber hinaus kommt es natürlich auch auf die Erweiterungs- und Integrationsfähigkeit des Systems in Hinblick auf die übrige im Unternehmen eingesetzte Software an. Beispielsweise sollten die Bereiche Beschaffung und Vertrieb nahtlos in die Produktion übergehen und sich dort mit Produktionsplanung und Simulation eng verzahnen lassen. Nur so kann aus den vielen Einzeldaten ein möglichst vollständiges Gesamtbild des Unternehmens entstehen.
Keine generelle Kaufempfehlung für SAP & Co.
Obwohl feststeht, dass große Lösungen von SAP und Oracle in der Regel vergleichsweise hohe Beratungs- und Implementierungskosten verursachen und Alternativen wie beispielsweise Microsoft Dynamic Nav, ProAlpha etc. preisgünstiger ausfallen, lässt sich dennoch keine generelle Kaufempfehlung aussprechen. Selbst Open-Source-Komponenten können unter Umständen zum Einsatz kommen und die anfallenden Gesamtkosten senken. Die Entscheidung hängt tatsächlich immer davon ab, welche Funktionalitäten ein Unternehmen braucht, um wachsen zu können.
Weniger in ERP-Projekten ist oft mehr
In vielen Praxisbeispielen hat sich gezeigt, dass es sich immer lohnt, den so genannten "100-Prozent-Anspruch" gründlich zu hinterfragen. In den wenigsten Fällen müssen alle Vorstellungen und Wünsche erfüllt sein, um gute Ergebnisse erzielen. Oft reicht ein um zehn bis 30 Prozent reduzierter Abdeckungsgrad aus, um eine stabile ERP-Basis im Unternehmen aufzubauen. Bei wachsendem Bedarf kann später die volle Ausbaustufe realisiert werden.
Schritt 3. Den richtigen Implementierungspartner finden
So wichtig wie die ERP-Software selbst ist der technische Implementierungspartner. Er muss mindestens genauso gut zum Unternehmen passen, weil seine Verantwortung bis zur Übergabe eines funktionierenden Systems reichen sollte. Das kann je nach Integrationsumfang ein Jahr und länger dauern. Gegebenenfalls schließt sich ein Application-Management-Auftrag an.
Werkverträge sind ein Muss für den Erfolg
Die Zusammenarbeit sollte grundsätzlich durch Werkverträge geregelt sein. Diese Verträge müssen genau vorschreiben, welches funktionierende und den Spezifikationen entsprechende Werk der Dienstleister abliefern muss. Das bedeutet: die Herbeiführung eines bestimmten Erfolges tatsächlicher Natur, wie es im Juristendeutsch heißt. Im Gegensatz etwa zu einem Dienstvertrag, der nur die regelmäßige Erbringung von Leistung zum Inhalt hat, zielt der Werkvertrag immer auf ein zuvor festgelegtes Ergebnis ab - in diesem Fall eben ein funktionierendes ERP-System. Notfalls wird so lange daran gearbeitet, bis alles rund läuft.
Präzise Ausschreibung vermeidet Kostenfallen
Die Grundlage für jede erfolgreiche Angebotseinholung liefern einerseits präzise fachliche Spezifikationen, andererseits vollständige und übersichtliche Ausschreibungsunterlagen. Auch hier kann das externe Spezialisten-Know-how von Sourcing-Beratern hilfreich sein und die Qualität im gesamten Vergabeprozess verbessern. Wichtig ist, die geforderten Leistungen so klar und strukturiert zu beschreiben, dass jeder Realisationspartner, der in Frage kommt, die inhaltlich verbindlichen Vorgaben in sein Portfolio einordnen und mit eindeutigen Preisangaben versehen kann. Ein enges fachliches Raster sollte keinen Spielraum für Interpretationen lassen. Dann ist es möglich, die vorgelegten Angebote preislich und fachlich vernünftig miteinander zu vergleichen und die beste Wahl zu treffen.
Unangenehme Vertragsbestandteile nicht aufschieben
Bietergespräche sollten stets ergebnisorientiert verlaufen. Vertriebliche Aufwärmrunden sind ebenso wenig hilfreich wie die Versuche der Dienstleister, die für sie unangenehmen Vertragsbestandteile bis kurz vor den Zeitpunkt der Unterzeichnung hinauszuzögern - verbunden mit der Hoffnung, der Auftraggeber werde im letzten Moment doch noch nachgeben. Seriöse IT-Partner werden von sich aus auf einen sachdienlichen Informationsaustausch Wert legen, der das ERP-Projekt und die notwendigen fachlichen und kaufmännischen Entscheidungen voranbringt. Läuft alles optimal, müssen am Ende der Entscheidungsphase nur noch die Ausschreibungsunterlagen als Vertrag übernommen und unterzeichnet werden.