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Viele produzierenden Unternehmen spüren die Gefahren des aktuellen Wirtschaftsabschwungs in China, des Chaos rund um den Brexit und die Versuche der EZB durch Quantitative Easing und Negativzinsen die Wirtschaft am Laufen zu halten.
Als im September 2008 die US-Bank Lehman Brothers insolvent wurde, griff die dadurch verursachte Krise über Nacht auf alle Unternehmen in der Welt über. Heute kommt die Krise eher schleichend und nicht von einem Tag auf den anderen. Das macht die Einschätzung der tatsächlichen Auswirkungen und die Frage nach dem Scheitelpunkt ("Wie lange geht das noch so weiter?") umso schwerer.
Die Frage, die man sich in dieser Zeit stellt, ist: Wie schafft man den Spagat aus Kostenbremse und Investitions- und Innovationsdruck?
Für die Antwort sind insbesondere die IT-Abteilungen gefordert. Denn nahezu alle neuen Technologien und Geschäftsmodelle fußen auf dem IT-Fundament. Die folgenden fünf Tipps geben Ihnen als CIO und IT-Leiter einen strategischen Leitfaden, um Ihrem Unternehmen auch künftig zu helfen, den Spagat zwischen Sparen und Investieren zu meistern.
Tipp 1: Zukunftsfähigkeit strategisch sicherstellen
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Zunächst gilt es, die für das Unternehmen strategisch wichtigen Projekte zu identifizieren. Dabei kann ein Portfolio-Management helfen. In einem solchen Portfolio können die strategisch wichtigen Projekte sofort erkannt werden. Diskutieren Sie dieses Portfolio mit Ihrem Vorgesetzten, Ihrem IT-Leitungskreis und idealerweise auch mit der Geschäftsleitung. Seien Sie konsequent und streichen Sie alle strategisch nicht sinnvollen Projekte. So leisten Sie in der IT einen wertvollen Beitrag zur notwendigen Sparrunde in der Krise und haben selbst einen Vorteil: Ihre IT-Mitarbeiter haben wieder mehr Ressourcen frei (siehe dazu Tipp 4).
Darüber hinaus schafft die Diskussion eines solchen IT-Portfolios sehr viel Transparenz und damit Sicherheit im Management. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung weiß, dass sie sich auf die IT verlassen kann und nur an den wirklich strategisch wichtigen Themen gearbeitet wird.
Tipp 2: Runder Tisch mit den IT-Lieferanten
Setzen Sie sich mit Ihren IT-Dienstleistern an einen Tisch. Das Ziel dabei sollte sein, gemeinsam gut durch die Krise zu kommen indem laufende Verträge angepasst werden. Partnerschaft heißt, auch in Krisenzeiten an einem Strang zu ziehen. Bitten Sie daher Ihre IT-Dienstleister um (temporäre) Kostenreduktionen. Binden Sie einen guten Einkäufer oder Ihren Vorgesetzten in die Gespräche ein, um damit den Handlungsdruck klarzumachen.
Wenn Ihr IT-Lieferant eine strategisch langfristige Zusammenarbeit wünscht, dann können Sie auch in Krisenzeiten über alles reden. Darüber hinaus sollte Ihr IT-Controller Budgetszenarien erarbeiten, die auf den in Tipp 1 genannten strategisch wichtigen IT-Projekten aufbauen. Eine rollierende Planung hilft dabei, die Kostenseite transparent zu gestalten. Auch die möglichen Einsparpotenziale bei externen Lieferanten sollten vor den Gesprächen mit den IT-Dienstleistern klar sein.
Tipp 3: Skalierbarkeit & Flexibilität garantieren
In Krisenzeiten müssen Entscheidungen oft kurzfristig getroffen werden. Für die IT ist es meistens schwer von Heute auf Morgen IT-Systeme zu wechseln, neue Standorte anzubinden oder Systeme einfach abzuschalten. Gerade bei IT-Systemen auf Client/Server-Basis hängt nicht nur viel Arbeit an einem Wechsel. Die Komplexität vieler Schnittstellen macht kurzfristige Maßnahmen oftmals unmöglich.
Der CIO ist daher gut beraten, seine IT-Landschaft so aufzustellen, dass in Krisenzeiten schnell gehandelt werden kann. Moderne Public-Cloud-Systeme können eine Lösung sein. Denn hier kann per Knopfdruck schnell skaliert werden: Es werden Funktionen oder ganze End-to-End-Prozesse hinzugekauft oder wieder abgeschaltet. Das hilft dem Unternehmen in der Rezession atmen zu können.
Tipp 4: Freie Kapazitäten zur Modernisierung nutzen
Strategisch wichtige Projekte für den erfolgreichen Restart nach der Krise sollten nicht gestoppt werden (siehe Tipp 1). Trotzdem wird es in der Krise so sein, dass viele Kleinprojekte verschoben oder sogar komplett abgesagt werden. Der Vorteil dabei ist, dass Kapazitäten frei werden.
Diese Mitarbeiter können genutzt werden für die Modernisierung der IT. Es gibt vermutlich in jeder IT-Abteilung einige Themen, die der CIO schon lange angehen wollte. Es war nie die Zeit dafür und vor allem: Die dazu notwendigen Mitarbeiter waren immer in anderen Projekten vergeben.
Das Budget ist in Krisenzeiten zwar knapp, aber viele nützliche Dinge brauchen einfach nur Köpfchen. So können zum Beispiel mit Minimalinvestitionen in Raspberry Pi oder Open-Source-Software schon viele Dinge bewegt werden. Nützliche, kleine Tools, die das Leben in den Fachbereichen oder der IT leichter machen, können das Ansehen der IT auch in Krisenzeiten richtig nach vorne katapultieren.
Tipp 5: Kommunikation
Krise bedeutet immer auch Unsicherheit. Auch wenn der IT als einer der wenigen Abteilungen ein immer größerer Stellenwert beigemessen wird, haben einige IT-Mitarbeiter in Wirtschaftsabschwüngen ebenfalls ein mulmiges Gefühl.
Der CIO ist in Krisenzeiten daher auch Change Leader. Kommunikation ist ein wesentliches Element. Vergessen Sie nicht alle Stakeholder einzubeziehen. Dazu gehört auch und vor allem der Betriebsrat sowie die wesentlichen Key User aus den Fachbereichen.
Holen Sie alle ab. Erklären Sie, warum einige Projekte weiterlaufen und andere hingegen gestoppt werden müssen. Zeigen Sie den Mehrwert und Nutzen Ihrer Aktivitäten für das Unternehmen.
Wichtig ist, dass Sie bei allen Entscheidungen die Rückendeckung der Geschäftsleitung haben. Hier ist ein enger Schulterschluss bei allen Überlegungen nötig. Kurze, aber intensive Workshops mit der Geschäftsleitung zur Erläuterung der Maßnahmen in der IT und das Abholen der Meinungen und Entscheidungen aus diesem Kreis sind das Fundament für Ihre erfolgreiche Krisenarbeit.
Bonus-Tipp: Der CIO als Gestalter in der Not
Trotz Krise ist der Innovationsdruck der meisten Unternehmen durch die Digitalisierung enorm hoch. Gerade in Zeiten des Wirtschaftsabschwungs bedarf es neuer Ideen und Konzepte. Hier kann der CIO zeigen, dass er durch moderne und IT- oder datengetriebene Geschäftsmodelle nicht nur ERP-Dienstleister, sondern auch Stratege ist.
So können zum Beispiel die aus der IT bekannten "as-a-Service"-Geschäftsmodelle auch in der produzierenden Industrie eingesetzt werden: Maschinen zum Beispiel müssen nicht mehr teuer bezahlt werden, was den Kunden in der Krise besonders schwer fällt, sondern nur wenn sie genutzt werden - also als "Machine-as-a-Service". Die IT kann hierfür die passende Software anbieten, die automatisch im Hintergrund die Maschinenleistung berechnet und automatisiert in Rechnung stellt. So entsteht Gewinn für die Kunden und Ihr Unternehmen.