So klappt der E-Mail-Umzug

Eine E-Mail-Migration in Unternehmen umfasst viele verschiedene Aufgaben wie Mitarbeitertraining, Projektplanung, Lizenz-Management sowie Hardware-Kalkulationen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Datenmigration. Dafür sollten folgende Schritte eingehalten werden:

1. Bestandsaufnahme der zu migrierenden Daten

2. Bestehende E-Mails an Migrationssoftware anpassen

3. Wahl der geeigneten Migrationssoftware

4. Durchführung eines Testdurchlaufs mit anschließender Auswertung

5. Durchführung der kompletten Migration

Bestandsaufnahme der zu migrierenden Daten

Eine weit verbreitete Fehlannahme geht davon aus, dass Administratoren ihren alten E-Mail-Server über den Migrationskonnektor des neuen Anbieters mit den neuen E-Mail-Server verbinden, einige Stunden warten und anschließend die Daten des Nutzers komplett migriert wurden. Doch häufig wird ein erheblicher Teil der Mails nicht erkannt und folglich auch nicht korrekt umgezogen. Um dies zu verhindern, ist es entscheidend, vor dem Start genau zu wissen, wo sich die Mails und Kontaktinformationen des Nutzers befinden, damit sie auch korrekt an die Fähigkeiten des Migrationsdienstes angeglichen werden können.

Administratoren sollten hier dringend vor allem die Rechner der Power Usern und leitenden Angestellten manuell kontrollieren. Diese Mitarbeiter könnten dazu neigen Unternehmensregeln zu umgehen. Auch könnten sie die ersten sein, die sich bei Unregelmäßigkeiten bei der Mail-Migration beschweren. Laut den Migrationsserviceanbietern von "Connected Software", die nach eigenen Angaben schon hunderttausende E-Mail-Konten in über 70 Ländern migriert haben, sei es nicht ungewöhnlich, wenn diese Mitarbeiter wilde POP3- Accounts besitzen die nicht auf Firmen-Server laufen und ausschließlich für deren Augen bestimmt sind. Es ist also sehr wichtig genau zu wissen, welche Daten wo liegen. Kein Admin sollte sich darauf verlassen, dass die Firmenrichtlinien immer zu 100 Prozent eingehalten werden. Connected Software hat für die Einordnung der E-Mail-Daten folgende Tabelle als Anhaltspunkt erstellt:

E-Mail-Daten richtig einordnen

Daten	Beispiele
Server-seitige E-Mails	GroupWise, Outlook, Lotus Notes, IMAP, usw.
Client-seitige E-Mails	Mail-Archivierung in Outlook PST-Dateien oder Lotus Notes Archiven, lokal gespeicherte Daten von POP3-Servern.
Server-seitige Adressbücher	Outlook Kontakt-Ordner in Exchange, Lotus Notes öffentliches Adressbuch, GroupWise private Adressbücher
Client-seitige Adressbücher	Private Adressbücher von Netscape 4/6/7, Mozilla und Lotus Notes.
Öffentliche Unternehmensadresslisten	In Exchange, Notes und Grouwise ein Standard-Feature, andere Umgebungen wie der Netscape Directory Server nutzen häufig einen LDAP-Server
Web Server Kontakte	Einige Systeme wie zum Beispiel der Oracle Collaboration Server trennen die Web-basierte Kontaktlisten von der lokalen Liste. Dies kann bei Nutzern, die ausschließlich den web-basierten E-Mail-Dienst verwenden zu Problemen führen.
Kontakte und E-Mails auf Smartphones, Tablets und PDAs	iOS, Android, Palm, Windows Phone
Veranstaltungseinladungen und Kalenderdaten	Fas immer Server-seitig, aber manchmal wie beim Netscape-Kalender-System nicht fest im E-Mail-Server integriert
Nutzerkonten	Microsoft Active Directory, GroupWise Nutzerkonten, Lotus Notes Ids

E-Mail-Daten an Migrationssoftware anpassen

Nachdem der Admin entschieden hat, welche Daten migriert werden sollen, muss im nächsten Schritt geklärt werden, wie die E-Mail-Daten effizient umgezogen werden. Üblicherweise erfasst ein vom Anbieter zur Verfügung gestelltes Tool die Server-seitigen Daten. Die Client-seitigen Daten werden dagegen häufig von Tools importiert, die von der neuen E-Mail-Anwendung zur Verfügung gestellt werden. Leider liefert diese Herangehensweise nur selten akzeptable Ergebnisse.

Die Server-seitigen Konnektoren funktionieren oft nur bei ganz speziellen Versionen der Applikationen einwandfrei. Zum Beispiel unterstützt Exchange 2003 nicht das in die Jahre gekommene GroupWise 6. Zum Beispiel gilt es laut Connected Software bei der Migration von Notes zu Exchange / Outlook zu beachten, dass die Adressdaten von Lotus Notes üblicherweise in der Datei NAMES.NSF liegen. Microsofts Connector erkennt diese Datei häufig nicht und migriert die Adressen entsprechend nicht automatisch. Mit archivierten E-Mails verhält es sich ähnlich.

Auch bei GroupWise zu Exchange / Outlook kann es zu Problemen kommen. Obwohl die Adress-Daten auf dem Server liegen schafft es der Microsoft Connector häufig nicht, sie zu konvertieren. Hier muss dann ein Tool von einem Drittanbieter gesucht werden.

E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl.

1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss.

2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung.

3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein.

4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden.

5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.

6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten.

7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben.

8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern.

9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben.

10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.

Die Import-Tools auf Client-Seite werden stets über eine Benutzeroberfläche gesteuert. Dies ist kein Problem, wenn ein paar Dutzend E-Mail-Konten umgezogen werden müssen. Sollen jedoch hunderte oder tausende Konten migieren, ist diese Lösung kaum noch durchzuführen. Tools von Drittanbietern dagegen bieten oft die Möglichkeit diese Schritte automatisiert zu verarbeiten. Außerdem werden externe Tools meist regelmäßig aktualisiert, so dass hier die Wahrscheinlichkeit einer Kompatibilität mit aktuellen Versionen von Thunderbird und Co. recht hoch ist.

Die passende Migrationssoftware muss also alle im letzten Schritt definierte Voraussetzungen erfüllen. Oft wird dafür Software aus mehreren Quellen benötigt, denn die technische Umsetzung einer Server-seitigen Migrationssoftware unterscheidet sich grundlegend von der Umsetzung einer Client-seitigen Migrationssoftware. Nur die wenigsten Produkte schaffen es laut Connected Software, alle Datentypen zu migrieren.

Wahl der geeigneten Migrationssoftware

Bevor sich der Admin für eine Migrationssoftware entscheidet sollte er genau definieren, was erreicht werden soll. Im schlimmsten Fall müssten nach einer fehlgeschlagenen Migration externe Entwickler die verloren gegangenen oder veränderten Mail-Daten rekonstruieren.

Vor dem Migrieren sollten unbedingt die Entwickler der Migrationssoftware kontaktiert werden um sicher zu stellen, dass die Software für die eigene Umgebung geeignet ist und optimal eingesetzt wird. Oft liegt es an der richtigen Nutzung der Software, ob ein Techniker sich jeden Arbeitsplatz manuell anschauen muss oder ob ein Script die gesamte Migration vollautomatisch übernimmt. Außerdem kann in einigen Fällen anhand dieses Kontaktes schon eingeschätzt werden, wie vertrauensvoll und verantwortungsbewusst die Softwareschmiede ist.

Im Folgenden werden einige Vorschläge gegeben worauf Techniker beim Test-Durchlauf achten sollten.

Konfiguration der Software für die Client-seitigen Migration

Muss die Software auf jedem Rechner einzeln installiert werden, kann sich die Arbeit ins Unermessliche steigern. Die Software für die Client-seitige Migration sollte sich automatisch auf den jeweiligen Arbeitsplätzen konfigurieren.

• Muss die Software vor der Nutzung installiert werden?

• Kann die Software so angepasst werden, dass sie nach dem Start ohne weiteres Zutun die Mail-Daten migriert?

• Findet das Programm die für den Umzug relevanten Mail-Daten automatisch?

• Übermittelt das Programm seinen Status, wenn die Migration vollzogen ist?

• Ist die Software mit den in der Firma installierten Betriebssystemen kompatibel?

Konvertierung der Nachrichten

Als Test wird eine kleine Mailbox in das neue Mail-System migriert:

• Wurden alle Ordner übernommen?

• Sind in allen Ordner die richtige Anzahl von Mails?

• Sind die Mails in den jeweils richtigen Ordnern?

• Wurden die Betreffzeilen korrekt übernommen?

• Wurden die Zeitangaben wie "erhalten", "erstellt", "gesendet" richtig übertragen?

• Wurden "ungelesene Nachrichten" richtig markiert?

• Sind die Anhänge vollständig erhalten und lassen sie sich öffnen?

• Wurden die implementierten Bilder übertragen?

• Funktioniert die "Antworten"-Funktion bei den migrierten Mails?

Stress Test

Als Test wird eine große Mailbox in das neue Mail-System migriert

• Wurden alle Ordner, auch die Unterordner, übernommen?

• Wurde die Migration ohne Zwischenfälle durchgeführt?

• Wurden auch große Angänge mit 100 MB und mehr korrekt übertragen?

Umzug der Adressbücher

Als Test wird ein Adressbuch umgezogen

• Wurden alle Adressen übernommen?

• Können die Kontakte geöffnet werden?

• Sind alle zusätzlichen Felder wie zweite Mail-Adresse, Geburtstag oder Kommentare übertragen?

• Können Mails an den migrierten Kontakt geschickt werden?

• Wurden Verteilerlisten konvertiert?

Diese Liste stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll lediglich einige Anhaltspunkte geben, was alles überprüft werden sollte.

Durchführung des Testlaufs und Einsammeln des Nutzer-Feedbacks

Selbst bei relativ kleinen Migrationsprojekten sollte stets ein Testlauf durchgeführt werden. Dabei ist der Testlauf auf dem Rechner eines Mitarbeiters der IT-Abteilung nicht mit dem Testlauf auf dem Rechner eines normalen Anwenders gleich zu setzen. Das Einbeziehen einiger Mitarbeiter aus anderen Abteilungen soll sicherstellen, dass bei der tatsächlichen Migration keine bösen Überraschungen auf den Administrator lauern. Connected Software warnt, dass viele Firmen diesen wichtigen Schritt überspringen und dann oft erst kurz vor der Migration feststellen, dass Schlüsselkomponenten für eine reibungsfreie Migration fehlen.

Als Test-Anwender für die Pilot-Migration eignen sich Mitarbeiter, die einen repräsentativen Durchschnitt der Nutzerschicht der Firma darstellen. Dafür sollten sowohl Power User, als auch Computerlaien ausgewählt werden. Sollte die Migration von einem Client-seitigen Mail-Programm erfolgen, ist auch darauf zu achten, dass die Test-Nutzer verschiedene Hardware-Voraussetzungen und Betriebssysteme haben.

Die Bedingungen für das Test-Projekt sollten denen bei der tatsächlichen Migration so sehr wie möglich ähneln. Wenn also die Migration für ein Wochenende geplant ist, sollte auch der Testumzug an einem Wochenende stattfinden. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt zu prüfen, wie gut die Mitarbeiter mit dem neuen E-Mail-System zurechtkommen. Sollten an bestimmten Stellen gehäuft Verständnisprobleme auftreten, können diese explizit in den Trainings nach der kompletten Migration geübt werden.

Die Test-User sollten anschließend darum gebeten werden, ihr Feedback zum Migrationsverlauf und zur neuen E-Mail-Infrastruktur zu geben. So kann es vorkommen, dass sich einige Nutzer an ganz gewisse Funktionen der alten E-Mail-Umgebung gewöhnt haben, die es so auf dem neuen System nicht mehr gibt. Sollte von einem Client-basierten System auf eine Server-seitige Lösung umgestiegen werden, könnten sich einige über die geringere Performance beschweren. Zu weiteren üblichen Beschwerden gehört zum Beispiel, dass E-Mail-Ordner nicht mehr gefunden werden, die Mitarbeiter die Funktion zum Sortieren nach Vor- und Nachnamen vermissen oder ihre E-Mail-Signatur nicht anpassen können. Diese Gelegenheit sollten Administratoren nutzen, um eine FAQ-Liste anzufertigen.

Durchführung der kompletten Migration

Wenn all diese Punkte beachtet wurden, sollte die tatsächliche Migration der E-Mail-Infrastruktur problemlos von der Hand gehen. Laut Connected Software können Administratoren mit optimaler Vorbereitung und der Wahl der richtigen Migrationssoftware mit einer Erfolgsquote von über 99 Prozent rechnen. So sei es sogar üblich, dass während der tatsächlichen Migration kaum Anrufe beim technischen Support gäbe. Vorbereitung, Planung und das Testen sollten sicher stellen, dass die Migration so reibungsfrei wie möglich von statten gehen.