Seit mehr als 25 Jahren bieten Softwarehersteller mittlerweile IT-Lösungen für das Management und die Archivierung von Dokumenten an. Inzwischen hat sich für dieses Segment der Gattungsbegriff Enterprise-Content-Management (ECM) eingebürgert. Doch die Beschaffung eines Programms allein etabliert noch längst kein ECM. Folgende Fragen sollten Entscheider beantworten können, um den Projekterfolg zu sichern und das ECM-Potenzial zu heben.
Ein "klassischer" Zettelkasten auf dem Desktop Mit der auf Java basierenden Software "Zkn3" steht eine Lösung zur Verfügung, die den Aufbau von Literatur- und Textsammlungen ermöglicht.
Unabhängigkeit von der Plattform durch Java "Zkn3" kann problemlos auch auf Mac OS X zum Einsatz kommen.
Nicht unbedingt WYSIWYG Aber nach der Eingabe der Daten als reiner Text werden diese dann auch entsprechend der Auszeichnung auf dem Bildschirm dargestellt.
Ein Zettelkasten mit vielen Möglichkeiten Bei der freien Software "Synapsen" kann der Anwender schon bei der Installation die entsprechende Unterstützung für seine Textverarbeitung installieren.
Der "Synapsen"-Zettelkasten im Einsatz Die Oberfläche der Software ist nicht mehr ganz auf dem Stand moderner GUIs, wie man sie heute in der Regel auf den Windows-Systemen findet.
Auch hier ist es möglich, über Plattformen hinweg zu arbeiten "Synapsen" arbeitet dank Java ebenfalls problemlos mit Mac OS X zusammen.
Notizzettel, die überall zur Verfügung stehen Diese Idee steckt hinter "Evernote und wird durch die Verfügbarkeit auf vielen Systemen und mit Hilfe der Abspeicherung im Web ermöglicht.
Wichtiger Vorgang, wenn das Wissen "up to date" bleiben soll Evernote muss synchronisieren, damit sich die Daten auf einem einheitlichen Stand befinden.
Die Notizen und anderen Daten stehen auch mobil zur Verfügung Die freie App von Evernote ermöglicht den Zugriff von Android, iOS und Windows Phone 7 auf das gesammelte Wissen.
Auch Microsoft hat ein gutes Tool für das Wissensmanagement im Angebot OneNote gehört ebenfalls zur Office-Familie, ist aber vielen Anwendern nicht so geläufig wie Microsoft Word oder Excel.
OneNote kann auch Online und in der Cloud zum Einsatz kommen Dazu braucht es aber kein Office 365, da eine OneNote WebApp auch für Microsofts Onedrive zur Verfügung steht).
OneNote im mobilen Zugriff Nachdem es zunächst nur eine App für iOS und Windows Phone gab, stellt Microsoft auch Android-App zur Verfügung, die regelmäßig Updates erfährt.
Zu Beginn sicherlich etwas gewöhnungsbedürftig Die freie Software Freemind bietet dem Anwender alle Möglichkeiten des Mindmappings, verlangt aber eine gewisse Einarbeitungszeit
Die in der Basisversion kostenfreie Software von Mindmeister Sie ermöglicht die Arbeit mit Mindmaps in der Cloud und erlaubt auch das Teilen der Mindmaps mit Kollegen auf diesem Weg.
So ist ein Arbeiten bei jeder Gelegenheit möglich Die MindMeister-Software wird auch als App für Android oder iOS angeboten und kann dann auf die gleichen Dateien zugreifen, die von der Online- oder Desktop-Version der Software erstellt wurden.
Schnell, klein und einfach Mit der Wiki-Software Notebook2 können Anwender problemlos eigene Wikis auch auf USB-Sticks anlegen und verwenden.
Einfaches Editieren mit wenig Besonderheiten Das Prinzip der einfachen Verwaltung "virtueller Zettel", die dann verknüpft sind, wird bei Notebook2 sehr konsequent umgesetzt.
Wiki-Prinzip mit ganz moderner Oberfläche Die Software lexiCan4 wurde mit dem aktuellen Ribbon-Konzept der Office-Anwendungen ausgestattet und sollte so für die meisten Anwender leicht zu bedienen sein.
Ein neues Wissensgebiet ist schnell angelegt Wer mit Word umgehen kann und schon mal ein Wiki gesehen hat, wird in der Regel auch mit lexiCan4 schnell eigene Wissensgebiete anlegen und entsprechend gliedern können.
Woran erkennt man ein erfolgreich eingeführtes modernes ECM?
Aus der kaufmännischen Sicht macht sich ein erfolgreich eingeführtes ECM dadurch bemerkbar, dass die Kosten nachhaltig sinken und sich Prozesse in dokumentenzentrischen Abläufen, die zumeist die Kernprozesse des Unternehmens umfassen, schneller abwickeln lassen. Die mit der Ablage im Dokumenten-Management-System (DMS) verbundenen Kosten liegen im Erfolgsfall trotz der zusätzlich notwendigen Scan- und Indexiertätigkeit häufig niedriger als die Kosten der Papierablage, denn diese findet für jede Kopie immer wieder neu und somit mehrfach statt. Aber nicht nur die Archivierung, sondern auch die Aufbewahrung der bereits archivierten Dokumente fällt mit geordneter Datenhaltung günstiger aus als papiergebunden. Teure Stellflächen und Archiv-Verwaltungseinheiten gehören der Vergangenheit an.
Vorgaben zur Aufbewahrung und zeitgerechten Vernichtung von Unterlagen erfüllen sich in ECM-Lösungen durch definierbare Regeln quasi nebenbei, und die vollständige Aktenführung ist dank der Integration aller Medien (Papier, Fax, Datei, E-Mail) in diesen Lösungen gelebte Praxis.
Bei den Zugriffen werden die Vorteile eines ECM am deutlichsten, denn für alle im System abgelegten Unterlagen dauert der Abruf nur Sekunden, egal wie alt das Dokument ist: Das Suchen nach der Akte, das schier endlose Warten auf die Belieferung aus dem Zentralarchiv oder der Mikrofilmstelle hat mit der Einführung des ECM ein Ende. Auch finden sich die Unterlagen in aller Regel dort, wo sie zu erwarten sind. Die Suchmöglichkeiten im ECM sind klar vorgegeben und entsprechen den Ablage- und Suchanforderungen der Anwender. Einmal abgelegte Dokumente sind verlässlich an der zugewiesenen Stelle innerhalb der Akte auffindbar - ein versehentliches Löschen oder Umhängen ist praktisch ausgeschlossen.
Die damit zusammenhängenden Prozesse lassen sich somit deutlich schneller und effizienter abwickeln. Durch die elektronische Aktenbereitstellung lassen sich Vorgänge gleichzeitig parallel bearbeiten, was die Prozess-Durchlaufzeiten in der Regel deutlich reduziert. Zusätzlich ist gewährleistet, dass Entscheidungen auf Basis der aktuellen Sachlage erfolgen. Da Akteninhalte teils vollautomatisch (sämtliche Ausgangspost), teils durch eigens hierfür betriebene Servicestellen (Scanstelle, sämtliche Eingangspost) oder für die restlichen Unterlagen durch den Anwender selbst (E-Mail- und Dateiablage) abgelegt werden - und zwar kurz nach dem Dokumenteneingang, spätestens unmittelbar nach Bearbeitung des Vorgangs - liegen die benötigten Informationen vollständig vor.
Einige stark strukturierte Prozesse lassen sich sogar elektronisch und ohne Sachbearbeiter-Eingriff fallabschließend in sogenannter Dunkelverarbeitung innerhalb des ECM ausführen. Diese Möglichkeiten sind heutzutage allerdings noch auf einfach strukturierte Prozesse beschränkt, die besonders geringen Entscheidungsfreiraum enthalten und zumeist auf Formularen oder ähnlich stark strukturierten Unterlagen beruhen.
Tipps für das Enterprise 2.0
Tipps für das Enterprise 2.0 Unternehmensinterne Social-Media-Plattformen bringen Teamarbeit und Wissens-Management auf ein neues Niveau. So gelingt das Enterprise 2.0.
Klein und früh anfangen: Wer schon zum Start den großen Wurf plant, wird ewig planen und wenig einführen.
Pilotprojekte in Social-Media-affinen Teams: Geeignet sind insbesondere verteilte Gruppen mit viel Projektarbeit. Sie haben einen hohen Abstimmungsbedarf und sind zugänglich für neue Kommunikationsformen.
Multiplikatoren identifizieren: Mitarbeiter, die andere Kollegen begeistern können, sind Gold wert. Das Social Business funktioniert nur mit einer kritischen Masse.
Portale sind besser als Einzellösungen: Wenn sich Mitarbeiter für Wikis, Foren und soziale Netze getrennt anmelden müssen, verlieren sie schnell die Lust.
Arbeitsprozesse abbilden: Wenn Abläufe wie Urlaubsübergabe und Dokumentenbearbeitung vom sozialen Netz unterstützt werden, erschließt sich den Mitarbeitern ein Nutzen. Das fördert die Akzeptanz.
Klarnamen vorschreiben: Wer den Umgangston in öffentlichen Diskussionsforen im Internet kennt, wird ihn sich nicht im eigenen Unternehmen wünschen. Anonymität fördert Beleidigungen und Mobbing, Klarnamen schützen davor.
Guidelines formulieren: Wenn Geschäftsabläufe abgebildet werden, sollte klar sein, wo welche Inhalte gepostet werden sollen und dürfen.
Betriebsrat einbinden: Social Business schafft Transparenz im Unternehmen und sollte daher mit der Arbeitnehmervertretung abgesprochen werden.
Datenschutz beachten: Soll sich das soziale Netz auf ausländische Niederlassungen erstrecken, müssen zuvor Datenschutzbestimmungen abgeklärt werden.
Wie sollte ein erfolgreiches ECM-Projekt angelegt sein?
Für den ECM-Erfolg ist ein sauber geplantes Einführungsprojekt nötig. Auf der fachlichen Ebene müssen die dokumentenbezogenen Anforderungen umfänglich analysiert werden. Neben reinen Mengenangaben müssen die Verantwortlichen Bescheid wissen über die fachlichen Anforderungen an die Dokumentenhandhabung innerhalb der Fachprozesse. Dabei sind alle Regeln und Besonderheiten aufzunehmen, etwa spezielle Papierformate oder -beschaffenheiten, die Bedeutung von Farbinformationen für die Sachbearbeitung, Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten und nicht zuletzt die Organisation der Papierverwahrung und -verteilung inklusive Kopien. Auch müssen sämtliche Ausgangsdokumentarten und deren Quellen ermittelt werden, wobei spezielles Augenmerk auf sogenannte Rückläufer zu richten ist, also Dokumente, die selbst an den Partner versendet und von diesem anschließend zurückgesendet werden, denn diese bieten häufig ein hohes Automatisierungspotenzial.
Außerdem sind die Prozessanforderungen zu analysieren, und es ist festzulegen, wie das ECM in die Prozesse eingebunden werden soll. Hier handelt es sich meist um Auskunftsfunktionen (Dokumentensuche und Aktenfunktionen). In immer mehr Projekten gibt es aber auch E-Mail-ähnliche Kommunikation über elektronische Postkörbe oder Prozesssteuerungen mittels Workflow.
Da all diese Informationen nicht nur über Fragebögen, sondern aufgrund ihrer Komplexität immer häufiger nur über Vor-Ort-Erhebungen und Interviews ermittelbar sind, muss man ausreichend Zeit einplanen.
Erfolgsfaktoren für ECM
Projektteam mit Vertretern aus den Fachbereichen und der Technik.
Detaillierte Analyse der Dokumenten- und Prozessanforderungen.
Ermittlung der Betriebsanforderungen.
Produktauswahl unter Berücksichtigung der IT-Strategie und der funktionalen Anforderungen.
Funktional abgestufte Anwendungsbereitstellung, strategischer ECM-Ausbau in Schritten.
Dauerhafter Anwendungssupport durch fest zugeordnete Betreuung.
Aus den gewonnenen Informationen über Prozesse, Dokumente und Ablagen lassen sich die notwendigen ECM-Strukturen und -Funktionen ableiten. Dieser Schritt ist besonders wichtig für die Auswahl einer passenden Systemlösung. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die wesentlichen Anwendungsfunktionen zur Suche und Ablage von Dokumenten und deren Organisation in Akten die gewünschten Prozessverbesserungen auch ermöglichen.
Auf der technischen Ebene ist es wichtig, die passende Systembasis auszuwählen beziehungsweise die Komponenten und Verfahren zu ermitteln, die sich besonders gut in die bestehenden IT-Anwendungen und -Prozesse einbinden lassen. Denn das ECM wird im Lauf der Nutzung zu einer immer zentraleren Informationsquelle im Unternehmen.
Selbstverständnis der Fachbereiche Steigende Bedeutung der Wissensarbeit führt zur Aufwertung der Fachbereiche. Dies bedingt höhere Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Serviceorientierung.
Organisation und Prozessgestaltung Wissensarbeit entsteht nicht mehr im „Elfenbeinturm“. Damit steigt der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand.
Personalsuche und-entwicklung Fachkräftemangel ist insbesondere in wissensintensiven Bereichen evident.
Reorganisation Wissensarbeit, Entwicklung Projektarbeit Starre Organisationsprozesse werden bei Wissensarbeit zum Hemmnis. Alternative ist Projektarbeit.
Reorganisation Wissensarbeit, Anteil Projektarbeit R&D führt bei projektwirtschaftlichen Strukturen, gefolgt von der IT.
Reorganisation Wissensarbeit, Handlungsbedarf Projektarbeit und Auflösung von Wissensinseln stehen auf dem Programm.
Nutzung der Technologien zur Unterstützung der Wissensarbeit Mobile Office und Video- bzw. Web-Conferencing wird Alltag.
Handlungsbedarf beim Einsatz von Technologien zur Unterstützung der Wissensarbeit Steigende Bedeutung moderner Technologien bei Wissensarbeit, aber Social Media noch nicht tief verankert.
Einsatz externer Spezialisten, strategische Bedeutung Einsatz externer Spezialisten erfolgt bei Hälfte strategisch geplant, die andere Hälfte nutzt sie ad-hoc.
Einsatz externer Spezialisten, Fachbereiche Jeder zweite Fachbereich vergibt Projekte oder Prozessschritte an externe Dienstleister. Deutliche bereichsspezifische Unterschiede.
Einsatz externer Spezialisten, Anteil In vielen Fachbereichen sind externe Dienste mittlerweile ein integraler Bestandteil der Wertschöpfung. Ihr Anteil nimmt in den nächsten zwei bis drei Jahren weiter zu.
Einsatz externer Spezialisten, Chancen Weiterentwicklung Fachbereiche Externeneinsatz ist mehr als die Schließung von Ressourcenengpässen. Er bietet neue Ideen und „Blick über den Tellerrand“.
Einsatz externer Spezialisten, Einarbeitung und Integration Coaching, klare Verantwortlichkeiten und Dokumentationen unterstützen den Einsatz Externer.
Einsatz externer Spezialisten, erwartete Entwicklung Auch zukünftig sind externe Spezialisten/Dienstleister gefragt. Ihr Einsatz wird steigen.
Welche Fehler drohen bei der ECM-Einführung?
Nicht selten erwarten Unternehmen, mit der technischen Installation eines Produkts bereits ECM erfolgreich etabliert zu haben. Allzu oft richtet sich der Blick nur auf die Technik und das Gefühl, ein leistungsfähiges Produkt erworben zu haben. Im schlimmsten Fall wird erst danach nach dem Problem gesucht, das damit gelöst werden soll. Besonders kritisch wird es, wenn ECM-Produkte rein funktional betrachtet werden ("Hauptsache, es kann scannen, versionieren und archivieren..."), ohne die notwendigen Optimierungen der täglichen Handhabung oder die Mengenanforderungen zu berücksichtigen.
Geht der Fachbereich ohne IT-Betreuung an die ECM-Auswahl, dann besteht die Gefahr, dass vielleicht ein System mit attraktiv erscheinenden Oberflächen beschafft wird, dieses aber die architektonischen oder IT-strategischen Vorgaben nicht unterstützt und im Betrieb nur unzureichend betreut werden kann oder programmtechnisch nicht ausreichend anpassbar ist.
Passt das ECM nicht, können anstelle einer Prozessverbesserung und -beschleunigung im schlimmsten Fall die gegenteiligen Ergebnisse eintreten. Das kann etwa der Fall sein, wenn die Scanfunktion die benötigten Massenverarbeitungsweisen einer professionell organisierten Scanstelle nicht unterstützt und hierdurch ein deutlich höherer Erfassungsaufwand für die Papierunterlagen entsteht, als dies vor der ECM-Einführung der Fall war.
Je konkreter die ECM-Planung und je genauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, desto exakter lassen sich die Ziele definieren. Ungeduld ist dabei ein schlechter Begleiter: Die ECM-Einführung muss als Prozess verstanden werden. Bewährt hat sich, frühzeitig Basisfunktionen bereitzustellen (Ablage, Suche, Akte) und den Ausbau (Postkorb, Prozesssteuerung, Dunkelverarbeitung) in Folgephasen anzugehen.
Tools für das Social Business
Tools für das Social Business Instant Messaging, Acivity-Streams, Dokumenten-Sharing, Tagging und Profilseiten – diverse Plattformen stellen beliebte Social-Media-Funktionen für den internen Gebrauch zur Verfügung. Ein Überblick über die wichtigsten Tools:
Chatter Das Tool lässt sich mit der CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar. Sein Engagement im Social-Business unterstrich der Anbieter zudem mit der Übernahme von Radian6, einem Anbieter von Tools zur Analyse unstrukturierter Daten. Chatter bietet zudem die Möglichkeit, Prozessschritte anderer Enterprise-Anwendungen, zum Beispiel von SAP, einzubinden.
Jabber Cisco fährt im Social-Business zweigleisig. Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company seit Kurzem sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit.
Quad Das zweite Standbein ist "Quad", von Cisco als Plattform für das Enterprise 2.0 positioniert. Es integriert Features wie Blogs und Wikis.
Quad Quad ist am Frontend mit eingeschränkter Funktionalität mittels Web-Browser zu bedienen. Wollen Anwender die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten ausschöpfen, ist der Jabber-Client ratsam. Er gewährleistet auch die Interaktion mit Fremdprodukten wie Microsoft Office und Sharepoint.
Jive Eine beliebte Anwendung unter den Social-Business-Lösungen stellt das 2001 gegründete kalifornische Unternehmen Jive Software mit dem Produkt "Jive Engage" bereit. Es kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu.
Jive Die funktionalen Erweiterungen hat Jive in wesentlichen Teilen eingekauft: Die Akquisition von OfficeSync wurde beispielsweise zur Basis für das Dokumenten-Sharing, das übernommene Start steuert Konnektoren zur Microsofts Office-Welt bei. Im Frühjahr 2011 schluckte der Hersteller den Business-Analytics-Anbieter Proximal Labs. Seitdem können Anwender der Software bei Bedarf große Menge unstrukturierter Daten auswerten. Beachtung fand zuletzt auch Jives Marktplatz für Applikationen, der Partner dazu ermuntern soll, die Social-Business-Plattform mit Drittanwendungen anzureichern.
Sharepoint Microsoft setzt im Social Business auf "Sharepoint". Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.
SmartCloud for Social Business und Connections IBM vertreibt im Geschäft mit der unternehmensinternen Collaboration die Produktlinien "Connections" und "SmartCloud for SocialBusiness" (vormals LotusLive). Connections wird in die Unternehmens-IT integriert und bietet mit Activity Streams, Social Analytics, Wikis, Blogs, Dokumenten-Sharing sowie E-Mail- und Kalenderintegration typische Enterprise-2.0-Funktionen.
SmartCloud for Social Business und Connections Anwendungen von Drittparteien lassen sich mittels Portal integrieren. IBM verspricht auch die Einbindung von Geschäftsprozessen, beispielsweise können Nutzer SAP-Transaktionen in der Connections-Umgebung bearbeiten. Connections lässt sich auch als SaaS-Ausführung beziehen.
SocialCast Zudem schaffen Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Jüngste Neuerung, die bereits zu VMware-Zeiten eingeführt wurde, ist die Social-Applikation "Strides", die Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform ausbauen soll. Interessenten an Socialcast können zunächst eine kostenlose Version ausprobieren, die sich aber nicht im internen Data Center installieren lässt und der einige Funktionen, etwa zur Datenanalyse, fehlen.
Streamwork "Streamwork" wurde ursprünglich als Plattform entwickelt, die mit Hilfe von Business Intelligence die Entscheidungsfindung in Unternehmen schneller und kollaborativ gestalten soll. Dabei setzt SAP auf die Integration von Fremdprodukten. Anknüpfungspunkte bestehen etwa für Webex, Evernote sowie Outlook und Google Mail.
Streamwork Die Nähe zu betriebswirtschaftlichen Anwendungen spiegelt sich in der Feature-Liste wider: Wesentliche Funktionen betreffen etwa die Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Streamwork ist mit verschiedenen SAP-Anwendungen integriert.
Tibbr Mit "Tibbr" hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Folgerichtig betont auch Tibbr die Verzahnung verschiedener Anwendungen (etwa von Oracle, SAP, Microsoft Sharepoint und Salesforce.com) in einer Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt.
Tibbr Tibbr bietet soziale Services wie Microblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities. Die Nutzer können sogenannten Subjects folgen, das sind entweder andere Nutzer, Gruppen oder Themen. Auch Tibco bietet Unternehmen Möglichkeiten zur Analyse der Inhalte.
Yammer "Yammer" kam vor knapp vier Jahren als unternehmensinterne, Cloud-basierende Software für das Microblogging auf den Markt. Der gleichnamige Betreiber vermarktet die Lösung zum einen als kostenlose und funktional reduzierte Version, zum anderen als kostenpflichtige Ausführung für fünf Dollar pro Monat sowie als Premium-Lösung für Unternehmen inklusive Admin-Rechten und Integrationsmöglichkeiten.
Yammer Mit dem aktuellen Release können Anwender beispielsweise Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Eine Präsenzanzeige erstreckt sich auch auf mobile Clients, zudem liefern Analysewerkzeuge Daten über die Aktivitäten im sozialen Netz. Die Version für Unternehmen stellt besondere Sicherheitsfunktionen sowie Andockmöglichkeiten an Geschäftsapplikationen etwa von Salesforce.com, Microsoft und Netsuite bereit.
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Was ist aus Prozesssicht für ein effizientes ECM zu beachten?
Wichtig ist, dass das ECM dauerhaft von einer fest institutionalisierten Gruppe fachlich und technisch betreut wird, um Erweiterungen unter optimaler Einbeziehung bereits geschaffener Teillösungen implementieren zu können.
Ein ECM ist immer dann erfolgreich, wenn es die Arbeitsprozesse spürbar verbessert. Hierfür ist eine hohe Verlässlichkeit Voraussetzung: Anwender müssen dort, wo sie es erwarten, die Informationen finden, die sich dort vereinbarungsgemäß befinden sollen. Grundlage hierfür sind zunächst klare Vereinbarungen über den Umfang der Dokumentenmigration aus der Papier- in die ECM-Umgebung genauso wie die professionelle Organisation jeglicher Dokumentenablagen.
Um das Potenzial von ECM-Anwendungen voll auszuschöpfen, sollten auch die Prozesse sowie Kommunikationswege und -formen überdacht werden. In einigen Fällen lassen sich durch die Bereitstellung von elektronischen Erfassungsformularen nicht nur der Dokumentenversand und die Rückläufer-Scanverarbeitung verbessern, sondern überdies der Datenerfassungsaufwand vollständig auf den Partner oder Kunden verlagern. (ba)