So bringen Sie Tempo in Ihre Digitale Transformation

Wenn Sie an Tempo denken, denken Sie vielleicht an einen Formel-1-Wagen. Damit der Erfolg hat, muss er in allen Aspekten perfekt sein. Aber wenn Sie Tempo in Ihre digitale Transformation bringen wollen, gilt das Gegenteil: Hier bremst uns Perfektionismus aus. Ein Prototyp aus Pappe bringt uns oft schneller voran als eine Ingenieursmeisterleistung aus Kohlefaser und Aluminium.

Entwicklung besteht zum großen Teil aus dem Beantworten von Fragen. Zum Beispiel, ob die Nutzer das Design verstehen. Ob die Suchfunktion so logisch aufgebaut ist. Ob das Produkt im Einsatz die richtige Größe hat. Ob man es auch mit Handschuhen bedienen kann. Wie viel die Interessenten dafür bereit sind zu zahlen.

Optimierung ist suboptimal

Wenn Sie Tempo wollen, müssen Sie sich bei jeder Frage überlegen, wie sie diese am schnellsten, einfachsten, effizientesten beantwortet kriegen. Ein Design können Sie auch mit Skizzen auf Papier oder in PowerPoint testen. Neue Ideen probieren Sie in der Warteschlange zum Kaffee aus, deswegen wird das gern der Starbucks-Test genannt. Und wenn Sie den Markt erkunden wollen, brauchen Sie noch gar kein Produkt. Bauen Sie eine Webseite mit Ihrem Angebot. Lassen Sie über Anzeigen Besucher darauf kommen und schauen Sie, wie viel davon bereit sind zu bestellen. Okay, danach müssen Sie sich entschuldigen und vielleicht einen Gutschein als Trost anbieten, dafür, dass es das noch gar nicht gibt. Aber so haben Sie in wenigen Tagen erstes echtes Feedback.

Also, erste Lektion: Denken Sie Lean. Wie können Sie die notwendigen Antworten so schnell und preiswert wie möglich bekommen?

Sicherheit macht kreativ

Wie wird ein Team maximal innovativ? Das hat Google intern getestet und kam zu der Antwort: Es braucht ein Gefühl von Sicherheit. Nur dann sind Teams wirklich in der Lage, konstant Höchstleistungen zu erzielen. Das ist ja auch verständlich: Wer etwas Neues tut, macht dabei Fehler. Aber wer Angst vor Bloßstellung, Spott oder Jobverlust hat, der hält lieber still. Dann haben Sie eher Mikado statt Innovation: Wer sich zuerst bewegt, verliert.

Also müssen Sie eine sichere Umgebung schaffen, in der Fehler eine Gelegenheit zu lernen darstellen. Wer damit noch einen großen Schritt weitergehen möchte, der macht Fehler (vor allem die eigenen) sichtbar. Wie wäre es denn mit dem Goldenen Bock? Wählen Sie jeden Monat (oder jedes Quartal) den dicksten Bock, den Sie oder die Kollegen geschossen haben. Und erzählen Sie offen davon - was Sie getan haben, warum Sie es taten, was Sie daraus gelernt haben. Dann sind Fehler nicht mehr nur schlecht, sondern auch Teil unserer Erfahrung.

Zweite Lektion: Gefühlte Sicherheit macht kreativ - und bringt Sie schneller zu innovativen Lösungen.

Vertrauen: Ihr Mittel gegen Bürokratie

"Eigentlich" entsteht Bürokratie ja aus guter Absicht. Man möchte Gleichberechtigung und Fairness schaffen. Doch leider wuchern die Regeln und Prozesse, ohne dass sie jemand wieder zurückstutzt. Es passiert eine Ausnahme und die Regeln werden um den Fall der Ausnahme erweitert. Und das jedes Mal. Am Ende muss jeder Mitarbeiter auch für kleine Dinge durch einen ungeheuer komplizierten Prozess. Das bremst, nervt und frustriert.

Gegenmittel gegen Bürokratie ist Vertrauen. Denn dann müssen Sie nicht mehr hinterher sein. Dann gehen Sie davon aus, dass Ihre Kollegen ebenso am Wohl der Firma interessiert sind wie Sie selbst. Das macht auch Start-ups schneller, denn die haben weder Zeit für Prozesse noch ein Misstrauen anderen gegenüber. In der Beschaffung sieht das so aus:

Das gilt ebenso für ausufernde Statusberichte und die Dokumentation. Wollen Sie Tempo? Dann gilt als dritte Lektion: Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser.

"Wir hatten das so schön geplant"

Kennen Sie diesen Satz? Der Plan steht, Business Cases wurden gebaut, das Budget berechnet, das Projekt beginnt. Und prompt kommt die erste Abweichung. Doch diesen detaillierten Plan zu ändern, wäre ein mörderischer Aufwand. Also wird der Plan besser nicht geändert; stattdessen wird diskutiert, wie man die Realität dem schönen Plan anpassen kann. Nicht wirklich zielführend.

Ein Plan ist an sich nicht schlecht, aber wenn Sie bei der Entwicklung neuer Projekte schnell sein wollen, müssen Sie planlos handeln. Sie wissen doch vorher gar nicht, wie der Weg zum Ziel aussieht, wie lange er dauert - und ob es überhaupt einen lohnenden Weg gibt. Sie wissen nicht, was sich unterwegs ändern kann und wie sich das Projekt entwickelt. Das wird gerne ignoriert und dann wird die Zeit in Meetings dafür verschwendet, einen Schuldigen für die Abweichungen vom Plan zu finden.

Vierte Lektion: Machen Sie kleine Schritte, bleiben Sie beweglich und agil. Tun Sie, was als nächstes dran ist, lernen Sie daraus und passen Sie das jeweils Nötige an.

In guten wie in schlechten Meetings …

Keiner mag Meetings. Sie dauern zu lange, es kommt zu wenig dabei heraus und kaum geht es los, sind die Kekse alle. Aber es ist ja schon schwierig, in einem Projekt alle an einen Tisch zu bekommen. Jeder hat kommende Woche eine halbe Stunde Zeit - doch nur leider nie gleichzeitig. Und jedes Mal vier Wochen zu warten, ist keine Option.

Probieren Sie in solchen Fällen doch mal asynchrone Abstimmung aus. Jeder gibt seine Meinung ab, wann er Zeit hat, und nutzt dafür eine Plattform wie Slack oder Teams. So muss nicht umständlich ein gemeinsamer Termin gefunden werden. Jeder kann sich äußern, keiner sich am Ende rausreden. Sie gewinnen Zeit und verbessern gleichzeitig den Informationsfluss.

Aber selbst wenn sie stattfinden, sind Meetings meist ineffizient, weil sie nicht sinnvoll geplant und genutzt werden. Um sich und andere zu informieren, gibt es bessere Wege und auch Entscheidungen können sehr gut jenseits des Meetings vorbereitet und sogar gefällt werden - wenn denn die Regeln klar sind:

1. Meetings finden nur statt, wenn es nicht anders geht.

2. Machen Sie in Meetings nie Sachen, die Sie besser am Schreibtisch erledigen können.

3. So wenig Teilnehmer und so wenig Zeit wie möglich.

Und wenn Sie mal nebenbei 30 Prozent mehr Zeit gewinnen wollen, sagen Sie einfach alle regelmäßigen Meetings ab!

Fünfte Lektion: Meetings sind wie Medizin einnehmen. So viele wie nötig, so wenig wie möglich. Und fast immer sind weniger Meetings möglich und besser.

… bis dass der Chef entscheidet

Meeting oder nicht, ein Kern-Problem beim Tempo ist: Wie werden Entscheidungen getroffen? Trifft sie einer, treffen sie mehrere? Muss der Beschluss einstimmig, absolut oder mehrheitlich sein? In den meisten Unternehmen gibt es vier Arten, Mehrheiten für Entscheidungen zu bilden. Das sind:

Wer Tempo will, für den gibt es eine noch besser Alternative: den Konsent. Eine Entscheidung gilt, wenn niemand ausdrücklich widerspricht. Und wer widerspricht, muss erklären, warum. Das sorgt nicht immer für Begeisterung, aber es sorgt für Tempo. Für den Anfang ist es wichtiger, eine schnelle und verbindliche Entscheidung zu haben. Der Enthusiasmus kommt später.

Sechste Lektion: Klären Sie, wie genau Sie entscheiden werden.

Wissen Sie, was Sie wissen?

Die schnellsten Entscheidungen sind die, die eine Person trifft. Warum auch nicht? Mut und Vertrauen in das Können der Mitarbeiter! Dafür muss dieser Mensch aber wissen, was wichtig ist. Er muss das Problem verstehen und die Folgen überblicken können. Das bedeutet, er oder sie muss nicht nur wissen, was er oder sie nicht weiß. Sondern auch berücksichtigen, dass man von manchen Sachen gar nicht weiß, dass man sie nicht weiß.

Siebte Lektion: Machen Sie sich klar, was Sie wissen und was Sie nicht wissen. Schließen Sie diese Lücken gezielt. Dann können Sie fundiert entscheiden.

Der Preis des Nicht-Entscheidens

Manche Chefs haben Angst davor zu entscheiden. Ja, manchmal können wir die Folgen nicht überblicken. Manch einer verfällt dann in Analysis Paralysis. Es werden immer mehr Analysen eingeholt, mehr Prognosen erstellt und es passiert: gar nichts.

Oft entscheiden wir wichtige Fragen nicht, weil uns das Tagesgeschäft auffrisst. Es ist immer etwas Eiliges zu tun, noch etwas zu klären. Aber wenn Sie nicht zwischen eilig und wichtig unterscheiden, werden Sie nie etwas Wichtiges erledigen.

• Machen Sie sich klar, welche Entscheidungen anstehen.

• Was genau ist das Ziel der Entscheidung?

• Bestimmen Sie die Parameter. Was sind die Entscheidungskriterien?

• Besorgen Sie das nötige Wissen. Wessen Input brauchen Sie und wie kriegen Sie den am schnellsten, einfachsten, zuverlässigsten?

Nur vier Punkte, die Sie einfach nacheinander abarbeiten können. Und mit denen Sie scharf auf Kurs bleiben.

Tempo beginnt im Kopf

Wir wissen manchmal gar nicht, wie schnell wir sein können. Als die Eisenbahn erfunden wurde, haben manche Ärzte vor den entsetzlichen Folgen für den menschlichen Körper gewarnt, wenn er auf mehr als 30 km/h beschleunigt wird. Heute wissen wir, dass das ganz harmlos ist. Aber auch wir denken oft, es ginge nicht schneller - dabei ist das nur unmöglich, solange man es nicht probiert hat.

Und wenn Ihnen die Motivation fehlt, empfehle ich Ihnen ein wenig Paranoia. Machen Sie sich klar, dass die Konkurrenz demnächst an Ihnen vorbeiziehen wird. Dass Amazon kommen und Ihren Markt fressen wird. Dass in Start-ups Tag und Nacht darüber nachgedacht wird, wie man Ihnen Kunden wegnehmen kann. So etwas zwingt zum Fokus. Lassen Sie alles weg, was nicht wirklich wichtig ist. Suchen Sie immer den schnellsten und einfachsten Weg.

Bonus-Lektion: Lernen Sie, Nein zu sagen: Denn der allerschnellste Weg, etwas zu tun, ist, es gar nicht zu tun!

Fazit

Das Tempo zu erhöhen, ist am Anfang unbequem. Aber Sie können auf vieles verzichten, vor allem auf Meetings und Bürokratie. Sorgen Sie für klare, schnelle Entscheidungen. Dann haben Sie Zeit für die Umsetzung. Und bauen Sie für Ihre Tests, wo immer es geht, einen Prototyp aus Pappe statt eines Kunstwerks - weniger schön, dafür viel schneller. Und deswegen erfolgreich.