Zwischen 20 und 42 Prozent der gesamten IT-Ausgaben fließen in Software - Tendenz steigend. 2008 werden laut einer Voraussage des Marktforschungsinstituts Gartner allein in Deutschland 2,2 Milliarden Euro für CRM-, ERP- und SCM-Anwendungen ausgegeben - SAP gehört in diesem Bereich zu den führenden Anbietern. Um Transparenz in Kosten und Verwendung von SAP-Lizenzen zu bringen, setzen immer mehr Unternehmen SAP-Add-ons ein, die dabei helfen, Lizenzen zu verwalten und zu optimieren.

Viele SAP-Kunden sind leidgeprüft durch überraschende Forderungen nach Nachlizenzierungen und mangelnde Transparenz. Eine Datenbasis für ein internes Reporting und eine nutzungsabhängige Verrechnung der Lizenzkosten ist mit Standard-SAP-Mitteln nicht realisierbar. Auch wenn Unternehmen alle Rahmendaten, Laufzeiten und Vereinbarungen ihrer Verträge und Lizenzen im Blick haben, zahlen sie unter Umständen immer noch zu hohe Lizenzgebühren an die Walldorfer.

Unklarheiten im SAP-Lizenzmodell

Das SAP-Lizenzmodell beinhaltet Fallen, von denen die meisten Anwender nichts wissen: Ein Unternehmen schließt in der Regel einen Vertrag, in dem definiert ist, wie viele Nutzerlizenzen unterschiedlicher Art eingesetzt werden dürfen. Am häufigsten sind die Kategorien des Developer-, des Professional- und des Limited-Professional-Nutzers sowie der kostengünstigen ESS (Employee Self Service)-User. Konkret stellt sich bei einer Vermessung die Frage, welcher User welche Lizenz nutzt - denn danach wird bezahlt. Das sind die häufigsten Probleme:

• Beim Anlegen eines SAP-Users wird kein Lizenzschlüssel vergeben. Konsequenz: Der User wird als Professional abgerechnet - die teuerste Möglichkeit.

• Ein User hat einen bestimmten Lizenzschlüssel, nutzt das SAP-System aber nicht oder nicht in dem Maße, dass dieser notwendig wäre. Konsequenz: Bezahlt wird der eingetragene Schlüssel.

• Ein Unternehmen hat durch Zukäufe im Rahmen einer Expansion keine einheitliche User ID, über die mit Standard-SAP-Mitteln konsolidiert werden kann. Konsequenz: Unter Umständen werden für einen User (eine Person) mehrere Lizenzen berechnet.

• Ein Nutzer, der nur einfache Tätigkeiten (zum Beispiel das Sichten von Daten im System) verrichten soll und einen entsprechend niedrigen Lizenzschlüssel hat, nutzt das System mehr als vorgesehen. Konsequenz: Für den Nutzer muss eine teurere Lizenz erworben werden.

• Es werden Engines genutzt, deren Einsatz nicht vorgesehen war. Konsequenz: Die Nutzung einer Engine wird kostenpflichtig lizenziert.

Erste Aufgabe: Transparenz schaffen

Solche Schwierigkeiten fallen bei der Konsolidierung für die LAW (License Administration Workbench) von SAP nicht auf und führen dazu, dass Unternehmen häufig mehr Lizenzen erwerben, als sie brauchen. Oftmals stoßen Add-On-Hersteller wie Honico oder Consono bereits bei ersten Analysen im SAP-System vieler Kunden auf ähnliche Situationen:

• Die verantwortlichen Mitarbeiter haben ? aufgrund unklarer Formulierungen in den SAP-Verträgen ? keine Möglichkeit, eindeutig zwischen einem Professional und einem Limited Professional User zu unterscheiden.

• Sie sind oft überrascht von der Rechnung nach einer Vermessung, die deutlich höher ausfällt als zu Beginn kalkuliert.

• Über die Herkunft dieser Kosten lässt sich oft ebenso wenig sagen wie zu den Möglichkeiten, sie zu reduzieren.

• Es fehlt eine Basis, um innerhalb des Unternehmens Rechenschaft über die Verwendung der SAP-Lizenzen abzulegen oder die entstandenen Kosten anteilig an Konzerntöchter oder Abteilungen zu verrechnen.

Consulting-Projekte helfen nur bedingt weiter: Sie liefern zwar das nötige Know-how, verringern aber nicht die manuelle Arbeit bei der Bereinigung des Systems. Diese ist in größeren Systemlandschaften zudem manuell kaum mehr möglich. Damit erweist sich die kontinuierliche Optimierung der Lizenzen mit automatischen Reports auf Basis eines umfangreichen Regelwerks als der einzig praktikable Weg.

Die Analysen der Software beginnen auf einfachem Niveau mit der Dublettenprüfung und der Identifikation inaktiver User. Der Hauptteil der Prüfung bezieht sich dann auf die richtige Klassifizierung der User. Dabei wird das User-Verhalten analysiert. Die Werkzeuge werten verschiedenste Nutzungsdaten aus, wie die verbrauchte CPU-Zeit pro SAP-Modul oder die Anzahl der Transaktionen. Ferner werden die Berechtigungen des Nutzers der tatsächlichen Nutzung des Systems gegenübergestellt. Damit können die Klassifizierung über die Berechtigungsrollen gesteuert und gleichzeitig das Rollenkonzept und die Rollenvergabe verbessert werden. Zudem lässt sich eine Historie aufbauen, die es erlaubt, Entwicklungen im System langfristig nachzuvollziehen und von Jahr zu Jahr die Ergebnisse zu vergleichen.

Bearbeitung mit SAP-Bordmitteln

Das Add-On Dynamic License Control (DLC) von Honico ist SAP-zertifiziert und komplett in Abap entwickelt. Es lässt sich per Transport in SAP einspielen und auf einem System als Master installieren. Alle anderen vermessungsrelevanten Systeme werden als Satelliten angeschlossen. Vom Master aus wird dann zentral analysiert und gesteuert. Mit SAP-Bordmitteln müsste jedes System einzeln bearbeitet werden, was nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig ist.

Per DLC können Anwender verschiedene Klassifizierungsszenarien simulieren und damit eine Strategie entwickeln, um die SAP-Landschaft effizienter zu gestalten. Von SAP-Seite fehlt eine klare Vorgabe, an welchen Kennzahlen sich die Klassifizierung zu orientieren hat. Nach Abschluss aller Optimierungen ist ein zentrales Update der User-Stammsätze und ein Anstoß der LAW mit Übertragung der Vermessungsdaten möglich. Anwender erhalten damit auch deutlich mehr Transparenz. Die Reports dokumentieren beispielsweise, wie viele Lizenzen in welcher Abteilung beziehungsweise Tochtergesellschaft eingesetzt sind. Außerdem belegen sie die Nutzung des SAP-Systems und liefern damit essenzielle Informationen für IT-Abteilung, Controlling und Einkauf.

Damit ist nicht nur sichergestellt, dass nur so viele Lizenzen gekauft werden wie das Unternehmen benötigt, sondern auch im Bereich des Lizenz-Managements ist der Anwender ein ganzes Stück weiter. Das Tool verwaltet die bestehenden SAP-Verträge und vergleicht sie mit der aktuellen Nutzung. Drohende Unter- oder Überlizenzierungen werden erkannt, und die License Compliance kann schnell und unkompliziert geprüft werden. ABC-Analysen sorgen für Planungssicherheit, indem klar ersichtlich wird, welche Lizenzen benötigt werden und erworben werden müssen. Durch die Dokumentation der Verwendung der Lizenzen lassen sich diese erstmals auch intern verrechnen.

Einige Unternehmen möchten die Anzahl der eingesetzten Lizenzen gering halten und durch Vermeidung einer Nachlizenzierung Geld sparen, anderen geht es um die Transparenz hinsichtlich der Nutzung, oder sie brauchen eine Datenbasis für die interne Verrechnung. Die Schweizer Ciba AG setzte DLC im Rahmen eines weltweiten SAP-Rollouts von Anfang an ein. Da nicht genau einzuschätzen war, wie viele Mitarbeiter das SAP-System wirklich nutzen würden, sollte der genaue Bedarf vor Vertragsabschluss analysiert werden. Fazit: Es wurden 20 Prozent weniger Lizenzen benötigt als ursprünglich angenommen. (ba)