Zur Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse greifen immer mehr Unternehmen auf Software-as-a-Service-Lösungen in diesem Bereich zurück. Aktuell setzen ener Studie des IT-Marktforschers IDC zufolge elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Von den Unternehmen mit bereits bestehender Document Solution nutzt sogar schon fast jedes fünfte diese als SaaS. Nahezu die Hälfte der Befragten (46 Prozent) planen nach Angaben von IDC derzeit den Einsatz von Document Solutions as a Service und lediglich 13 Prozent schließen eine solche Lösung generell aus.
Mehr als die Hälfte Befragten betrachtet Document Solutions als ein Mittel, Dokumentenprozesse in den Fachabteilungen zu optimieren. Dabei gehören zu den am häufigsten eingesetzten Document Solutions Maßnahmen wie elektronische Formulare (69%) und elektronische Vorlagen (66%), elektronische Archivierugn (55%) oder das Digitalisieren und manuelle Weiterleiten von physischen Dokumenten (52%) sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken (48%).
Unternehmen setzen auf Know-how der Anbieter
Die zentralen Motive für Document Solutions als Saas sind vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität, aber interessanterweise auch mehr Sicherheit - wobei dieser Grund von den Unternehmen zugleich als ein entscheidender Hemmfaktor bei der Entscheidung für diese Form der Dokumentenverwaltung genannt wurde. Wenn Sie einen Anbieter gefunden haben, der die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt, betrachten die Firmen SaaS sogar als Möglichkeit, das Sicherheitsniveau zu steigern. "Die Unternehmen gehen also davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern" erläutert Projektleiter Matthias Kraus den vermeintlichen Widerspruch.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist erfolgsentscheidend
Um Document Solutions erfolgreich im Unternehmen implementieren zu können, müssen IT und Fachabteilungen abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, mahnen die IDC-Analysten in der Studie. Dabei können zahlreiche Hürden der Umsetzung eines solchen Projektes im Wege stehen wie aus den Erfahrungen der befragten Unternehmen hervorgeht: Die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen durch die IT (41 %) oder aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 %) sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen (27 %) wirken sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden, ist das Schaffen einer Kommunikations-Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen sinnvoll, empfehlen die Experten von IDC.
Für seine Studie "Print Management & Document Solutions" befragte IDC 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen beziehungsweise demnächst einführen möchten, zu untersuchen