Enterprise Portale ziel- und zukunftsorientiert verbinden

SharePoint in Verbindung mit anderen Portalen

19.03.2015 von Marc Zacherl

Dieser Artikel präsentiert eine mögliche Strategie sowie Analysemethoden, um Szenarien für die Zusammenarbeit von Microsoft SharePoint und Enterprise Portalen zu beleuchten und konkrete Empfehlungen hinsichtlich der Architektur und Strategie auszuarbeiten.

Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, SharePoint als Kollaborationsplattform einzusetzen. Hierbei spielt die Integration mit anderen Systemen im Produktivbetrieb wie SAP Portale oder andere Enterprise Portale eine bedeutende Rolle, um eine größtmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dabei soll die zukünftige Integration und Koexistenz der heterogenen Welten in Unternehmen weiterhin gewährleistet bleibt. Der definierte Projektzeitraum gibt die Tiefe des Umfangs vor. Meistens bestehen dieses Projekt sowie diese Aktivitäten aus wenigen Tagen.

SharePoint von A bis Z

A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen.

B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden.

C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User.

D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten.

E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar.

F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau.

G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden.

H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten.

I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt.

J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt.

Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt.

L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden

M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite.

N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden.

O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind.

P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen.

Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können.

R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten.

S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden.

T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit.

U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch.

V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird.

W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden.

X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar.

Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg!

Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.

Ein Blick auf die Gartner Quadranten zeigt, dass Microsoft mit SharePoint weiterhin Marktführer im Bereich der horizontalen Portale sowie als Kollaborationsplattform ist. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: Sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, einheitliche und intuitive User Experience, rollenbasierter Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single Sign-On, sowie weitere Punkte. Auch der Umgang mit unstrukturierten Daten hat sich in den letzten 15 Jahren nicht signifikant geändert. Die Menge stieg jedoch exponentiell mit den Entwicklungen, die unter Enterprise 2.0 zusammengefasst werden, an. Auf Basis des Megatrends Enterprise 2.0 hat der Harvard-Professor Andrew McAffee weitreichende Innovationen aufgezeigt. Zu Enterprise 2.0 ist SharePoint durch integrierte Blogs, Wiki, Foren, etc. sehr gut aufgestellt. Zudem müssen Portale durch die zunehmende Verbreitung von "Consumerization" bereits heute eine Vielzahl von unterschiedlichen Endgeräten bedienen können - wir befinden uns in der Post-PC Ära.

Best-Practice Ansatz

Abb. 1: Mögliches dreistufiges Vorgehen
Foto: Marc Zacherl

Zur Durchführung einer Portalstrategie kann ein Baukasten aus erprobten und schon eingesetzten Best-Practice Ansätzen verwendet werden. Diese Analyseansätze werden in diesem Artikel detailliert beschrieben. Wichtig ist, dass die Ansätze auf jeden Fall individuell auf die Kunden angepasst werden müssen, um die Bedürfnisse und die Erwartungen der Unternehmen vollständig abzudecken. Sie sollen lediglich eine Hilfestellung sein, um SharePoint zielorientiert in einer heterogenen Landschaft zu integrieren. Das Vorgehen lässt sich in 3 Stufen einteilen: Scoping (Umfang), Analyse und Konzeption. (siehe Abbildung 1).

Scoping

Um die Kundenerwartungen zu treffen, sollte zu Beginn des Projekts, wie es die Best-Praxis-Beratungserfahrung lehrt, ein Kick-off Workshop abgehalten werden. Ziel des Kick-offs sollte es sein, den Rahmen des Projekts genau zu definieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung zu schaffen. Es geht insbesondere um ein gemeinsames Kennenlernen.
Der Scope sollte zu Beginn klar definiert werden, da das Projekt in einem engen Zeitrahmen durchgeführt wird. Ein großer Fehler hingegen ist es, wenn während des Projektes zunächst "die grüne Wiese" analysiert wird, da hierdurch das Projekt vermutlich aus den Rudern läuft. Besser ist es, sich auf die bestehenden Prozesse, Systeme sowie High-Level Use-Cases zu konzentrieren - außer der Kunde fordert es und es passt in die Zeitplanung. Meist wird vom Kunden erwartet, dass man das Projekt selbstständig durchführt, das heißt, die Termine für die Workshops mit den einzelnen Fachbereichen vereinbart, auf die Mitarbeiter zugeht etc. Es ist wichtig, dass beim Kunden ein direkter Ansprechpartner für das Projekt benannt ist, welchen man zu allen Terminen optional einlädt und bei wichtigen E-Mails auf Kopie (CC) nimmt. Somit wird er immer abgeholt und ist auf dem aktuellsten Stand. Wichtig ist ebenso, dass man sich in regelmäßigen Abständen zu einem kurzen Status Meeting trifft.

Analyse

In der Analyse geht es darum, wichtige und relevante Dokumente, Anforderungen sowie vorhandene Schnittstellen zu sichten, um schnellstmöglich einen kompakten Überblick über Anforderungen, Systemlandschaft, etc. zu erhalten. Je nachdem wie lange das Projekt angesetzt ist, wird man in diesem kurzen Zeitraum nämlich nicht alle wichtigen Informationen erhalten. Auf Basis der Analyse lassen sich Interviews mit Fachbereichen kürzen, wenn diese Informationen detailliert in den Dokumenten aufgezeigt werden. Die Durchführung von Interviews mit Fachbereichen ist einer der wichtigsten Aktivitäten innerhalb der Analyse. Hierbei erhält man einen sehr schnellen und detaillierten Überblick über High-Level Use-Cases, Anforderungen sowie weitere wichtige Informationen mit Blick auf die Zukunft. Diese Interviews sollten gleich zu Beginn terminiert werden.

Woher weiß man, mit welchen Bereichen diese Interviews durchgeführt werden sollten?
Diese Aktivität sollte zu Beginn des Projekts mit dem direkten Ansprechpartner des Unternehmens besprochen werden. Mit ihm zusammen sollte vereinbart werden, welche Bereiche in die Analyse einbezogen werden sollten. Wie schon angedeutet, soll in der Analysephase nicht die grüne Wiese beschrieben werden, sondern der Fokus eng gefasst sein. Die Analyse sollte in einer mittleren Flughöhe durchgeführt werden.

Vorbereitung ist alles - wichtig ist, dass man vorab einen Fragenkatalog erstellt, welcher als Grundlage für die Interviews dient. Dieser sollte auch im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden, damit diese sich besser auf den Termin vorbereiten können und eventuell vorab schon gewisse Fragen beantworten können. Der Fragenkatalog ist ein wichtiges Instrument. Durch die erfassten Ergebnisse aus dem Fragenkatalog lassen sich die Fokus-Themen, die Ist-Architektur sowie die Herausforderungen in den einzelnen Bereichen ableiten.

Was ist im Fragenkatalog zu beachten, wie kann dieser aussehen?

Der Fragenkatalog kann in Einführung, allgemeine Angaben und die Darstellung von Use-Cases aufgeteilt werden. Dies ist nur ein Beispiel, welches sich beim Einsatz in Unternehmen bewährt hat. Der Fragenkatalog sollte ebenso vorab mit dem Kundenansprechpartner besprochen werden, bevor er an die einzelnen Bereiche versandt wird. Im Bereich Einführung geht es letztlich darum, den Scope nochmals zu beschreiben und einen kurzen Überblick über den Aufbau des Fragenkatalogs wiederzugeben. Die allgemeinen Angaben beziehen sich speziell auf Ansprechpartner, Fachbereich, Hauptaktivitäten, Systeme, die im Einsatz sind, Authentifizierung, Autorisierung, Umgang mit unstrukturierten Inhalten, Ausblick auf die Zukunft und so weiter. Es folgt dann die Aufnahme sowie die Beschreibung der High-Level Use-Cases. Oft genügt eine reine Textdarstellung. Weitere Punkte werden durch die Ergänzung von beteiligten Rollen, Auslöser, technische/fachliche/organisatorische Komplexität, Priorität und noch weitere abgerundet.

Mit dem Kundenterminkalender sollte man ohnehin sorgsam umgehen und diesen nicht überstrapazieren. Aus diesem Grund sollten die Interviews in einem klar definierten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden. Mehr als 2 Stunden pro Interview sollte auf keinen Fall angesetzt werden. Als einleitende Worte in den Interviews ist es von Vorteil, wenn der Scope sowie das Ziel des Projektes noch mal genau erklärt wird. Oft werden mit Mitarbeitern aus Fachbereichen Interviews durchgeführt, die nicht im Kick-off waren. Der Kern der Interviews besteht aus den aktuellen Anforderungen sowie dem Aufzeichnen von High-Level Use-Cases - wie sehen die einzelnen Prozesse und Prozessschritte aus? Welche Systeme und Rollen sind dabei beteiligt? Meine Empfehlung ist, dass Sie die einzelnen High-Level Use Cases am besten als Haftnotizen schreiben, um diese darauffolgend an die Wand zu heften. Hierbei erhält man einen schnelleren visuellen Überblick über die Prozesse.

Nachdem nun alle Interviews durchgeführt sowie die einzelnen Fragenkataloge mit Leben gefüllt wurden, folgt die Frage, wie die weiteren Schritte aussehen? Welche Erkenntnisse können aus den Informationen abgeleitet werden?

Fokusthemen als wichtiger Bestandteil der Anforderungsanalyse

Die Fokusthemen konnten aus der Durchführung der Interviews und der Analyse von High-Level Use-Cases eindeutig identifiziert werden. Wichtig ist, dass die Fokusthemen klar dargestellt und beschrieben werden. Als Fokusthema könnten die unterschiedlichen Rollen oder Schnittstellenthemen identifiziert worden sein (siehe Abbildung 2).
Bei vielen Unternehmen mit heterogenen Portalen besitzt jede beschriebene Rolle eine große Bedeutung. Hierbei lässt sich zwischen Internen, Internen mit speziellen Rechten, Externen sowie Internet User unterscheiden; ebenso Schnittstellenthemen, die in unterschiedlichen Systemen verwendet werden können. Diese lassen sich ebenso in einem Portal abbilden. Nehmen wir an, dass ein Unternehmen ein WCMS im Einsatz hat und SharePoint als zukünftiges Kollaborationssystem einsetzen möchte. Hierbei treten klassische Schnittstellenthemen wie Enterprise 2.0, Benutzerverwaltung, Suche, Integration von Drittanwendungen und noch weitere auf.

Abb. 2: Klassische Schnittstellenthemen
Foto: Marc Zacherl

Als weiteres Ergebnis sollte eine illustrative Ist-Architektur skizziert werden - wie die IT-Landschaft, bezogen auf die analysierten Bereiche, aktuell aussieht. In der Skizze sollten ebenso die beschriebenen Fokus-Themen aufgezeigt werden. In der Architektur sollten ebenso die Backend-Systeme, Prozesse sowie das Frontend abgebildet werden.

Bei strategischen Entscheidungen spielen Bewertungen eine wichtige, teilweise sogar eine entscheidende, Rolle. Somit können als Zusammenfassung der Interviews aus den identifizierten Fokus-Themen sowie Ist-Architektur wichtige Informationen abgeleitet werden, um nachfolgend verschiedene Handlungs-Szenarien sowie Bewertungen abzubilden. Es geht hierbei um eine gewisse Verfeinerung der bis dahin erworbenen Ergebnisse. Dies lässt sich anhand der identifizierten Haupttätigkeiten abbilden. Ziel dieser Bewertung soll es sein, zu erkennen, welcher Bereich/Anforderung wie stark in welche Haupttätigkeit fällt. Entscheidend ist, wie die Anforderung auf die IT-Landschaft abgebildet werden kann - als Schablone für die zukünftige Eingliederung von Funktionalitäten. Die Haupttätigkeiten ergeben sich aus den Interviews. Abbildung 3 zeigt lediglich einen möglichen Auszug.

Grad der Nutzung von Haupttätigkeiten in verschiedenen Bereichen.
Foto: Marc Zacherl

Zum Schluss der Anforderungsanalyse wäre es auf jeden Fall von Vorteil, wenn die Ergebnisse zusammenfassend in den Vordergrund gestellt und beschrieben werden - Umgang mit unstrukturierten Daten, Kollaboration sowie Integration sind oftmals relevante Ergebnisse.

Der Umgang mit unstrukturierten Daten ist unumgänglich in Unternehmen. Office Dokumente, PDF, Bilder sowie Videos spielen bei vielen Abläufen eine große Rolle. Diese Inhalte sind in der Regel auf dem Dateisystem abgelegt. Langfristig gesehen sollen diese auf jeden Fall nach SharePoint migriert werden. Wie Dateien schnell und flexibel nach SharePoint migriert werden können, wurde bereits in einem Artikel im SharePoint Magazin, Ausgabe 03.2012, Dateien auf Wanderschaft - Dateien ohne Zeitverlust und zu hohen Aufwand migrieren, beschrieben.

Ebenso ist beim Umgang mit unstrukturierten Daten eine vielfache inhaltliche Abstimmung und Freigabe notwendig. Oft werden diese Abstimmungen in verschiedenen Unternehmen durch E-Mail-Verkehr oder zum Teil auch in Papierform mit Unterschriften durchgeführt. Dabei sind Medienbrüche oftmals anzutreffen.

Durch die Verwendung von heterogenen Systemen und Portalen spielen Themen wie Suche, Content, Workflows sowie Enterprise 2.0 eine entscheidende Rolle beim Blick in die Zukunft.

Konzeption

Um ein aussagekräftiges Ergebnis zu liefern, geht es in der Konzeption darum, die Ergebnisse oder konsolidierten Informationen in verschiedenen Aspekten darzustellen. Der Grund dafür ist, dass falls vom Kunden gewünscht, auch Empfehlungen ausgesprochen werden können. Ebenso sollte ein Ausblick auf die IT Trends der nächsten Jahre gegeben werden. Als Kernaktivität steht die Strategie- und Architekturanalyse im Vordergrund. Die Analyse der Fragenkataloge und eine Verdichtung/Konsolidierung der gesammelten Information sind wichtig.
Als Ergebnis wird eine Strategie- und Architekturbewertung ausgesprochen sowie mögliche Handlungsoptionen und -szenarien aufgezeigt. Diese Ergebnisse sollten zwingend in einer Abschlusspräsentation dargestellt werden. Die Abschlusspräsentation ist das Kernstück des Projektes und sollte dementsprechend mit aussagekräftigen Informationen gefüllt sein. Manche Unternehmen erwarten ebenso eine Zusammenfassung als Word Dokument - dies sollte im Scoping mit dem Kunden abgestimmt werden.

In vielen Unternehmen ist eine organisatorische Trennung unabdingbar. Viele Abteilungen leben in ihrem eigenen Silo und vermeiden die Abstimmung oder Diskussion mit anderen Abteilungen, speziell wenn unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Jede Abteilung vertritt ihre Meinung, speziell wenn es um den Aufbau von Internet und Intranet geht - auch bei der Integration von SharePoint mit anderen heterogenen Portalen.
Es ist von Bedeutung, dass hierbei nicht die Systeme im Vordergrund stehen, sondern die systemübergreifende Denkweise und eine Strategie, die letztendlich das Unternehmen organisatorisch vorantreibt, gerade wenn es um das Thema Aufbau Metadaten, systemübergreifende Suche und Prozesse sowie Schnittstellenthemen geht.

Der Fokus liegt auf den verschiedenen Handlungsszenarien und auf der Fragestellung, wie eine sinnvolle Architektur mit der Integration von SharePoint aussehen könnte. Dies spielt im Wesentlichen beim Einsatz eines CMS als mögliche Internet Plattform und SharePoint als mögliche Intranet Plattform eine wichtige Rolle. Oft wurde durch eine Vorstudie beim Kunden schon entscheiden, dass SharePoint als WCMS nicht zum Einsatz kommt. Es sollten hierbei die verschiedenen Szenarien gegenübergestellt werden und jeweils Vor- und Nachteile aufgezeigt werden. Dies erleichtert die spätere Entscheidung des Kunden.

Sofern mit dem Kunden abgestimmt wurde, dass eine Expertenmeinung in die Empfehlung eingehen soll, kann dies anhand von High-Level Aussagen dargestellt werden. Zum größten Teil bewegen sich die Empfehlungen in folgenden Richtungen:

SharePoint wird als führende Enterprise 2.0 Plattform eingeführt
Die Zusammenarbeit und Dokumentenworkflows werden auf Basis von SharePoint abgebildet
Vor der Integration von SharePoint werden verschiedene andere Portale konsolidiert
Falls WCMS verwendet wird, kann dies als führendes Redaktionssystem verwendet werden
Falls SAP verwendet wird, sollen komplexe Prozesse weiterhin in SAP abgebildet werden und nicht in SharePoint. Je komplexer und transaktionsorientierter die Aufgaben sind desto mehr liegt der Schwerpunkt bei SAP

SharePoint 2013 - Daten sichern und wiederherstellen

SharePoint-Datensicherung
SharePoint 2013 lässt sich effizient über die PowerShell sichern und wiederherstellen.

SharePoint-Datensicherung
Sichern und Wiederherstellen können Sie in SharePoint 2013 auch in der Zentraladministration.

SharePoint-Datensicherung
Sichern von SharePoint in der Verwaltungsshell erlaubt auch das Skripten von Datensicherungen.

SharePoint-Datensicherung
Die differentielle Sicherung von SharePoint können Sie in der Verwaltungsshell und der Zentraladministration durchführen.

SharePoint-Datensicherung
In der PowerShell steuern Sie die SharePoint-Administratoren und zeigen diese auch an.

Fragestellungen zur Integration

Wenn es konkret um die Integration von SharePoint mit anderen heterogen Systemen wie SAP geht, liegt der Fokus eher auf dem Vorschlag einer illustrativen Soll-Architektur und weniger auf den Architekturszenarien. Beim Aufbau der Soll-Architektur sollte der Fokus, neben den aktuell eingesetzten Systemen/Portalen, auf folgenden Fragen liegen:

Wie kann die zukünftige Integration mit SharePoint aussehen?
Wie sehen die Schnittstellen aus?
Wie können die Fokus-Themen zielorientiert abgebildet werden?
Ist es sinnvoll ein eigenes übergeordnetes Portal aufzubauen? Hierbei spielen Enterprise 2.0, SSO, Mobile Zugriffe und weitere Punkte eine entscheidende Rolle.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Trennung zwischen Kollaboration und Information - unstrukturierte Daten vs. strukturierte Daten. Wie kann Zusammenarbeit und Information in die IT-Landschaft, insbesondere wenn es um die Systeme SharePoint und CMS geht, integriert werden? Welcher Bereich sollte in welchem System verfolgt werden? Gibt es überhaupt das führende System oder wird es vom Content abhängig gemacht? Gibt es eventuell Überschneidungen, aufgrund derer nicht eindeutig getrennt werden kann? Über diese Fragen sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen. Denn die Antworten sind ausschlaggebend für den Aufbau der Architektur, Aufteilung der Funktionen sowie den Ablauf der Prozesse. Entscheidet man sich, dass Kollaboration und Information getrennt werden und dies mit zwei oder mehreren Systeme abgebildet wird, liegen die Nachteile klar auf der Hand: Es entstehen Kosten für den Support und Betrieb beider Systeme. Ebenso ergeben sich jedoch auch Vorteile: Es wird nur ein Redaktionssystem verwendet, welches mehrere Systeme mit Content beliefert, die volle Nutzung der mächtigen Kollaboration Suite, etc.

Meist geht es in der Konzeption der Portalstrategie nicht darum, alle möglichen erfassten Funktionen sowie Prozesse auf die Portale abgebildet darzustellen. Wichtig ist, dass anhand einer Übersicht gezeigt werden soll, wie die Funktionen systemübergreifend abgebildet werden können. Hierbei sollten ebenso wieder die erfassten Fokus-Themen einfließen, um den Mehrwert darzulegen. Oft lassen sich die Funktionen auch anhand von Bereichen einteilen, falls es zu keiner Trennung zwischen Kollaboration und Inhalt kommt. Dies spielt aber meistens bei der Integration von SharePoint mit SAP eine wichtige Rolle. Aufteilen lässt es sich in Information, Kollaboration, Prozesse, Applikation und Backend.

Um offene Lücken, die während der Analyse entdeckt wurden, zu schließen, sollten mögliche Potenziale aufgezeigt werden. Diese sind ausschlaggebend für zukünftige strategische Ansätze sowie Entscheidungen.

Eine mögliche Roadmap zu präsentieren ist eine Möglichkeit, um an Hand des Expertenwissens die nächsten Schritte aufzuzeigen. Die Erfahrung aus anderen Unternehmen zeigt auch, dass von einer "Big-Bang" Einführung abzuraten ist. Die Einführung von SharePoint sowie die Integration von SharePoint sollte in kleineren Schritten eingeführt werden, um die Risiken zu begrenzen, ebenso um mögliche Stärken und Schwächen sowie Vor- und Nachteile zu identifizieren. Hierbei sollte mit den weniger komplexen Funktionen begonnen werden und anschließend sukzessive die Komplexität der Funktionen gesteigert werden.

Es ist ebenso von Bedeutung, dass am Ende der Abschlusspräsentation ein Blick in die Zukunft gewagt sowie Referenzen aufgezeigt werden. Beim Blick in die Zukunft soll vermieden werden, dass zukünftige IT-Trends erst zu spät integriert werden. Diese sollten von Anfang an berücksichtigt werden. Hierbei ist Gartner eine gute Referenz, welche heute schon einen Überblick über die IT-Trends der nächsten Jahre ermöglicht.

Bei den Referenzen sollte auf der einen Seite aufgezeigt werden, welche Erfahrung man mitbringt und wie diese bei anderen Unternehmen erworben wurde. Gibt es auf dem Markt vergleichbare Architekturen? Wie wurden diese von anderen Unternehmen aufgebaut? Welche Stärken und Schwächen bestehen aus Kundensicht? Sachverhalte auf Basis von Referenzen oder Studien abzusichern, vermittelt dem Kunden zusätzlich das Gefühl, richtig zu liegen.

Fazit

Sie fragen sich jetzt bestimmt, welche Ergebnisse sowie welche Punkte in die Abschlusspräsentation integriert werden sollen? In welcher Reihenfolge soll diese aufgebaut werden? Die beschriebenen Punkte sowie der Aufbau der Präsentation sind Best-Practice Ansätze aus einem Baukastenprinzip. Diese müssen auf jeden Fall individuell auf die spezielle Situation angepasst werden. Ebenso können diese auch durch neue, hier nicht dargestellte, Strategien oder Informationen erweitert werden. Wichtig ist nur, dass jederzeit der rote Faden ersichtlich ist und die Erwartungen des Kunden getroffen werden.

SharePoint in Verbindung mit anderen Portalen
Foto: everythingpossible - Fotolia.com

Der Aufbau der Inhalte sowie Reihenfolge der Präsentation ergeben sich aus dem Aufbau des Artikels: Scoping (Projektübersicht), Analyse (Anforderungsanalyse) und Konzeption (Strategie). Zusammenfassend sollte in der Projektübersicht der Scope und das Projektvorgehen detailliert beschrieben werden. In der Anforderungsanalyse sollte direkt auf die Fokus-Themen, die Ist-Architektur, die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse eingegangen sowie eine Bewertung durch Haupttätigkeiten durchgeführt werden.
Im letzten Teil, dem Strategie-Überblick, wird der Fokus auf zukünftige Fragestellungen gelegt. Eine mögliche Soll-Architektur, Architekturszenarien, Handlungsoptionen, eine mögliche Abbildung von systemübergreifenden Funktionen und Prozessen, entdeckte Potentiale sollen ebenso ersichtlich sein wie ein Ausblick auf die aktuelle Marktübersicht und IT Trends der nächsten Jahre dargestellt werden.

Es wird auch in absehbarer Zeit neue Herausforderungen in den heterogenen Landschaften geben, wenn die Komplexität und die Ansprüche an die Systeme wachsen sowie neue IT-Trends in den Vordergrund gestellt werden. Lassen Sie uns dies mit Spannung abwarten und neugierig sein, wie der IT Markt sich in den nächsten Monaten und Jahren weiterentwickeln wird. Wichtig ist nur, dass mit dem Wandel die richtigen strategischen und technischen Entscheidungen getroffen werden, um frühzeitig und spitz fokussiert den richtigen Weg einzuschlagen. (bw)