Schnelle Sparerfolge sind möglich

Die Finanz- und Wirtschaftskrise geht auch an IT-Organisationen nicht spurlos vorbei. Der Handlungsdruck für CIOs bleibt hoch: Sie müssen sowohl die eigenen IT-Kosten senken als auch den Fachbereichen dabei helfen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und auszuschöpfen. Diesen Spagat können sie nur durch ein konsequentes und mit den Fachbereichen abgestimmtes Vorgehen meistern.

Einer Umfrage der Management- und Technologieberatung Bearingpoint unter 56 CIOs und IT-Entscheidern aus der Industrie, der Finanzbranche und dem öffentlichem Sektor zufolge leiden 96 Prozent der IT-Abteilungen unter den Folgen der Finanz- und Wirtschaftskrise. 40 Prozent von ihnen gaben an, dass sie stark bis sehr stark betroffen sind. Mehr als der Hälfte wurde das IT-Budget gekürzt, knapp einem Drittel sogar um mehr als zehn Prozent. Nur rund 32 Prozent der Befragten rechnen damit, dass die eigene Organisation gestärkt aus der Krise hervorgeht.

Folgende Handlungsoptionen können dabei helfen:

1: Das IT-Projektportfolio überarbeiten

Typischerweise wird in Zeiten knapper Kassen zunächst das IT-Projektportfolio neu bewertet, um Investitionen entsprechend der Geschäfts- und IT-Strategie zu verteilen. Das IT-Budget lässt sich kurzfristig entlasten, indem CIOs laufende Projekte kürzen, verschieben und einstellen. Die frei werdenden Mittel können so anderen, nicht geplanten Aufgaben zugeführt werden. Voraussetzung für ein effektives IT-Projektportfolio-Management ist jedoch ein verlässlicher und aktueller Überblick über den Status geplanter und laufender IT-Vorhaben. Darüber hinaus sollten Mechanismen bestehen, mit deren Hilfe solche Entscheidungen getroffen werden können.

Laut Erhebung haben viele CIOs ihre Hausaufgaben erledigt. Etwa 43 Prozent der befragten Manager berichteten, dass sie ihr IT-Projektportfolio im Jahr 2009 komplett oder größtenteils neu bewertet und überarbeitet haben. Ein Drittel (32 Prozent) hat diese Aufgabe teilweise erledigt. Allerdings hat jeder Fünfte (20 Prozent) in dieser Hinsicht noch gar nichts getan.

2: Kosten kurzfristig senken

Um im Betrieb kurzfristig zu sparen, bieten sich dem CIO zwei Möglichkeiten:

a) Laufende Verträge neu verhandeln.

Priorität hat die umfangreiche Überprüfung laufender Verträge mit IT-Dienstleistern. Bei außergewöhnlichen externen Ereignissen wie etwa Unternehmensver- oder -zukäufen veränderten Rechtsformen und auch extremen Wirtschaftskrisen gewähren Dienstleister in der Regel zeitlich begrenzte Rabatte. Besonderes Augenmerk sollten CIOs solchen Abkommen widmen, deren Anpassung sich nicht auf die Arbeit in den Fachbereichen auswirkt. Das sind etwa Lizenzverträge sowie Vereinbarungen über den Betrieb von Rechenzentren, Netzen und Telefonen. Erst im zweiten Schritt können IT-Manager beispielsweise die Service-Levels anpassen. Doch derartige Änderungen müssen mit den Fachbereichen abgestimmt werden.

b) IT-Infrastrukturkosten senken

In der IT-Infrastruktur bietet sich die Laufzeitverlängerung von Hardware wie PCs an. Damit werden Neuanschaffungen hinausgezögert. Sind neue Geräte dennoch erforderlich, sollten CIOs statt dem Kauf das Leasen von IT-Equipment erwägen. Auch verschobene Software-Releases reduzieren die Kosten. Insbesondere Unternehmen, die stärker von den Auswirkungen der Krise betroffen sind, konsolidieren gerne ihre Server- und Druckerlandschaft, indem sie zum Beispiel Geräte-Pools aufbauen. Alle Maßnahmen sollten mit den Fachbereichen abgestimmt werden.

Auch hier zeigt die Erhebung rege Aktivitäten. Etwa ein Drittel der befragten CIOs hat entsprechende Möglichkeiten zum schnellen Sparen identifiziert und teilweise abgeschlossen. Besonders aktiv zeigten sich Teilnehmer aus der Industrie. Hier haben bereits 44 Prozent solche Maßnahmen in die Wege geleitet.

3: Langfristig sparen und IT-Altsysteme bereinigen

IT-Altsysteme abzulösen und abzustellen ist eine Aufgabe, die nicht erst seit der Wirtschaftskrise auf die Agenda der CIOs gehört. Nichtsdestotrotz bietet der aktuelle Konjunktureinbruch eine Gelegenheit, die strukturellen Fehlentwicklungen der Vergangenheit zu korrigieren. Die Fachbereiche sind angesichts des Kostendrucks offen für Alternativen zum Betrieb der Altsysteme. Die Zeit ist günstig, die laufenden Applikationen auf ihre Auslastung zu prüfen. Wo möglich, sollten in die Jahre gekommene Installationen durch moderne oder innovative Techniken ersetzt werden, damit sie die IT-Betriebskosten dauerhaft entlasten.

In diesem Zusammenhang spielen Cloud Computing und Software as a Service (SaaS) eine wichtige Rolle. Die einfachste Form des Cloud Computing ist beispielsweise, Internet-basierende E-Mail-Dienste von externen Dienstleistern betreiben zu lassen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis im Internet und auf mobilen Endgeräten etablierte Formen des Social Computing (etwa Videoconferencing, Mobile Apps, Portals, Corporate Social Networks) ihren Weg in die Unternehmenswelt finden. SaaS ist für Unternehmen interessant, weil sie sich damit vom laufenden Betrieb und der Pflicht zu ständigen Versionswechseln befreien können. Wird die monatliche Gebühr nutzungsabhängig gestaltet, reduzieren sich in Phasen geringer Auslastung auch die Kosten. Cloud Computing und SaaS können das Ende traditioneller Lizenz- und Hosting-Modelle bedeuten.

Die Unternehmen scheinen dabei auf gutem Weg. Die Bearingpoint-Umfrage zeigt, dass bereits knapp die Hälfte der Befragten (44 Prozent) damit begonnen hat, ihre IT-Altsysteme abzulösen. Das IT-Business Alignment, also die regelmäßige Ausrichtung der IT an der Unternehmensstrategie, steckt jedoch noch in den Kinderschuhen: Nur 18 Prozent der CIOs von Industrieunternehmen stimmen IT-Maßnahmen immer mit den Fachabteilungen ab. In der Finanzbranche und im öffentlichen Sektor geschieht dies noch seltener.

Fazit: Die Mixtur ist entscheidend

Insgesamt zeigt die Erhebung erste Ergebnisse im kurz- und langfristigen Kostensparen. Doch für eine Entwarnung ist es zu früh. Der Handlungsdruck wird CIOs und IT-Verantwortliche auch durch das Jahr 2010 begleiten. Nahezu drei Viertel der Befragten (71 Prozent) erwarten, dass die bisherigen Maßnahmen gar nicht oder nur teilweise ausreichen, um die Krise zu überwinden. Entscheidend ist die richtige Kombination der Vorhaben. Besonders optimistisch sehen solche CIOs in die Zukunft, die ein Bündel aus kurz- und langfristigen Aktivitäten geschnürt haben. Unter den pessimistischen IT-Entscheidern hat nur jeder Fünfte die richtige Mixtur aus schnellen und nachhaltigen Sparmaßnahmen gestartet. (jha)

Die Studie steht unter www.bearingpoint.de/cio-snapshot zum kostenfreien Download bereit.