In etwa 2000 Baumärkten in ganz Deutschland bietet der Hersteller von Dekorations- und Isolationsprodukten Saarpor sein Sortiment an - von Zierprofilen und Deckenbalken aus Duropolymer über Dämmplatten und -tapeten bis hin zu Parkett- und Laminatunterlagen. Aufgeteilt ist das Verkaufsgebiet in vier Regionen, die von jeweils einem Vertriebsmitarbeiter betreut werden. Er besucht regelmäßig die einzelnen Märkte, sorgt dafür, dass das Saarpor-Sortiment ansprechend präsentiert wird und informiert sich vor Ort über das Kaufverhalten der Kunden sowie das Angebot der Mitbewerber.

Bislang übermittelten die Vertriebsmitarbeiter ihre Informationen eher unstrukturiert an die Zentrale. So baten sie beispielsweise telefonisch darum, dem gerade besuchten Baumarkt neue Broschüren oder Plakate möglichst bald zuzuschicken. Oder sie fassten ihre Eindrücke des gesamten Tages am Abend in einer E-Mail zusammen. "Wichtige Informationen gingen auf diese Weise schon einmal verloren", erklärt Gerhard Czech, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei der Saarpor Klaus Eckhardt GmbH. Vor allem wenn in einem Baumarkt etwas nicht so gut gelaufen sei, habe Saarpor in Neunkirchen davon nichts mitbekommen. Hinzu kam, dass es für die Mitarbeiter in der Zentrale äußerst aufwändig war, die einzelnen Angaben zu einem Gesamtbild zu verdichten.

Blackberry als mobile Plattform

Nach der grundsätzlichen Entscheidung, die Kommunikation zwischen Vertrieb und Zentrale einfach und einheitlich zu gestalten, begab sich Saarpor auf die Suche nach einer geeigneten Technologie. Dabei richtete sich der Blick bald auf Blackberry-Endgeräte von Research in Motion (RIM). Sie eignen sich nicht nur zum mobilen Empfang und Versand von E-Mails. "Sie sind außerdem auch eine gute Plattform für Mobile-Business-Lösungen, die den Austausch von Unternehmensdaten ermöglichen", bestätigt Hans Joachim Buchinger, DV-Verantwortlicher bei Saarpor.

Damit die Mitarbeiter mit den Blackberrys ihre Eindrücke direkt im Baumarkt ohne großen Aufwand und standardisiert festhalten sowie unmittelbar nach dem Besuch an die Zentrale übermitteln können, fehlte allerdings noch die passende Software. Diese entwickelte der Mobile-Business-Spezialist Cosynus GmbH aus Darmstadt nach den individuellen Anforderungen von Saarpor und implementierte sie auch gleich vor Ort.

Nach einer Testphase von Oktober bis Dezember 2007 ist die Lösung nun seit Anfang 2008 im Einsatz. Seitdem sind sämtliche Vertriebsmitarbeiter mit Blackberry-Endgeräten ausgestattet. Über diese erhalten und versenden sie E-Mails und greifen auf Adress- oder Termindaten zu. So ist es für sie heute leicht möglich, einmal die geplante Route zu ändern und spontan einen Baumarkt zu besuchen - die Angaben zum jeweiligen Ansprechpartner sind stets verfügbar. Über ihr mobiles Device können sie auch gleich den Marktbericht erstellen. Entlang einer Reihe von Fragen halten die Außendienstmitarbeiter ihre Eindrücke zum besuchten Baumarkt unmittelbar und strukturiert in einem standardisierten Formular fest. Mal kreuzen sie dazu vorgegebene Antwortmöglichkeiten an, mal formulieren sie einen Text frei. Direkt nach dem Besuch senden sie ihre Berichte an Saarpor, wo diese auf einem SQL-Server verwaltet werden. Die Mitarbeiter aus dem Vertriebsinnendienst und der Verkaufsabwicklung haben nun die Gelegenheit, ohne großen Aufwand auf die Berichte zuzugreifen, die unterschiedlichen Informationen aufzubereiten und an die Verantwortlichen in den Fachbereichen weiterzuleiten. Zudem können sie wichtige "To Dos" - etwa den Versand der neuen Sortimentsliste an einen Baumarkt - sofort veranlassen.

Entlastung für Innen- und Außendienst

"Auch unsere Mitarbeiter im Außendienst haben die neue Technologie gut angenommen", so Prokurist Czech. Sie würden durch den Einsatz der mobilen Endgeräte enorm entlastet und müssten nicht mehr nach einem langen Arbeitstag noch am Abend ihre Berichte verfassen.

Die gesammelten Angaben zu einem bestimmten Baumarkt helfen den Vertriebsmitarbeiter dabei, sich auf ihren nächsten Termin vorzubereiten: Zudem lassen sich mögliche Schwachpunkte - etwa, wenn das Baumarktregal nie nach Vereinbarung bestückt ist - über einen längeren Zeitraum beobachten und schließlich ansprechen. Aus dem gesamten Verkaufsgebiet zusammengetragene Daten zum Kaufverhalten der Kunden zeigen wiederum an, welche Farben und Formen im Kommen sind und welche Produkte nicht mehr im Trend liegen. Entsprechend kann Saarpor das Sortiment überarbeiten und die Marketingstrategie neu ausrichten. (mb)