Das Schreiben von Rechnungen und deren Verwaltung ist für Freiberufler und kleine Unternehmen lebensnotwendig. Trotzdem wird dies hin und wieder vergessen und führt zu Umsatzausfällen und zu Liquiditätseinbußen. Bei einer falsch ausgewiesenen Mehrwertsteuer bedeutet dies Ärger mit dem Kunden und dem Finanzamt.
Hilfe versprechen Rechnungsprogramme, die es in großer Vielfalt am Markt gibt. Anschaffungskosten, die Wahl der richtigen Lösung, Aufwand der Installation und die Einarbeitung schrecken Unternehmen ab. Daher verwenden viele Freiberufler und Unternehmer Textverarbeitungsprogramme, Taschenrechner oder Tabellenkalkulationsprogramme.
„Software as a Service“ (SaaS)-Dienste schaffen dennoch Abhilfe, indem sie den Büroalltag von Anwaltspraxen, Gebäudereinigungen, Handwerksbetrieben oder dem Zoohandel erleichtert. Anwender können vorm Erwerb meist die Lösungen kostenlos im Unternehmensalltag testen.
Rechnungssoftware aus der Cloud: 10 Gründe, die dafür sprechen
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Schnelle und einfache Beschaffung und Inbetriebnahme
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Hoher Bedienungskomfort
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Via Internetanschluss von überall auf die Daten zugreifen
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Günstige monatliche Tarife
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Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar
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Volle Kostentransparenz
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Weitere Arbeitsplätze und Funktionen lassen sich einfach hinzufügen
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Daten werden zentral gespeichert und gesichert
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Umfassende Funktionalität innerhalb einzelner Produkte und/oder durch kombinierten Einsatz unterschiedlicher Dienste
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Permanente Wartung, Pflege und Aktualisierung ohne Zusatzkosten durch den Cloud-Anbieter
Cloud-Warenwirtschaftslösungen: Keine Funktionseinschränkungen
Warenwirtschaftslösungen bieten den gleichen Funktionsumfang wie ihre Pendants, den klassischen Anwendungen. Rechnungserstellung, Rechnungsverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und die Erstellung von Lieferscheinen finden Anwender bei den Cloud Services ebenso vor.
Komfort und Umfang der angebotenen Dienste unterscheiden sich teilweise erheblich. Mittels Easybill können Unternehmen kostenpflichtig ihr eigenes Logo und Briefpapier entwerfen. Gewöhnlich stehen nur eine Vielzahl von praxisbewährten Vorlagen bereit und die Möglichkeit das Logo an vorgegebener Stelle im angebotenen Standardformular zu platzieren. Abweichungen gibt es auch bei der Anpassung des Layouts der Dokumente an das eigene Corporate Design.
Testen Sie Cloud-Dienste
Die optimale Lösung finden Sie nur, wenn Sie vorab verschiedene Angebote testen. Faustregel: Je weniger vom Standard abgewichen wird, desto zügiger können Sie mit dem Cloud-Dienst arbeiten. Nutzer sollten prüfen, wie der Dienst aus der Wolke mit anderen Anwendungen zusammenarbeitet. Meist stehen zwar Schnittstellen zu den gängigen Office-Anwendungen zur Verfügung, die Handhabung unterscheidet sich jedoch und die Systeme eignen sich keinesfalls für jeden Anwendungsfall. Des Weiteren sollten Anwender, die Dokumente individuell gestalten möchten die Lösungen ausgiebig testen, bevor sie umfassende Stammdaten hochladen.
Komfortable Rechnungserstellung via Cloud
Unterschiedliche Umsatzsteuersätze, das Umstellen von Brutto- auf Nettopreise und umgekehrt sorgen für einen höheren Aufwand bei der „händischen“ Ausstellung von Rechnungen. Fremdwährungen und Fremdsprachen sorgen für eine zusätzliche Herausforderung. Billomat und e-conomic invoice wissen in diesen Punkten zu überzeugen.
Billomat punktet mit der Lokalisierung in fünf Sprachen. Dagegen lässt sich e-conomic invoice in neun Ländern und Sprachen einsetzen. Alle Systeme berücksichtigen Rabatte und Skonti. Die Verwaltung der erstellten Dokumente ist mit den Tools aus der Cloud zeitsparender.
Warenwirtschaftslösungen aus der Cloud stellen den Anwendern vielfältige Funktionen für die weitere Bearbeitung bereit. Zu den gängigen Leistungen gehören der Druck, die Erstellung als PDF und der Dokumentenversand mittels E-Mail. Lexlive warnt zudem Benutzer vor fehlerhaften Rechnungen.
Alle vorgestellten Cloud-Lösungen unterstützen das Mahnwesen. Je nach Anwendung ist dies funktionell unterschiedlich umgesetzt. So können Billomat-Kunden den hier üblichen drei Mahnstufen weitere hinzufügen.
Cloud-Dienste für die Rechnungserstellung im Überblick:
Billomat
Mit Billomat erstellen Sie einfach und schnell Rechnungen. Der Anbieter empfiehlt den „Tarif M“. Dieser kostet neun Euro pro Monat. Sie können bis zu 50 Dokumente verwalten und erhalten unbegrenzten Speicherplatz sowie unbegrenzte Nutzerzahlen. Zur Billomat-Internetsite
e-conomic invoice
Beim Angebot „Small Business“ von e-conomic invoice können Sie maximal 4.000 Transaktionen pro Jahr realisieren. Der Dienst kostet 20 Euro monatlich und beinhaltet zusätzlich einen kostenlosen Steuerberaterzugang. Zur e-conomic- invoice-Internetsite
Easybill.de
Der „Plus“-Dienst bei Easybill.de kostet 19 Euro pro Monat. Für den Preis erhalten Nutzer eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten und Kunden. Zusätzlich gibt es eine Zeiterfassung und ein kostenloses Designpaket für Logo und Briefpapier. Zur Easybill-Internetsite
Fastbill
Die Paketvariante „Plus“ von Fastbill können Sie für 19 Euro im Monat erwerben. Drei Benutzer können eine unbegrenzte Anzahl von Kunden, Produkte, Dokumente und Eingangsrechnungen erstellen. Die Online-Rechnung wird in Form eines Links per E-Mail verschickt und muss heruntergeladen werden. Zur Fastbill-Internetseite
Fortrabbit WebRechnung
WebRechnung von Fortrabbit gibt es als kostenlosen Einsteigertarif. Im Moment pausiert die Weiterentwicklung des Dienstes und dies soll laut Anbieter der Grund für das ungewöhnliche Angebot sein. Der Postversand ist kostenpflichtig. Zur Fortrabbit-WebRechnung-Internetsite
Lexlive
Lexware stellt den Cloud-Dienst LexLive zur Verfügung. Für 4,99 Euro monatlich wird der Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozesse geführt und erhält bei fehlerhafter Eingabe Warnhinweise. Zur LexLive-Internetsite
online-rechnungen.de
Bei online-rechnungen.de kostet der „Business Tarif“ 14 Euro pro Monat. Nutzer können unbegrenzt Rechnungen, Kundendatenbanken und Artikel erstellen. Zusätzlich gibt es SSL-Verschlüsselung, die Möglichkeit via Mausklick aus der Bestellung eine Rechnung zu generieren und gegen einen Aufpreis können im Monat 20 Frei-Signaturen verwendet werden. Zur online-rechnungen.de-Internetsite
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PC-Welt. (sjf)
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