Ratgeber Faxen über das Internet

Trotz Internet und E-Mail gehört das gute, alte Faxgerät immer noch zur Standardausrüstung in jedem Büro. Dabei müssen selbst eingefleischte User des Web zugeben: In manchen Bereichen übertrumpft das altmodische Fax die modernere E-Mail. Beispielsweise werden gefaxte Dokumente eher akzeptiert als E-Mails, wenn es auf Beweisbarkeit ankommt und eine manuelle Unterschrift verlangt wird. Bei Bestellungen etwa vertrauen viele Kunden dem Fax mehr als der elektronischen Post.

Auch bei Spam, Viren und E-Mail-Flut - also in Sachen Sicherheit - punktet das Fax. Ein Fax ist absolut sicher vor Viren, und die Spam-Problematik hält sich in Grenzen. Zudem ist es aufmerksamkeitsstärker als eine Mail: Ein Fax wird in der Regel vor dem Entsorgen angeschaut. Kurzum: Das Fax ist die perfekte Symbiose von papierener Tradition und moderner Technik. Das macht Fax-Dienste für viele Unternehmensbereiche immer noch interessant.

Heute wird das Fax in der Regel am Rechner produziert und oft von dort auch gleich verschickt. Fax-Softwarelösungen für PCs erledigen diese Arbeit. Doch nicht jeder kann diese nutzen - die wenigsten PCs oder Notebooks sind direkt an eine Telefonleitung angeschlossen: Wer DSL nutzt oder in einem Netzwerk arbeitet, hat so oft das Nachsehen.

An diese Kunden und an solche, die sich Faxgerät und Faxsoftware ganz sparen wollen, wenden sich die Anbieter von Internet-Fax-Services. Die Vorteile: Die Anschaffung von Faxhardware und -software und deren Installation entfallen. Das ganze Gefummle mit Faxgerät oder Fax-Programmen wird durch leicht handhabbare, zuverlässige und ohnehin meist vorhandene Internet-Technik ersetzt. Ein Internet-Anschluss und ein Web-Browser oder Mail-Programm genügen.

Davon profitieren mobile Mitarbeiter, denn auch von unterwegs aus lassen sich so Faxe empfangen und versenden. Kunden können sich für diesen Dienst komfortabel und auf direktem Weg auf der Website anmelden und den Service innerhalb kürzester Zeit nutzen. Doch Vorsicht. Gerade im Business-Bereich lauern hier Fallen.

Faxen via Web

Internet-Faxdienste lassen sich grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten realisieren: Web-basierte Dienste und Mail-basierte Dienste. Die rein Web-basierten Faxdienste wickeln den Faxverkehr vollständig über das WWW und ein Web-Interface ab. Der Sender ruft die Homepage eines Faxdienstanbieters auf und trägt dort auf dem Web-Formular Text, Empfängername und Empfängerfaxnummer ein. Einige, aber nicht alle Dienste ermöglichen dabei auch den Anhang von Text- oder Bilddateien in Standardformaten wie PDF.

Anschließend wird die Nachricht vom Dienstleister an den nächstgelegenen Fax-Server auf Empfängerseite weitergeleitet. Dieser Ziel-Server überträgt mittels seines eigenen Faxmodems die Nachricht beziehungsweise das Dokument zum Empfängerfax. Dies geschieht in der Regel zum Ortstarif.

Webbasierte Dienste bieten damit vollkommene Standortunabhängigkeit und problemlosen, mobilen Zugang. Der End-User braucht lediglich einen PC oder ein Notebook mit Internet-Zugang und Web-Browser. WWW-Faxe sind damit besonders praktisch, wenn man von unterwegs Faxe verschicken oder empfangen will. Ein normaler Web-Faxdienst eignet sich ohne Zusatzoptionen allerdings nur für den Versand kürzerer Nachrichten.

Unified Messaging - Beispiel GMX

Die wenigsten Dienste beschränken sich auf die reine Übermittlung von Faxnachrichten: Häufig handelt es sich bei den Profi-Diensten um Anbieter mehr oder weniger kompletter "mobiler Bürolösungen" - im Fachjargon Unified-Messaging -, die Voice-, E-Mail-, SMS- und Faxnachrichten per Internet anbieten. Typische Vertreter solcher Lösungen sind die 3-Box, GMX und Web.de.

In Deutschland sind die beiden Freemail-Anbieter GMX und Web.de die bekanntesten Online-Dienstleister, die ihren Kunden einige United-Messaging-Funktionen kostenfrei und andere gegen Bezahlung anbieten.

Bei GMX erhalten Nutzer des E-Mail-Dienstes, die den Tarif Pro (2,99 Euro monatlich) oder Top (4,99 Euro monatlich) wählen, eine persönliche Telefonnummer, mit der sie Faxe empfangen können. Faxe werden dabei in PDFs umgewandelt und per E-Mail-Anhang an die Browser-basierte Mailbox zugestellt. Der GMX-Kunde kann beliebig viele Faxe empfangen. Unter "Mein GMX - Fax und Voice - Fax senden" haben GMX-Mitglieder auch die Möglichkeit, umgekehrt textbasierte Faxnachrichten zu erstellen und zu versenden. Die ersten 10 Faxe pro Monat sind im Top-Tarif kostenlos. Zudem können Faxe auch direkt aus Anwendungen, wie Word und Power Point heraus verschickt werden.

Beispiel Web.de

Kunden des E-Mail-Dienstes von Web.de bekommen auch in der Freemail-Version eine Sprach-/Fax-Mailbox. Gefaxt werden kann ans dem In- und Ausland über das Web-Interface. Das Versenden einer Inlandfaxseite kostet für Nichtmitglieder 30 Cent, für kostenpflichtige Mitglieder 20 Cent. Eingegangene Faxe werden als PDF-Datei in einer E-Mail im Posteingang abgelegt. Hierfür erhält jedes Mitglied eine eigene Nummer, die auch für Sprachnachrichten genutzt werden kann.

Zudem können Dokumente im PDF-Format über die PDF-Faxfunktion direkt aus dem persönlichen Web.de-Postfach verschickt werden.

Fax to Mail

Die zweite Möglichkeit von Internet-Faxdiensten ist, Faxe über ein E-Mail-Gateway zu verschicken und zu empfangen. Bei Dienstleistern, die diesen Service anbieten, erhält man eingehende Faxe (Fax-to-Mail) in Form einer Grafikdatei (TIF, GIF oder PDF) als Dateianhang einer Mail. Der Faxdienst übernimmt die Weiterleitung über das Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail. Ausgehende Sendungen (Mail-to-Fax) werden über E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Faxgerät an.

Die Vorteile der Mail-Gateways gegenüber der Web-Lösung: Das Verfahren eignet sich insbesondere für längere Dokumente. Kunden erhalten ihre persönliche Faxnummer, die permanent empfangsbereit ist. Der Aufwand ist gering und durch das Umgehen der langsamen Web-basierten Clients besonders schnell. Der Anwender kann E-Mails und Faxe bequem in seinem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen. Er hat dabei stets den Überblick und die genaue Kontrolle über den Versand- beziehungsweise Empfangsstatus.

Es gibt jedoch auch Nachteile: Während sich Web-basierende Faxdienste flexibel einsetzen lassen und schnell auch mal unterwegs auf Geschäftsreise Faxe senden oder empfangen lassen, ist die E-Mail-Lösung wesentlich restriktiver: Einer der Kommunikationspartner muss über ein Fax und damit einen Telefonanschluss verfügen - bei Fax-to-Mail ist dies der Sender. Die E-Mail-Lösung eignet sich also eher zum stationären Einsatz.

Wer profitiert?

Fax to Mail bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die im Ausland präsent sein wollen, ohne dort gleich ein eigenes Büro mit teuren Endgeräten eröffnen zu müssen. In diesem Fall kann der Auslandsmitarbeiter Faxe von der Zentrale per Mail empfangen. Auch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und überall Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, ist Fax to Mail interessant: Denn unterwegs muss man auf ein stationäres Faxgerät verzichten, die E-Mails lassen sich dagegen von nahezu überall in der Welt abrufen.

Ein umständliches Hinterherfaxen eingehender Nachrichten ins Hotel entfällt damit. Und wer sehr kurzfristig eine Faxnummer benötigt und weder auf den Telekom-Techniker warten kann noch die hohen Einrichtungsgebühren bezahlen will, findet in Fax-to-Mail ebenfalls eine vernünftige Alternative.

Mail to Fax

Andere Vorteile hat der umgekehrte Vorgang: Mail-to-Fax. Hier muss der Empfänger über ein Faxgerät und einen Telefonanschluss verfügen. Mail-to-Fax ist besonders attraktiv beim Verschicken von Massensendungen: Anders als mit Faxgerät bleibt die Telefonleitung in diesem Fall nur für kurze Zeit belegt - nämlich für die einmalige Übertragung der E-Mail. Im Empfängerfeld können fast beliebig viele Empfänger stehen.

Einen weiteren Vorteil bietet Mail-to-Fax, wenn zwar ein Faxgerät vorhanden ist, dieses aber für eingehende Faxe zugänglich sein soll. Typische Situation: Man wartet auf wichtige Faxdokumente, müsste aber auch dringend ein paar Faxe verschicken.

Vorsicht, Werbung

Einige der Faxdienstleister sind kostenlos und finanzieren sich durch Werbung. Wer diese Dienste in Anspruch nimmt, muss sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur die Website mit Reklame verziert ist, sondern auch das Fax selbst. Für viele Geschäftszwecke ist dies nicht tragbar. Außerdem: Oft müssen Besucher erst umfangreiche Fragebögen ausfüllen, bevor sie den Service nutzen können. Die Daten werden dann an Werbekunden weitergegeben.

Noch am erträglichsten sind Dienste, die Werbung nur spärlich und nur für das eigene Angebot auf das Fax platzieren. Andere benutzen die ganze erste Seite für Werbung, der eigentliche Text befindet sich auf der Folgeseite. In der Regel weiß der Faxsender auch nicht, welche Werbung sein Schreiben ziert, schlimms-tenfalls können es Erotikanzeigen sein. Im Business-Bereich ist von werbefinanzierten Faxen deshalb abzuraten.

Neben der Reklame kommen bei kostenlosen Services weitere Einschränkungen hinzu: So ist die Zahl der kostenlosen Faxe pro Tag meistens beschränkt. Auch der Umfang der einzelnen Faxe ist bei vielen Anbietern begrenzt. Zudem können oft keine Anlagen oder Bilder mit verschickt werden.

Faxen via Mail-Gateways und Web

Faxen via Mail-Gateways

Faxen via Web