Damit können nach Angaben von United Planet QM-Handbücher auf der Basis von Standardvorlagen implementiert werden. Zudem kann die Klinik auf die Ressourcen des Portals zurückgreifen, wie zum Beispiel auf Organisationsstrukturdaten sowie Mitarbeiter- und Benutzerverzeichnisse.
Das Robert-Bosch-Krankenhaus folgt damit einer gesetzlichen Vorgabe. Denn würde es kein internes Qualitätsmanagement umsetzen, müsste es mit hohen Abschlägen bei der Vergütung rechnen. Das hat der Gesetzgeber in den Paragraphen 135 bis 137 des SGB V (Sozialgesetzbuch V) festgelegt.
Im QM-Handbuch werden alle relevanten Dokumente und Prozesse systematisch abgelegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Es wurde auf der Basis der Standardvorlage von Intrexx in der klassischen Baumstruktur realisiert und hat den Überwachungsaudit bestanden.
Neben der Freitextsuche wurden für Zielgruppen, wie etwa Pflegepersonal, Ärzte oder Verwaltung, speziell aufbereitete Inhaltsverzeichnisse erzeugt. Sie sollen einen schnelleren Zugriff auf die relevanten Informationen ermöglichen. Inhalte aus dem Intrexx-Portal und dem Internet können im Handbuch verlinkt werden. Das System verfügt zudem über ein QM-Lexikon zur Begriffserklärung und die automatische Auflistung der QM-Beauftragten aus der Intrexx-Benutzerverwaltung.
Die Revisionierung der Dokumente erfolgt durch das System. Anhand der Datensatz-Nummern wird die Dokumenten-ID nach vorgegebenem Schema konstruiert und vom QM-Beauftragten in das Quelldokument, wie beispielsweise eine Microsoft Word Datei, eingefügt. Das webbasierte QM-Handbuch kann von jedem PC im Klinikum eingesehen und mit entsprechender Berechtigung bearbeitet werden. Es kann zudem in ein Extranet-Portal integriert werden, damit Kooperationspartner und externe Auditoren Zugriff auf das Handbuch haben.