Große Popularität genießt derzeit der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). Schon bald könnte die Collaboration-Software in praktisch jedem (US-)Unternehmen im Einsatz sein, prognostizierte kürzlich die Hersteller- und Anwendervereinigung AIIM. So erklärten 83 Prozent der Teilnehmer einer Anwenderbefragung des Verbands, Microsoft SharePoint bereits zu nutzen oder dies zu planen. Gut Geschäftsaussichten also für Microsoft, das nach eigenen Angaben im Jahr 2007 bereits Lizenzen in Höhe von einer Milliarde Dollar verkaufen konnte (künftig heißt das Produkt nur noch SharePoint Server).
Doch nicht erst seit MOSS 2007, sondern schon bei dessen Vorgängern machten der System-Wildwuchs und fehlende Kontrollmechanismen dem Administrator das Leben schwer. Man habe viele Berichte von Anwendern erhalten, in denen von gescheiterten oder vom Ergebnis her bescheidenen SharePoint-Installationen die Rede ist, hies es kürzlich im Blog des AIIM. Als Ursachen wurden zwar auch fehlende Funktionen wie solche für Records-Management oder ein zu wenig abgesichertes Repository genannt, doch in den meisten Fällen waren es offenbar fehlende Richtlinien, die das Projekt ins Wanken brachten.
People, Policies, Processes
Die AIIM rät daher Anwendern, nicht der IT das Feld zu überlassen und der Versuchung zu widerstehen, SharePoint wie jede andere Microsoft-Software einfach von der CD zu installieren und die Standardeinstellung unreflektiert zu übernehmen. Vielmehr ist ein Governance-Modell nötig, das eindeutig regelt, wie SharePoint-Lösungen entwickelt und genutzt werden dürfen. Grundsätzlich sind dabei die Dimensionen "People" (Rollen und Verantwortlichkeiten), "Policies" (Richtlinien) und "Processes" (Leitfaden, wie zum Beispiel der Aufbau einer Site oder die Anpassung von Vorlagen (Themes) zu erfolgen hat) zu beachten.
Ein Governance-Modell:
- stellt sicher, dass ein System den ursprünglichen Anforderungen entspricht und die internen Richtlinien erfüllt;
- verringert oder verhindert das Replizieren und die Verdopplung von Content und SharePoint-Sites;
- fördert die Nutzungen und Wiederverwendung bestehender Inhalte;
- stellt sicher, dass ein System wartbar und skalierbar bleibt;
- definiert Verantwortlichkeiten für die Systemverwaltung, Pflege und Nutzung (Rollen, Gruppen).
Acht Tipps für Sharepoint-Governance
Darüber hinaus gibt es laut AIIM-Mitglied Doug Schultz acht Punkte, die grundsätzlich bei der Richtlinienvergabe in SharePoint zu bedenken sind:
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Keine Governance auf Knopfdruck.
Auch wenn Microsoft und Partner Tools und Templates für die Implementierung von Vorgaben in MOSS anbieten, müssen Anwender Zeit und Geld für die Umsetzung einplanen;
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Jedes Unternehmen hat seine speziellen Vorgaben.
Ein Governance-Modell für Fortune-25-Konzern hat wenig mit den Vorgaben in einer kleinen Firma zu tun. Es gibt keine Schablone für SharePoint, die sich über alle Organisationen legen lässt. Selbst vorhandene Richtlinien müssen bei entsprechenden Zeitaufwand und Kosten angepasst werden.
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Governance ist kein Hexenwerk.
Andererseits ist der Aufbau eines Governance-Modells nicht unmöglich oder Sache monatelanger Planung begleitet von einem Heer von Beratern. "Sie sollten die Arbeiten wie jedes andere Projekt in Ihrem Unternehmen betrachten, für das Sie Ressourcen brauchen und Anforderungen (Richtlinien) definieren müssen", rät Schultz.
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Es führt kein Weg an Governance vorbei.
Im Prinzip können Unternehmen den Zeitpunkt für den Aufbau eines Governance-Modell selbst bestimmen, allerdings hat dies unterschiedlichen Konsequenzen: entweder sie implementieren es bereits bei der Einführung von SharePoint, wenn die Server-Farm und Sites noch übersichtlich sind, oder erst, wenn womöglich bereits hunderte Sites und Dokumentensammlungen existieren, ohne dass immer klar ist, welche Inhalte sie haben und warum diese dort stehen. Letztere Option wird auf jeden Fall mehr Ressourcen fressen.
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Nicht alle Vorgaben lassen sich einfach zurücksetzen.
Ein Governance-Modell für SharePoint soll sicherstellen, dass die vom Projektteam gemäß den firmeneigenen Anforderungen gewählten Optionen und Features auch so genutzt werden. Allerdings hat ein Unternehmen bei der Installation und Konfiguration praktisch nur einen Versuch, es sei denn, man ist auch bereit, bei Misslingen das System noch einmal komplett neu aufzusetzen.
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Weniger Silos aufbauen.
Viele Unternehmen nutzen SharePoint für eine einfache Verwaltung und Kontrolle von Inhalten. So erklärten 60 Prozent der Firmenvertreter in besagter AIIM-Umfrage, dass sie SharePoint als Filesharing-Plattform einsetzen. Die Erzeugung von Sites und Nutzung der Dokumentenbibliotheken braucht daher klare Vorgaben. Ansonsten kann es geschehen, dass nach der SharePoint-Einführung nicht weniger, sondern mehr Informationssilos entstehen als geplant.
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Governance hilft Umdenken.
Die technische Umsetzung mit SharePoint macht viel Arbeit, doch die Endbenutzer an die neue Art der Zusammenarbeit zu gewöhnen ist mit Sicherheit die größere Herausforderung für ein Unternehmen. Ein Governance-Modell kann helfen, Leitlinien beim Change-Management und der Benutzerführung (Usability) einzubringen.
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Governance oder Chaos?
Governance soll das oft von SharePoint-Anwendern beklagt Durcheinander an Sites, Sub-Sites sowie vermüllte oder herrenlose Dokumentenbibliotheken stoppen. Sie kann zum mehr Konsistenz in der Sharepoint-Architektur führen und vorgeben, wie Sites aufgebaut, genutzt und wieder entfernt werden sollen.
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