Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat sich kürzlich mit der Situation der sogenannten Knowledge Worker beschäftigt, die mit über 40 Prozent die größte Beschäftigungsgruppe in Deutschland darstellen. Ergebnis: Die Arbeitsbedingungen sind nicht so gestaltet, dass sie ihre Tätigkeiten möglichst effizient und ohne Produktivitätsverluste ausführen können. Doch wie üben sie ihre Tätigkeiten heute aus und wo liegt das Optimierungspotenzial? Um dies festzustellen, hat das Marktforschungsinstitut Forrester Research im Auftrag von Adobe Systems etwa 3.000 Mitarbeiter europäischer Unternehmen befragt. Dabei ging es vor allem um Kommunikationswerkzeuge, denn schließlich verwenden Büroarbeiter durchschnittlich 30 Prozent ihrer Zeit für die Arbeit an und mit Dokumenten. Die Studie belegt zunächst, dass Anwender nicht unbedingt nach neuen Kommunikationswerkzeugen suchen, sondern eher von der vorhandenen Bürosoftware eine Verbesserung existierender Arbeitsabläufe erwarten.
Es sind in der Hauptsache vier zentrale Bereiche, die Potenzial für Produktivitätssteigerungen bieten:
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Optimierung des Dokumentenaustauschs per E-Mail und mit E-Mail-Anhängen
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Sinnvoller Einsatz von Papier und Verzicht auf Papier, wenn Dokumente weiterbearbeitet oder weitergeleitet werden sollen
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Bessere Methoden der standardisierten Informationserfassung bzw. des Einsammelns von Informationen und Daten
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Effiziente Absicherung von sensiblen Informationen zum Schutz vor Missbrauch
Dokumentenaustausch per E-Mail und mit Dateianhängen optimieren
Im Zeitalter der Globalisierung wird Informationsarbeit immer häufiger von Teams ausgeführt, die für bestimmte Projekte zusammengestellt werden und deren Mitglieder sich oft in unterschiedlichen Regionen und Zeitzonen befinden. Deren effektive Zusammenarbeit – meist via E-Mail – ist daher eine der wichtigsten Anforderungen für den Erfolg. Laut Forrester sind jedoch nur 60 Prozent der Büroangestellten mit E-Mail als Methode der Zusammenarbeit zufrieden, der Rest wünscht sich Verbesserungen vor allem in puncto Übersichtlichkeit der angehängten Dokumente und Sicherheit der Informationen. Häufig scheitert die optimale Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dateiformaten, Plattformen oder Endgeräten. Hier bieten PDF-Dateien eine einfache und effiziente Lösung, da sie sich aus jedem druckbaren Dokument – Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, Publisher und Access - per Mausklick erzeugen lassen.
Sinnvoller Einsatz von Papier oder Verzicht auf Papier
67 Prozent der in der Studie befragten Personen scannen öfter als einmal im Monat Dokumente ein, um sie weiterzugeben oder elektronisch zu speichern. Die hohe Scan-Quote zeigt, dass es noch eine Vielzahl von Prozessen mit Medienbrüchen gibt und dass hier großes Verbesserungspotenzial existiert. Längst geht es nicht mehr um einen generellen Verzicht auf Papier, sondern vielmehr um dessen sinnvollen Einsatz. Wenn Dokumente vom Empfänger weiterbearbeitet oder weiter versendet werden sollen, kann beispielsweise komplett auf Papier verzichtet werden, da elektronische Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse wesentlich produktiver erfolgen können. Hierzu eignet sich beispielsweise Software mit Kommentarfunktionen sowie Signaturmöglichkeiten. Ausfüllbare PDF-Formulare machen zudem das Ausdrucken und Ausfüllen per Hand überflüssig. Und wenn doch Papierausdrucke auf dem Schreibtisch landen, sollten die eingescannten Dokumente optimiert und mit der automatischen Texterkennung durchsuchbar gemacht werden.
Bessere Methoden der standardisierten Informationserfassung
72 Prozent der in der Studie befragten Personen wünschen sich bessere Methoden zur Informationserfassung. Gerade beim Einsammeln von Informationen schlummert viel Verbesserungspotenzial. Bisherige Prozesse von der Verarbeitung von Daten bis zur Fertigstellung einer aussagekräftigen Auswertung sind oft sehr aufwändig, ohne dass aus der investierten Zeit ein Mehrwert entsteht. Bereits durch die Abfrage von Informationen per E-Mail bei mehr als 10 Personen muss eine Vielzahl von Rückantworten gesichtet, gesammelt und die enthaltenen Informationen strukturiert werden, um sie weiterverarbeiten zu können. Häufig gilt es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu kombinieren, beispielsweise aus Tabellen, E-Mails oder Webseiten. PDF-Formulare können hier eine Lösung sein, denn sie eignen sich optimal dazu, standardmäßig Daten von Kollegen oder externen Personen abzufragen. So können Büroarbeiter auch spontane Abfragen eigenständig durchführen. Das Format genießt eine hohe Akzeptanz beim Empfänger, der idealerweise durch Plausibilitätsprüfungen und Ausfüllhilfen unterstützt wird. Das würde zudem für eine hohe Datenqualität und eine hohe Rücklaufquote sorgen.
Sensible Informationen absichern
Die Studienergebnisse zeigen, dass die Arbeitsgewohnheiten von Büroarbeitern oftmals nicht den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen entsprechen. Die Untersuchung der Kommunikationspräferenzen zeigt dabei, dass ein möglichst wirksamer Schutz auf Dokumenten-Ebene angesiedelt sein sollte. Ein wichtiger Schritt hin zu einer besseren Absicherung von sensiblen Informationen ist die Verwendung von PDF an Stelle von Papierdokumenten, denn die Verwendung eines gedruckten Dokuments lässt sich nur schwer kontrollieren. Damit Büroarbeiter die Absicherung ihrer Dokumente und Informationen selbst beeinflussen können, sollten sie einige Sicherheitsmechanismen beherrschen, mit denen sich Inhalte von Dokumenten besser schützen lassen. Dazu gehört der einfache Schutz gegen die Veränderung und Entnahme von Inhalten in PDF-Dokumenten.
Der Anwender sollte entscheiden können, ob das Drucken, Kopieren oder Kommentieren eingeschränkt werden soll. Weitere Möglichkeiten sind eine 128/256 Bit Verschlüsselung oder ein Passwort für das Öffnen des Dokuments. Noch mehr Sicherheit bieten Lösungen, mit deren Hilfe einzelne Textpassagen geschwärzt werden können oder sensible Inhalte dauerhaft und aus Dokumenten entfernt werden, die über Signaturfunktionen oder Wasserzeichen verfügen. Um festzustellen, wie groß das Optimierungspotenzial bei den Bürotätigkeiten in Ihrem Unternehmen ist, bietet Adobe zwei interaktive ROI-Rechner an. Diese können kostenlos im Internet heruntergeladen werden. (ph)