Mit dem Strategieprojekt "Musik" will der international tätige Anlagenbauer Krones AG mit Sitz in Neutraubling sein Informations-Management umkrempeln. Er stützt sich dabei auf die Projekt-Management-Methode Prince2. So kann er sich auf das komplexe Vorhaben und die ambitionierten Ziele konzentrieren, ohne sich allzu viel Sorgen um das Projekt-Management machen zu müssen.

Jedes vierte Projekt scheitert

Die Projektrealität in den Unternehmen sieht mitunter recht düster aus. Mindestens jedes vierte IT-Vorhaben, so haben aktuelle Studien ermittelt, endet mit einem Flop. Als eine der Hauptursachen wird meist das Projekt-Management angesehen. Die Unternehmen setzen keine angemessenen Methoden ein, die Übersicht geht verloren, das Controlling steht nur auf dem Papier - in der Konsequenz verteuern sich die Projekte, und der Unternehmensnutzen bleibt unterhalb der Zielmarke.

Dieses Risiko wollte Michael Kranz nicht mehr akzeptieren. Als der Leiter des Informations-Managements bei der Krones AG im Frühjahr 2007 ein Vorhaben zur kundenorientierten Ausrichtung der IT-Prozesse plante, ging er in die Offensive. "IT-Projekte brauchen ein klares Regel- und Steuerungssystem", sagt er.

Projekt-Governance mit Risiko-Mangement

Hilfestellung für die Projekt-Governance fand Kranz bei Prince2. Die Vorteile der prozessorientierten Projekt-Management-Methode beschreibt er folgendermaßen: "Mit Prince2 sind durchgängig klare Qualitätsstandards umsetzbar, und man kann sowohl für das Gesamtprojekt als auch für die einzelnen Phasen und Teilprojekte anhand transparenter Zieldefinitionen arbeiten." Zudem schließe Prince2 ein wirkungsvolles Risiko-Management in die Projektplanung ein, so dass das Team im Problemfall schnell und gezielt reagieren könne. Auch das breite Angebot an Best Practices spricht in den Augen des Krones-CIO für Prince2: "Das gewährleistet eine deutlich straffere Projektrealisierung mit potenziell weniger Fehlerquellen als bei anderen Methoden."

IT-Prozesse stellen Nutzer in den Mittelpunkt

Die Notwendigkeit, sich einer möglichst erfolgssicheren Projektmethode zuzuwenden, resultierte nicht zuletzt aus dem hohen strategischen Anspruch des IT-Vorhabens Musik. Der Name steht für Mitarbeiterentwicklung und Serviceorientierung für das Informations-Management von Krones. Dahinter verbirgt sich das Ziel, in allen IT-Prozessen konsequent die Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen.

Die IT habe ihr Selbstverständnis zu ändern, gibt Kranz die Richtung vor: "Anstatt sich klassischerweise auf technische Parameter zu reduzieren, muss die IT ihr Denken und Handeln kontinuierlich darauf ausrichten, ihre Kunden durch überdurchschnittliche Servicequalität und innovative Technologien zu begeistern."

Ein hehrer Vorsatz, der sich mit überkommenen IT-Prozessen nicht umsetzten lässt. Dazu sind Prozesse notwendig, die sich durch hohe Wirtschaftlichkeit und Flexibilität auszeichnen. "Die permanenten Veränderungen im Wettbewerbsumfeld verlangen hohe Wandlungsfähigkeit der Organisation und Abläufe, damit wir auch unter neuen Rahmenbedingungen jederzeit den Qualitätsanforderungen der Kunden gerecht werden und dabei kostenbewusst agieren können", so die Maxime des CIO.

Itil-konforme Abläufe

Folglich ist das Musik-Projekt darauf ausgerichtet, eine prozessorientierte IT-Organisation mit Itil-konformen Abläufen zu schaffen und damit ein marktführendes Niveau des Informations-Managements zu erreichen. In diesem Zusammenhang soll auch den Reifegrade der IT-Organisation auf die Stufe 3 des Standards ITSCMM (Service Capability Maturity Model) angehoben werden.

Was das konkret bedeutet, führt Birgit Stuwe aus: "Im Zentrum steht das Ziel, klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten mit eindeutigen Ansprechpartnern zu schaffen, die IT-Risiken zu minimieren, messbare Kriterien zur Prozess- und Servicebewertung zu entwickeln sowie Leistungsfähigkeit und Kosten transparent zu machen." Aber auch die Produktivitätssteigerung gehöre dazu, so die Leiterin des Service-Managements bei der Krones AG. Unterstützt wird sie bei diesen Aufgaben vom Beratungsunternehmen Serview mit Sitz in Bad Homburg, das sowohl Berater stellt als auch für die Itil- und Prince2-Schulungen der Krones-Mitarbeiter - einschließlich der Zertifizierungen - verantwortlich zeichnete.

Erste Serviceprozesse sind umgesetzt

Das Projekt ist bis 2010 geplant und soll mit einer ISO-20000-Zertifizierung abschließen. Ein erster Meilenstein wurde Ende letzten Jahres mit dem Abschluss der ersten Phase erreicht, sprich: mit der plangenauen Umsetzung der Prozesse für das Incident-, Change-, Configuration- und Service-Level-Management. "Obwohl die Messlatte sehr hoch lag, wurden sowohl die gewünschten Leistungsergebnisse erreicht als auch die Termin- und Budgetvorgaben präzise erfüllt", freut sich Kranz.

Prince2 trug in Krones Augen wesentlich zu diesem Erfolg bei: "Ohne das Engagement der eigenen Mitarbeiter oder die fachliche Unterstützung durch Serview schmälern zu wollen - die Projektmethode hat sich ein komfortabel handhabbares Zielführungssystem bewährt und unseren Vertrauensbonus eindeutig gerechtfertigt." Im Anklang an den Projektnamen Musik zieht der CIO den Schluss: "Es vermutlich kein einziges IT-Vorhaben ohne jegliche Misstöne, aber in diesem Fall waren sie bestenfalls für das gut geschulte Ohr hörbar."

Ähnlich angetan zeigt sich die Projektleiterin Struwe. Die Klarheit der Methode und die dadurch mögliche Qualitätssteuerung hätten sich beispielsweise in einer einfachen Ressourcenplanungen und relativ genauen Budgetkontrollen niedergeschlagen. Auch die Aufteilung des komplexen Projekts in leicht steuerbare Phase wäre in ihren Augen ohne Prince2 "nur mit erheblichen Risiken" möglich gewesen. Schließlich sei die Akzeptanz der Methode durch das Team ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor gewesen: "Das Projekt wurde wesentlich durch die Mitarbeiter befruchtet, weil sie sich relativ schnell in diese Methode einfinden und mit Überzeugung leben konnten." (qua)