Praxisbeispiel: Umstrukturierung von IT-Services

Der kanadische Spezialist für Schienenfahrzeuge mit Hauptsitz in Berlin hatte Anfang des Jahrtausends - wie so viele Unternehmen - einen langfristigen Outsourcing-Vertrag mit einem einzigen globalen IT-Dienstleister geschlossen: Sowohl die Mitarbeiter als auch die Maschinen gingen von eigenen Rechenzentren zum neuen Service-Provider über.

Der Vertrag wurde 2008 nach der ersten Periode verlängert. Doch in den folgenden Jahren erwies sich, dass das Single-Provider-Modell nicht mehr zeitgemäß war: Es mangelt ihm an Flexibilität der Leistung, und angesichts des dynamischen Markts lagen die Kosten chronisch zu hoch - daran änderte auch ständige Kontrolle nichts.

2012 kam mit Thomas Leidenbach ein neuer Vice President IS Infrastructure an Bord. Seine Aufgabe als Leiter der BT IS Infrastruktur und Operations war explizit die Modernisierung der IT-Infrastruktur und eine Neuvergabe der damit verbundenen Services: Das bestehende Single-Supplier-Modell sollte er in ein Multi-Supplier-Modell überführen. "Wir wollten nicht zwingend unseren Dienstleister verlassen", erläutert Leidenbach, "wir wollten eine Multi-Vendor-Ausrichtung auf ein wettbewerbsfähiges Pricing erreichen, die unsere künftige Flexibilität sichert."

Die Wertschöpfungskette aufgebrochen

Zu diesem Zweck ging Leidenbach erst einmal daran, den monolithischen IT-Service-Block zu zerteilen, oder wie er es ausdrückt: "die Wertschöpfungskette in ihre Elemente aufzubrechen". Im ersten Schritt galt es, Assets und Arbeit voneinander zu trennen: Die Services sollten nach wie vor extern erbracht werden. Das Equipment hingegen wollte Bombardier Transportation wieder selbst auswählen und besitzen. Darüber hinaus sollte verstärkt Standardsoftware, bevorzugt aus der Cloud, eingesetzt werden.

Zurückgewinnen wollte das Schienenverkehrstechnik-Unternehmen auch die Kontrolle über die Architektur und die Services. Statt des kompletten Outsourcings war nun also ein selektives das Ziel.

Dazu definierte das IT-Team vier große Servicekomplexe:

• Remote-Infrastructure-Management (RIM);

• Workplace (Enduser Computing);

• Service-Desk (orientiert an ITIL);

• Enduser-Backend (E-Mail, Active Directory etc.)

Das physische Rechenzentrum war kein Bestandteil irgendeines dieser Pakete. Darüber sollte vielmehr gesondert entschieden werden.

Und hier ging Bombardier Transportation einen neuen Weg: Anstatt in - geschätzt - einjähriger Bauzeit Wände hochzuziehen, Stromkabel zu verlegen, eine Kühlung zu installieren und all die anderen notwendigen Arbeiten für die Installation eines Rechenzentrums zu leisten, entschloss sich das Unternehmen, die notwendige Fläche inklusive Installation und Maintenance von einem der Colocation-Anbieter zu mieten, die rings um die IT-Ballungsräume ihre Dienste anbieten.

"Wir brauchten ja nur wenige Hundert Quadratmeter", erläutert Leidenbach, "und aus meiner Erfahrung schätze ich, dass ein eigenes Data Center erst ab etwa 6000 Quadratmetern effizient betrieben werden kann."

Langfristiger Mietvertrag

Wie Bombardier Transportation in einer offiziellen Presseerklärung verriet, suchte das Unternehmen nach einem Anbieter, der "nicht nur hohe Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Performance garantieren konnte, sondern seine Rechenzentren auch im europäischen Raum betreibt". In einer europaweiten Ausschreibung setzte sich das Frankfurter Unternehmen Interxion durch. Es betreibt in der Nähe der Hessen-Metropole ein mehr als 10.000 Quadratmeter großes Collocation-Center.

2013 mietete BT also rund 200 Quadratmeter des Interxion-Rechenzentrums an - mit Ausweichmöglichkeiten für einen eventuell unerwartet stark wachsenden Bedarf. Das Raum-im-Raum-Data-Center wurde mit selbst angeschafften Servern bestückt und nach und nach in Betrieb genommen. Die Data-Center-Tools, die dort zum Einsatz kommen, hat das Unternehmen ebenfalls selbst ausgewählt und angeschafft.

Der komplette Übergang soll in der zweiten Hälfte des kommenden Jahres abgeschlossen sein. Der Mietvertrag mit Interxion ist bewusst langfristig angelegt - auf mindestens zehn Jahre. "Ein Rechenzentrum möchte man ja nicht alle naselang umziehen", so Leidenbach.

Inklusive Hausmeister

Auf diese Weise hat sich BT nicht nur den Bau eines eigenen Data Centers gespart, sondern braucht auch keine Kapazitäten für dessen Pflege bereitzustellen. Wenn man eine Analogie strapazieren möchte, könnte man sagen: Bombardier Transportation hat sich eine Wohnung mit Hausmeisterdienst gemietet.

"Wir betreiben das Data Center als Dark Room", sagt Leidenbach, "von uns war fünf, sechs oder sieben Monate lang niemand mehr persönlich vor Ort." Alles, was dort anfällt, erledigt der Hausmeister Interxion. Unter anderem hat BT Hardware-Wartungsverträge mit spezialisierten Dienstleistern abgeschlossen. Im Ernstfall wird also Interxion angerufen, um den Technikern die Türen aufzuschließen.

"Die Hands & Eyes-Services einschließlich der Installation, Wartung und Problembehebung gewährleisten, dass die Techniker vor Ort schnell handeln und so die Verfügbarkeit und Performance unserer geschäftskritischen In-frastruktur jederzeit aufrechterhalten bleibt", fasst Leidenbach das Konzept zusammen.

Betrieb von Indien aus

Betrieben werden die Server aus Indien. Diesen Teil der Wertschöpfungskette (das Remote-Infrastructure-Management) hat Tata Consultancy Services (TCS) übernommen. Das indische Unternehmen steht auch zur Verfügung, falls Bombardier Transportation Probleme oder Änderungswünsche hinsichtlich des Data Center äußert. Zudem erhielt TCS den Zuschlag für die Enduser-Backend-Services.

Für Enduser Computing und Service-Desk hingegen zeichnet HCL verantwortlich, ein ebenfalls in Indien heimischer Anbieter. "Wir wollten nicht so breit streuen", erläutert Leidenbach, "sondern uns bewusst auf drei bis fünf Supplier beschränken."

Die häufig beschworenen Probleme sprachlicher oder kultureller Art sind aus Leidenbachs Sicht nicht gravierend. Bombardier sei ohnehin international aufgestellt und habe seine IS-Prozesse in Englisch formuliert.

Zudem hat der IS-Verantwortliche schon in seinem Vorgänger-Job bei Vodafone die Kontrakte mit den indischen Offshore-Partnern gemanagt - und offenbar gute Erfahrungen mit ihnen gemacht. "Man braucht ein bisschen Geduld und ein klares Zielszenario", sagt er, "dazu gehören ein definiertes Operations-Modell und ein von uns moderierter Prozess." Die Umsetzung eines solchen Konzepts sei allerdings nur mit einer breiten Unterstützung der gesamten Organisation und insbesondere seines Teams möglich gewesen.

Ersparnis um ein Fünftel

Dass sich das neue Outsourcing-Modell auszahlen wird, steht für Leidenbach außer Frage. Zwar ist das Modell nicht ganz so flexibel wie ein Komplettservice aus der Cloud. Der würde dafür aber mehr Sicherheitsfragen aufwerfen.

Der Mietpreis für die Rechenzentrumsfläche berechnet sich nach drei Faktoren:

• Die angemietete Quadratmeterzahl ist relativ konstant.

• Flexibel hingegen ist der Stromverbrauch.

• Und separat berechnet wird die Inanspruchnahme der Hands & Eyes-Services.

Der Business Case nenne gegenüber dem Single-Provider-Modell eine Betriebskosten-Ersparnis von 20 Prozent im Jahr, so Leidenbach. Alles in allem sei diese Marke jedoch bei jedem einzelnen Vertrag übertroffen worden.

"Die ersten großen Benefits werden wir 2016 erzielen", rechnet Leidenbach vor. Aber schon 2014 und mehr noch 2015 habe unter dem Strich ein Plus gestanden, trotz des teilweisen Parallelbetriebs. Und das alles, ohne die Daten aus dem streng gesicherten deutschen Wirtschaftsraum hinauszubewegen.

Bombardier Transportation

• In Deutschland liegt der Fokus des kanadischen Unternehmens Bombardier auf der Entwicklung und Fertigung von Bahntechnik.

• Bombardier Transportation (BT) hat seine weltweite Konzernzentrale seit 2002 in Berlin.

• Von dort aus steuert die Bahntechniksparte von Bombardier Inc. ihr internationales Geschäft.

• Die sieben deutschen Werke beschäftigen mehr als 8000 Mitarbeiter.

• Sie decken die komplette Produktpalette der Schienenverkehrstechnik ab: U-Bahnen, Regional- und Nahverkehrszüge, Straßen- und Stadtbahnen, ein- und doppelstöckige Elektro- und Dieseltriebzüge sowie Reisezugwagen, Lokomotiven und Hochgeschwindigkeitszüge.

• Dabei konstruiert und fertigt BT sowohl komplette Schienenfahrzeuge als auch einzelne Komponenten wie Wagenkästen, Drehgestelle und elek-trische Systeme im Bereich der Antriebstechnik.

• Darüber hinaus bietet das Unternehmen auch Service- und Engineering-Leistungen sowie Bahnsteuerungssysteme an.

• Eigenen Angaben zufolge exportiert BT mehr als 50 Prozent der in Deutschland hergestellten Schienenverkehrsprodukte.

Projektsteckbrief

Projektart: Sourcing von IT-Services

Branche: Fertigung

Problem: Single-Provider-Strategie mit wenig flexiblen Leistungen, hohen Kosten, wenig Kontrolle

Lösung: Multisourcing, Data-Center-Raum zur Miete

Ergebnis: 20 Prozent weniger Betriebskosten pro Jahr

Zeitrahmen: Planung 2012, in Betrieb seit 2013, vollständiger Übergang im kommenden Jahr

Involvierte Anbieter/Dienstleister: Tata Consultancy Services, HCL, Interxion

Ansprechpartner: Thomas Leidenbach, Bombardier Transportation