PowerPoint ist wie Excel, Access und Word ein Mitglied der Microsoft-Familie und mit Sicherheit das meistverbreitete Präsentationsprogramm der Welt. Glaubt man den Studien, dann werden täglich mehr als 30 Millionen Präsentationen mit PowerPoint abgehalten.

"Haben Sie PowerPoint oder haben Sie etwas zu sagen?"

Dieser provokante Spruch drückt aus, was Präsentationsprofis an dieser Software bemängeln: PowerPoint wird dazu missbraucht, schlechte Vorträge noch schlechter zu präsentieren. Die gängige Praxis ist, Dutzende von Folien der Reihe nach an die Wand zu werfen und zu erklären, was draufsteht. Und – mit PowerPoint wird munter gelogen und manipuliert, denn Folien sind geduldig.

Exkurs: Beyond PowerPoint

Der Schweizer Rhetorikfachmann Matthias Pöhm provoziert in Büchern und Seminaren mit Aussagen wie Präsentieren Sie noch oder faszinieren Sie schon? (Der Irrtum Power- Point). Er zeigt, wie ein Vortrag ohne PowerPoint gelingen kann, und deckt auf, wo und wann PowerPoint eher zum Hemmschuh wird.
www.poehm.com

In dem Buch ZEN oder die Kunst der Präsentation (Addison-Wesley) zeigt Garr Reynolds, wie mit einfachen Ideen und auf Basis japanischer Meditationstechniken Präsentationen geplant und gestaltet werden. Er setzt dabei bewusst auf PowerPoint, zeigt aber Techniken für Vorträge, die sich von der Masse abheben und wirklich interessant sind.
www.presentationzen.com

Die XING-Gruppe Besser präsentieren befasst sich mit dem Thema und liefert gute Tipps für eine gelungene Präsentation mit und ohne PowerPoint.
www.xing.com/net/praesentationen

Bill Gates in den Wolken
Powerpoint sollte Rednern idealerweise dabei helfen, den Kern des Vortrags darzustellen. Mit Unmengen an Logos, Elementen und Texten wird das Auditorium dagegen überfordert und verwirrt. Experten raten zu möglichst wenigen Informationen pro Folie, etwa ein Bild pro Seite und kurzen, knappen Texten.

Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 1
Dieser verunglückte Powerpoint-Vortrag stammt von Jan Baan, Gründer des gleichnamigen Softwarehauses und heute Chairman von Cordys. Verschiedene Pfeile, Symbole und Rahmen sowie zuviel Text machen diesen Vortrag zur "schlimmsten Powerpoint-Präsentation, die je von einem CEO gezeigt wurde", findet Seth Godin, Marketing- und Präsentations-Experte in den USA.

Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 2
Diese Folie hat <a href="https://www.flickr.com/photos/jlaugesen/3104104113">Jesper Laugesen</a> entdeckt. Laugesen ist ebenfalls davon überzeugt, die weltweit schlimmste Powerpoint-Folie gefunden zu haben.

Tod durch Powerpoint
Schlimme Verfehlung listet Alexei Kapterev in seinem Diavortrag <a href="https://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint">Dead by Powerpoint auf Slideshare</a> auf. Dort gibt er auch Gestaltungsratschläge für gute Präsentationen. Unabhängig davon, dass der Text in der hier dargestellten Grafik in Kyrillisch verfasst und von Vielen wohl nicht zu entziffern ist, zeigt die Folie beispielhaft, wie sich eine Seite überladen lässt.

Besuch in Peking
Powerpoint-Folien sollten wenige Wörter enthalten, keine billigen und kitschigen Fotos zeigen und Überblendeffekte möglichst meiden. Auch eine Untermalung mit Ton und Musik ist verpönt, Sound-Effekte sollten allenfalls sparsam eingesetzt werden.

Übung, Übung, Übung
Vor dem Vortrag steht die Übungseinheit. Experten raten zu zehn Übungsstunden je Vortragsstunde. Darüber hinaus sollte das technische Equipment im Vorfeld getestet werden. Microsoft-Fehlermeldungen während der Präsentation sind peinlich und lenken das Auditorium ab. Von Guy Kawasaki, Venture Capitalist und Vortragsreisender, stammt die 10/20/30-Regel: Maximal zehn Slides, höchsten 20 Minuten Vortrag, Schriftgröße mindesten 30 Punkte.

Nasa-Desaster
Diese Powerpoint-Folie aus dem Jahr 2006 zeigt Teile des Space-Shuttle-Programms zur Abnahme der externen Treibstoff-Tanks. Es steht zu hoffen, dass die Zuhörer die Folie verstanden haben. "Präsentations-Sauerei", sagte Design-Guru Edward Tufte beim Anblick der Folie. Sie zeuge nicht gerade von Ingenieurs-Intelligenz.

Yes we Can
Wie Barack Obamans Botschaft an die Nation als Präsentation aussehen könnte, ist auf der Web-Site <a href="http://www.shmula.com/475/barack-obama-yes-we-can-a-powerpoint-deck" target="_blank">Slideshare</a> zu sehen. Dargestellt ist die letzte von insgesamt elf Powerpoint-Folien mit der Zusammenfassung von Obamas Rede. Die Präsentation veranschaulicht die Grenzen von Powerpoint als Kommunikationsmittel.

CI-Vorlage vorbereiten

Ein PowerPoint-Vortrag sollte immer den Vorschriften entsprechen, die in der Corporate Identidy des Unternehmens fixiert sind. In großen Firmen wird deshalb schon bei der Installation des Office-Pakets für jeden Mitarbeiter ein Satz Präsentationsvorlagen eingerichtet, der nach CI-Vorgaben erstellt und für alle Vorträge bindend ist. Für die Verteilung sorgt der Netzwerkadministrator, die Vorlagen können auch im Netz, im Intranet oder auf Sharepoint-Servern bereitgestellt werden.

Verwenden Sie Office 2003, so starten Sie PowerPoint mit einer leeren Präsentation. Wählen Sie Format/Foliendesign und suchen Sie ein passendes Design. Mit Ansicht/Master aktivieren Sie die Folien- und Titelmaster. Richten Sie hier die Kopf- und Fußzeilen, Überschriften, Textformate und Aufzählungszeichen so ein, wie sie auf allen Folien einheitlich erscheinen sollen. Das Firmenlogo wird ebenfalls, falls im CI vorgesehen, auf der Masterfolie positioniert.

Mit Ansicht/Master/Notizenmaster bereiten Sie die Notizen vor. Diese werden in der Praxis nicht nur als Merkzettel für Vortragende, sondern auch für den Ausdruck von Handouts für das Auditorium benutzt und sollten deshalb ebenfalls nach CI-Norm gestaltet sein.

Speichern Sie die Präsentation unter dem Dateityp Entwurfsvorlage. Um die Vorlage zu benutzen, wählen Sie Datei/Neu und klicken unter Vorlagen auf Auf meinem Computer.

Ab Office 2007 werden alle Formatvorlagen für Office-Programme einheitlich über Designs verwaltet. Ein Design ist eine Sammlung von Formatierungen. Suchen Sie für Ihre CI-Präsentation unter Entwurf/Designs ein passendes Design und ändern Sie für dieses die Farben, Schriftarten, Effekte und Hintergründe mit den Symbolen in der Gruppe Designs. Speichern Sie das angepasste Design anschließend mit Aktuelles Design speichern in der Design-Auswahl.

Schalten Sie unter Ansicht/Präsentationsansichten auf den Folienmaster um und passen Sie die einzelnen Folienlayouts an. Fügen Sie das Firmenlogo und andere CI-Elemente ein und nummerieren Sie die Folien durch. Speichern Sie dann die Präsentation als PowerPoint-Vorlage ab. Um die Vorlage für eine Präsentation zu nutzen, wählen Sie im Office-Menü Neu, schalten um auf Meine Vorlagen und öffnen eine Kopie der CI-Vorlage.

Von Excel zu PowerPoint

Für den Transfer von Excel-Tabellenbereichen oder Diagrammen gibt es zwei Varianten: Kopieren Sie die Daten oder Objekte einfach aus der Arbeitsmappe in eine Folie, ändern sich die Folieninhalte nicht, wenn sich die Quelldaten ändern. Erstellen Sie eine Verknüpfung, wird diese automatisch angepasst, wenn sich in Excel etwas ändert. Für den Fall, dass die Verknüpfung keine Daten mehr findet, bleibt immer das letzte verknüpfte Ergebnis in der Folie zu sehen.

Kopieren und Einfügen: Markieren Sie einen Bereich im Excel-Tabellenblatt und kopieren Sie ihn mit (Strg)+(C). Schalten Sie dann um auf PowerPoint, suchen Sie die Folie oder fügen Sie eine neue Folie ein und holen Sie die Kopie mit (Strg)+(V) aus der Zwischenablage.

Diagramme können als Diagrammobjekte auf Tabellenblättern oder aus Diagrammblättern kopiert werden. Wenn Sie ein Diagramm im A4-Querformat kopieren wollen, positionieren Sie es vorher in einem Diagrammblatt.

Grafiken einfügen: Um die Excel-Daten oder das Excel-Diagramm in PowerPoint bearbeiten zu können, wählen Sie diese Transferart. Kopieren Sie den Bereich oder das Diagramm wieder in die Zwischenablage.

Office 2003: Markieren Sie die PowerPoint-Folie und wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen.

Office 2007 und 2010: Markieren Sie die PowerPoint-Folie und wählen Sie Start/Zwischenablage/Einfügen/Inhalte einfügen.

Mit der Option Einfügen stehen mehrere Datentypen zur Auswahl. Wählen Sie eines der Grafikformate, wird der Inhalt der Zwischenablage als Grafik eingefügt. Die Formate PNG und GIF sind von geringerer Qualität und meist nicht zu empfehlen, das JPEG-Format komprimiert die Daten zwar, bietet aber eine brauchbare Qualität. Wenn Sie sich für das Bitmap-Format entscheiden, werden die Daten als Pixelgrafiken eingefügt.

OLE-Objekte einbetten

Wählen Sie Als Microsoft Office-Arbeitsblatt-Objekt bzw. Microsoft Office-Grafikobjekt (für Diagramme), um die Daten als OLE-Verknüpfung einzufügen. OLE steht für Object Linking and Embedding, eine Technik, die in allen Office-Programmen unterstützt wird.

Das eingefügte Objekt unterscheidet sich optisch nicht von der Grafikkopie. Klicken Sie es aber doppelt an, wird das Objekt zur Bearbeitung freigeschaltet und die Multifunktionsleiste von Excel bereitgestellt. Sie können die Daten ändern und auf andere Tabellenblätter oder Diagramme umschalten. Um die Anzahl der Zeilen oder Spalten zu ändern, ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Markierungspunkte am Rand des Objekts. Klicken Sie außerhalb des Objekts in die Folie, schaltet die Oberfläche wieder auf Power- Point um.

Hinweis: Das Objekt enthält nicht nur den Tabellenausschnitt oder das Diagramm, das kopiert wurde, sondern die komplette Arbeitsmappe, aus der die Kopie stammt. Das kann zu Überraschungen führen, wenn die Präsentation weitergegeben wird. Sorgen Sie dafür, dass die Objekte nur die Daten enthalten, die der Empfänger auch sehen darf.

Datenverknüpfung in Diagrammen lösen: Diagramme sind immer mit den Quelldaten verbunden, und wenn diese aus dem Objekt entfernt werden, wird auch das Diagramm nicht mehr angezeigt. So können Sie Diagramme unabhängig von ihren Daten machen:

Klicken Sie auf eine Datenreihe des Diagramms. Markieren Sie die Funktion DATENREIHE(), die damit in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird, und berechnen Sie diese mit (F9). Drücken Sie die Enter-Taste, wird das Ergebnis der Funktion eingetragen, die Datenreihe zeigt jetzt die Daten an, die zuvor aus Tabellenbereichen geholt wurden. Rechnen Sie so alle weiteren Datenreihen des Diagramms um, dann können Sie dieses ohne die Quelltabelle transferieren.

Tabellenbereich oder Diagramm mit PowerPoint verknüpfen

Die eleganteste Lösung, Daten oder Diagramme von Excel nach PowerPoint zu transferieren, ist die Verknüpfung. Kopieren Sie den Datenbereich, das Diagrammblatt oder das Diagrammobjekt wieder in die Zwischenablage.

• Markieren Sie die PowerPoint-Folie und wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen.

• Markieren Sie die PowerPoint-Folie und wählen Sie Start/Zwischenablage/Einfügen/Inhalte einfügen.

Schalten Sie um auf die Option Verknüpfung und klicken Sie auf OK. Das eingefügte Objekt wird mit der Quelle verknüpft, Änderungen in dieser sind sofort auf der Folie sichtbar, solange diese im Entwurfsmodus (nicht in der Präsentation) angezeigt wird. Mit einem Doppelklick auf das Objekt schalten Sie auf die Quellanwendung um, das Kontextmenü bietet ebenfalls Optionen zur Bearbeitung oder Konvertierung der Verknüpfung an.

Excel-Praxis: PowerPoint-Präsentation automatisch aus Excel erstellen

PresentationMaker.xls: So einfach der Transfer von Excel-Tabellenbereichen oder Diagrammobjekten über die Zwischenablage an PowerPoint-Folien ist, bei zunehmender Komplexität wird doch wieder Arbeit daraus. Jeder Vortrag ist anders, und mit jeder Präsentation beginnt die Arbeit von vorne. Nutzen Sie hier die Vorteile der VBA-Makroprogrammierung: Das Makro kann über eine Schleife das Kopieren und Einfügen der Tabellenbereiche und Diagramme von Excel nach PowerPoint automatisieren. Dazu wird einfach eine Liste abgearbeitet, die neben dem Namen der Arbeitsmappe und dem Tabellenblattnamen den zu kopierenden Bereich enthält.

Startblatt und Präsentationsauswahl: Das Tabellenblatt START bietet zwei Optionsfelder zur Auswahl an:

Neue Präsentation: Ist diese Option aktiv, wird eine neue PowerPoint-Präsentation angelegt.

Präsentation öffnen: Mit dieser Option aktiviert das Makro eine bereits gespeicherte Präsentation. Schreiben Sie den Namen der Datei vollständig mit Laufwerk und Ordnerpfad in die Zelle B6.

Mit der zweiten Option haben Sie die Möglichkeit, eine PowerPoint-Präsentation nach Corporate-Identity-Richtlinien vorzubereiten, Titelfolie und Folienlayout festzulegen und den Folienmaster zu präparieren. Das Makro wird immer neue Folien anlegen und sich dabei an das vordefinierte Foliendesign halten.

So nicht!
Die meisten kennen die Regeln. Powerpoint-Präsentationen sollten nie mit Text oder Media-Elementen überladen werden. Und doch halten sich erstaunlich viele Menschen nicht daran, wie unsere folgende Bildergalerie zeigt.

Lesbarkeit
Diese Folie ist ein klarer Fall für den Designdoktor. Die Zuschauer können beim Betrachten weder den Text gut lesen noch das Auto im Hintergrund erkennen.

Sinn
Während der Präsentation hat der Redner die Gelegenheit für Erläuterungen. Eine gute Powerpoint-Präsentation sollte man allerdings auch ohne Erläuterungen verstehen. Diese Präsentation über soziale Netzwerke dient als schlechtes Beispiel und hinterlässt viele Fragezeichen.

Verwirrung
Farben sind ideal, um Aufmerksamkeit zu erregen. Mehr als zwei oder drei verschiedene Farben sollten es allerdings nicht auf einer Folie sein. Zu viele Farben hinterlassen schnell einen unübersichtlichen Eindruck, wie diese Folie zeigt.

Text-Bild-Schere
Die strukturierte Textdarstellung ist gut. Wer nichts falsch machen möchte, greift wie hier zu einem Template. Die Grafik rechts im Bild trägt allerdings nichts zum weiteren Verständnis bei.

Textbombe
Eine Folie mit so viel Text wie in diesem Beispiel ist immer eine schlechte Idee. Das Schlimmste: Die Zusammenfassung wird auf der nächsten Folie fortgesetzt.

Charts ja, aber richtig!
Charts und Grafiken sind ideal für Powerpoint. Sie machen das Gesagte anschaulich und lockern auf. Aber wie in diesem Beispiel 100 Charts auf eine Folie zu packen, macht die Folie unübersichtlich und unleserlich.

Lieblosigkeit
Das Online-Banner oben im Bild ziert jede einzelne Seite der Präsentation. Die Werbung hätte auf der letzten oder der ersten Seite völlig genügt. Und wenn schon Banner von Web-Seiten nötig werden, sollte man sich wenigstens die Mühe machen, den Special-Offer-Button bei der Bildbearbeitung wegzuschneiden.

(Un-)Sichtbarkeit
In dieser Folie wurde der Einsatz der Media-Elemente übertrieben. Wenn man klickt, erscheint Text, andere Bausteine verschwinden dann allerdings. Das erschwert das Lesen gewaltig.

Bullet-Debakel
Wer Bulletpoints einfach an den Anfang von ganzen Absätzen setzt, hat ihr Prinzip falsch verstanden. Die Aussagen sollten knackig sein, nicht wie hier lang und damit unübersichtlich. Als Faustregel gilt: Wer auf Schriftgröße zehn bis zwölf verkleinern muss, damit der Text auf die Folie passt, muss kürzen.

Bereichsliste und Folienüberschriften

In Zeile 14 beginnt die Bereichsliste mit allen Bereichen, die das Makro sammelt und in die neue oder geöffnete Präsentation überträgt. In der ersten Spalte wird die Arbeitsmappe komplett mit Laufwerk und Pfad eingetragen, die zweite Spalte enthält den Namen des Tabellenblatts. In Spalte C werden die Bereiche eingetragen, die das Makro abfotografiert und nach PowerPoint überträgt.

Hinweis: Um Diagrammobjekte zu kopieren, markieren Sie den Zellbereich im Hintergrund. Das Makro kann keine Objekte kopieren.

Wenn in Spalte D (neue Folie) ein »x« gesetzt ist, wird für den Bereich der jeweiligen Zeile am Ende der Präsentation eine neue Folie eingefügt. Die neue Folie bekommt das Folienlayout Nur Titel mit einem Überschriftenelement. Die Spalten links und oben enthalten die Anzahl Bildpunkte (Pixel), um die das eingefügte Foto auf der Folie verschoben wird. Der Zoom-Faktor bestimmt die Größe des Bereichs, geben Sie hier eine niedrigere Prozentzahl ein, wird das Foto verkleinert.

Tragen Sie in die Spalten H und I je eine Überschrift für die Folie ein. Diese Überschrift wird als zweizeiliges Titeltextelement zentriert über die Folie gesetzt.

Makrostart

Tragen Sie die Bereiche in die Liste ein, die Sie in die PowerPoint-Folien übertragen wollen, und bestimmen Sie Größe, Zoomfaktor und Überschriften. Wenn Sie eine bestehende Präsentation verwenden wollen, schalten Sie auf die zweite Option um und tragen den Dateinamen (vollständig mit Pfad und Dateiendung ppt oder pptx) in die Zelle B6 ein. Die Datei Controlling-Report.ppt ist eine PowerPoint-Präsentation im Format von Office 2003, sie enthält nur eine Titelfolie.

Die Beispiellösung listet Bereiche aus der Arbeitsmappe PowerPoint-Daten.xls. Kopieren Sie diese in den Ordner C:\Daten oder in einen anderen Ordner, ändern Sie den Pfad in Spalte A entsprechend, um das Makro zu testen.

Bevor Sie das Makro starten, stellen Sie sicher, dass die PowerPoint-Bibliothek im Einsatz ist. Das Makro verweist nämlich auf Objekte aus dieser Bibliothek, die im VBAEditor aktiviert sein muss:

Drücken Sie (Alt)+(F11), um den VBA-Editor zu starten, und wählen Sie Extras/Verweise. Suchen Sie den Eintrag Microsoft PowerPoint <versionsnr> Object Library. Die Versionsnummer ist von der Office-Version abhängig (11.0 für Office 2003, 12.0 für Office 2007). Wenn Sie einen Eintrag sehen, der mit NICHT VORHANDEN beginnt, hat Excel versucht, eine ungültige Bibliothek zu benutzen. Entfernen Sie das Häkchen vor diesem Eintrag.

Klicken Sie auf den roten Startknopf, um das Makro zu starten.

Das Makro startet zunächst die Präsentationsdatei oder legt eine neue PowerPoint-Datei an. Dann öffnet es jede Mappe, für die ein Eintrag vorhanden ist, kopiert den angegebenen Bereich als Grafik in die Zwischenablage und fügt diesen zusammen mit den beiden Überschriften in die nächste Folie ein. Das Ergebnis ist eine (ungespeicherte) Präsentation mit den Grafikobjekten aus den Excel-Arbeitsmappen. (ph)