52 Tage lang wurden in Deutschland Briefe und Päckchen zum Teil nur unregelmäßig und stark verzögert zugestellt. Auch wenn sich die Situation jetzt langsam auflöst, stellt sich die Frage, ob der Rechnungsversand auf dem Postweg noch zeitgemäß ist.
Bundesweit bekamen Privatpersonen, Behörden, Banken, Versicherungen und natürlich Unternehmen jeder Art und Größe die Folgen des Poststreiks täglich zu spüren, wenn der Briefkasten leer bleibt.
Postzusteller Foto: DHL
Mögliche Auswirkungen des Streiks auf die Wirtschaft
In Industrieländern beträgt der Anteil der Papierrechnungen zwischen 16-30 Prozent des gesamten Brief-Volumens. Das sind in Deutschland mehrere Millionen Rechnungen täglich. Nur 15 Prozent der rund 32 Milliarden Rechnungen, die jährlich in Deutschland anfallen, werden laut einer Erhebung von Bonpago elektronisch ausgetauscht. Oftmals sind es kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Buchhaltung noch nicht digitalisiert haben und ihre Rechnungen weiterhin in Papierform stellen.
Erst wenn die Rechnung beim Empfänger ankommt, ist dieser nach geltendem deutschen Recht verpflichtet zu zahlen. Ebenso beginnen Zahlungsfristen in der Regel auch erst nach Erhalt der Rechnung zu laufen. Die Folgen sind klar: Kommt die Rechnung auf Grund eines andauernden Streiks der Zusteller verspätet an, verzögert sich auch die Zahlung. Und das kann gerade KMU, die auf einen regelmäßigen Cash-Flow angewiesen sind, schnell in Bedrängnis bringen und die deutsche Wirtschaft insgesamt schädigen.
Notwendige Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnung
In der Tat sind viele Geschäftsprozesse auch im B2B-Bereich, etwa zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten, auch in Deutschland noch lange nicht digitalisiert. Betrachtet man beispielsweise die Rechnungsstellung als einen der am stärksten digitalisierten B2B-Prozesse, wird die Verwendung einer vollständig elektronischen Rechnungsstellung auf rund acht Prozent der Unternehmen geschätzt - in der EU liegt dieser Wert bei etwa 24 Prozent.
Buchhaltungstools aus der deutschen Cloud
Buchhaltungstools aus der deutschen Cloud Im Folgenden eine Übersicht professioneller Buchhaltungstools, die speziell für den Mittelstand konzipiert sind und hierzulande entwickelt werden.
Debitoor Firmen, die auf der Suche nach einer möglichst einfachen Rechnungsstellungssoftware sind, finden in Debitoor eine interessante Alternative, die nach Herstellerangaben bereits über 200.000 Firmenkunden überzeugen konnte. Der in der Hauptstadt entwickelte SaaS-Dienst präsentiert sich als eine moderne und minimalistische E-Billing-Lösung, die auf überflüssige Features verzichtet und mit einem hochwertigen Interface-Design punkten kann. Er bietet Kleinunternehmen und Selbständigen einen einfachen Weg, professionell gestaltete Rechnungen im eigenen Firmendesign zu erstellen, sowie Kunden, Produkte, Angebote und Ausgaben auf intuitive Art und Weise online zu verwalten. Detaillierte Berichte, einfache Buchhaltungswerkzeuge und ein Banking-Modul runden das Funktionsspektrum der Software ab.
Fastbill Fastbill ist eine weitere interessante Alternative, die aus Dresden stammt und mit weiterführenden Funktionen aufwarten, mit denen sich Rechnungsstellungsprozesse beschleunigen und effizienter gestalten lassen. So können sich Kunden beispielsweise ihre digitalen Rechnungen auf unbürokratische Weise, mit einem Klick, online bezahlen lassen. Die Software unterstützt dabei viele gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte oder sofortüberweisung.de. Praktisch: Das Programm informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Ein weiteres, interessantes Feature, das man nicht bei jedem E-Billing-Dienst findet, besteht darin, dass man Belege mit der kostenlos verfügbaren Scan-App (iOS und Android) erfassen und im System ablegen kann.
SalesKing SalesKing ist ein weiterer Online-Dienst, der sich auf Invoicing fokussiert und ebenfalls hierzulande entwickelt wird. Die Software versteht sich als eine ganzheitliche Lösung, mit der Anwender Rechnungen, Kunden und Produkte managen, Angebote oder Gutschriften online schreiben und PDF-Dokumente im eigenen Corporate Design erfassen können. SalesKing ist nicht zuletzt unter Entwicklern sehr beliebt. Der Service bietet eine umfangreiche API, die von einigen populären Business-Anwendungen benutzt wird, zum Beispiel von der Zeiterfassungssoftware Mite und von der Projektmanagement-Lösung Planio aus der Hauptstadt.
Billomat Billomat stammt ebenfalls aus Deutschland und punktet mit zahlreichen Extras. So bietet das Tool eine ganze Reihe nützlicher Werkzeuge für das zentrale und effiziente Management von Produkten, Kunden, Rechnungen, Angeboten, Gutschriften, Mahnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen im Browser. In der Web-basierten App werden sämtliche in Bearbeitung stehende Dokumente übersichtlich aufgelistet, sodass sich der Anwender einen schnellen Überblick über offene Angebote, überfällige Rechnungen, etc. machen kann. Praktisch: Das Tool lässt sich über Add-Ons mit über 20 Online-Diensten integrieren.
Easybill Easybill präsentiert sich als eine umfassende Invoicing-Lösung, die mit vielen Integrationsmöglichkeiten punktet. So können Rechnungen beispielsweise nicht nur per E-Mail oder per Fax versendet werden, sondern auch auf dem Postweg. Dabei kann der SaaS-Anbieter das Drucken und den Versand der Rechnungen vollständig übernehmen. Gegenüber seinen Konkurrenten kann Easybill mit nahtlosen Integrationsmöglichkeiten mit Ebay und Amazon punkten. Weiterführende Features wie etwa die integrierten Zeiterfassungsfunktionen das flexible Reporting-Modul runden das Funktionsspektrum der Lösung ab.
GSales Bei Gsales handelt es sich um eine weitere einfache Rechnungslösung, die von der Softwareschmiede Gedankengut aus Pforzheim angeboten wird. Diese adressiert vor allem Freiberufler und kleine Unternehmen. Damit können sie Rechnungen online schreiben und auch Angebote, Gutschriften und andere wichtige Geschäftsdokumente zentral verwalten. Darüber hinaus stehen weitere Features wie Kunden- und Artikelverwaltung, Statistiken und Newsletter-Management zur Verfügung. Praktisch sind darüber hinaus die automatischen Reports und Statistiken, die Rechnungs- und Kundendaten auf effiziente Art und Weise visualisieren.
Collmex Buchhaltung Die 2003 gegründete Softwareschmiede Collmex GmbH aus Saarbrücken zählt nach eigenen Angaben über 10.000 Kunden und gilt als einer der wichtigsten Anbieter Web-basierender Warenwirtschaft- und Buchhaltungssoftware in Deutschland. Mit Collmex Buchhaltung bietet der Hersteller ein kompaktes Buchhaltungsmodul, das kleine und mittelständische Betriebe adressiert. Die Lösung verspricht, alle wichtigen Aspekte einer ordnungsgemäßen Buchhaltung effizient abzudecken. Zu den wichtigsten Features zählen unter anderem Einnahmen-Ausgaben-Auswertungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahme-Überschussrechnungen, Kassenbücher, Gewinn- und Verlustrechnungen, E-Bilanz und ein integriertes Online-Banking-Modul.
E-Conomic Eine professionelle Alternative zu Collmex, die ebenfalls die komplette Buchführung im Browser ermöglicht, bietet sich mit E-Conomic an. Dieses SaaS-Tool aus Berlin adressiert sowohl mittelständische Anwenderunternehmen als auch Buchhalter und Steuerberater. Es stellt sämtliche Standard- Funktionen eines typischen Buchhaltungsprogramms bereit. Darüber hinaus lassen sich Angebote, Aufträge, Mahnungen und Gutschriften ebenso verwalten wie Kunden, Produkte und Lieferanten. Praktisch: Die Anwender können ihren Steuerberater und Buchhaltungsbüros Zugriff auf seinen Account gewähren – und das kostenlos.
Lexoffice Bei Lexoffice handelt es sich um eine weitere Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Kleinunternehmen, Gründern und Selbständigen ausgerichtet ist. Diese punktet mit zahlreichen Features rund um die Auftragsverwaltung an. So lassen sich neben Aufträgen und Rechnungen auch Angebote, Eingangsbelege, Kunden und Lieferanten zentral auf dem Online-Dashboard managen. Darüber hinaus überzeugt Lexoffice durch einige weiterführende Extras wie zum Beispiel das integrierte Online-Banking-Modul. Ein weiterer Pluspunkt: In der iPad-App werden die wichtigsten Features der Software in einer für Tablets optimierten Version bereitgestellt.
FreeFIBU FreeFIBU ist sowohl für die Buchhaltung von Freiberuflern und Kleinunternehmen als auch für die komplexere Buchhaltung bilanzierungspflichtiger Firmen geeignet. Die aus Düsseldorf stammende Cloud-Lösung kann mit einem umfassenden Steuerservice punkten. Als Steuerberater bietet der Anbieter verschiedene Zusatzleistungen rund um Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und mehr an. Praktisch: Für das Verbuchen der Belege bietet das Programm vorgefertigte Buchungsmasken, die den Anwender Schritt für Schritt mit nützlichen Tips unterstützt und Eingabefehler verhindern sollen.
Wo liegen die Hürden für eine Umstellung? Oftmals stoßen Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess digitalisieren wollen, auf Widerstände bei den Lieferanten selbst. Gründe dafür sind technisch aufwändige Systeme, die für nicht-technisch vorgebildete Benutzer kompliziert zu bedienen und daher fehleranfällig sind. Zudem fallen für die Lieferanten oftmals Kosten an, wenn sie ihre Rechnung in elektronischem Format stellen wollen. Erst wenn diese Hürden abgebaut sind, können Lieferanten auf elektronische Rechnungsstellen umstellen. (bw)