Dass Outsourcing-Deals auch in die Brüche gehen können, ist nichts Neues. Dass aber ein langjähriger Outsourcing-Partner diesen Geschäftszweig einstellt und nicht mehr für Unternehmen außerhalb des eigenen Konzerns tätig wird, kommt nicht alle Tage vor. Doch in diese unangenehme Situation geriet die Südwestdeutsche Salzwerke AG mit Sitz im schwäbischen Heilbronn: Bis Ende des Jahres 2009 musste unbedingt ein neuer Dienstleister gefunden werden, der die HCM (Human Capital Management)-Systeme von SAP weiter betreuen kann.
Angelika Schwartz, IT-Leiterin im SWS-Konzern, nennt die Kriterien für die Auswahl des neuen Dienstleisters: "An erster Stelle stehen große Erfahrung und namhafte Referenzen im Betrieb von SAP HCM Systemen. Dabei legen wir großen Wert auf den Betrieb in einem Hochsicherheitsrechenzentrum. Wichtig war uns außerdem, dass der Anbieter alles aus einer Hand liefern kann: sowohl den Basisbetrieb und die Applikationsbetreuung als auch die Projektabwicklung." Die Wahl fiel auf die Karlsruher Orga GmbH, ein Tochterunternehmen des auf Banken spezialisierten IT-Dienstleisters Fiducia IT AG.
Umzug mit Release-Wechsel
Im Rahmen des Umzugs waren zudem einige Aktualisierungen geplant, darunter ein Release-Wechsel der zweistufigen SAP HCM-Landschaft von Version 4.6C auf den Release ECC 6.0. Gleichzeitig sollte die bestehende Oracle-Datenbank auf das SAP-eigene Open-Source-Datenbank-System MaxDB migiert werden. Und schließlich galt es noch, die Rechenzentrumsmigration des Benzing Servers einschließlich der Umstellung und Anpassungen sämtlicher Zeit-, Zutritts- und BDE-Terminals und der Schnittstellen zum SAP HCM und SAP ERP zu bewerkstelligen.
Die Zeit für die Umsetzung einschließlich aller Tests war mit nur vier Monaten sehr knapp bemessen. Denn sowohl das HCM- als auch das Benzing-System mussten von Orga als so genannte "Black Box" übernommen werden, da nur Teildokumentationen des vorherigen Dienstleisters vorhanden waren. Die frühere Lösung verfügte außerdem über zahlreiche Modifikationen und Eigenlösungen. Um das anspruchsvolle Projekt zu einem Erfolg zu führen, waren ein straffes Projektmanagement und hohe Fachkompetenz auf allen beteiligten Seiten unabdingbar.
Kick-Off und Status-Telcos - mehr nicht
Damit war das Projektmanagement eine große Herausforderung. Vor allem wegen der kurzen Umsetzungszeit wurde ein tagesgenauer Projektplan entworfen. Diese musste flexibel genug sein, um auch auf Unvorhergesehenes aufgrund der Black-Box -Landschaft reagieren zu können. Alle Projektbeteiligten mussten jederzeit auf dem aktuellsten Projektstand sein. Orga stellte daher ein auf SAP Netweaver basierendes Portal als Dokumentationsplattform zur Verfügung, auf der alle Projektdokumente von allen eingesehen werden konnten. Um weiter Projektzeit zu sparen, gab es außer dem Kennenlern-Kick-Off keine Projektmeetings, sondern wöchentliche Statustelefonkonferenzen.
Das Ziel im Projekt war, zunächst eine Eins-zu-Eins-Übernahme der Systemlandschaft durchzuführen. Spätestens zum Release-Wechsel und nach einem internen Workshop mit dem Fachbereich zeigte sich aber, dass veraltete Modifikationen und Eigenentwicklungen in den Standard übernommen werden sollten. Hier musste also vom ursprünglichen Plan teilweise abgewichen werden. Diese Änderung des Projektumfangs innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erforderte zusätzliches Personal, das der neue IT-Dienstleister kurzfristig bereit stellen konnte.
Termin und Budget eingehalten
Die neue Lösung ging Ende Juli 2009 in den produktiven Betrieb. Schwartz fasst zusammen: "Das Ergebnis und die Zusammenarbeit mit der Orga entsprechen unseren Erwartungen. Ein solches Projekt ist nicht alltäglich - es stellt sowohl vom Schwierigkeitsgrad her als auch hinsichtlich der Zeitvorgaben eine große Herausforderung dar. Trotzdem wurde das Projekt fehlerfrei realisiert. Der Zeit- und Budgetplan wurden eingehalten. In der Orga haben wir einen zuverlässigen mittelständischen IT-Dienstleister auf Augenhöhe gefunden." Mit dem Dienstleister alleine ist es nicht getan: „Ohne das Prozesswissen und die hohe Flexibilität der Fachbereiche wäre das Projekt so nicht realisierbar gewesen“, betont Schwartz.