Outsourcing: Acht Tipps, wie Sie Abhängigkeiten vermeiden können

Eine zu starke Abhängigkeit vom Outsourcing-Provider hat nicht nur den Verlust der Eigenständigkeit zur Folge, sondern kann auch höhere Kosten bei einem Providerwechsel verursachen.

Besonders unter Mittelständlern ist die Sorge verbreitet, durch eine Auslagerung die Kontrolle zu verlieren. Diese Sorge ist jedoch nur berechtigt, wenn es bei den Vorbereitungen auf das Vorhaben an der notwendigen fachlichen Professionalität fehlt. Dies ist vor allem bei Neuverhandlungen häufig der Fall, beobachtet Heinz Schick, Vorstand der Münchner Beratungsfirma Experton Group: "Meist wird der Deal aus Bequemlichkeit mit dem bestehenden Provider fortgeführt, weil es ja insgesamt ganz gut läuft."

Häufig gemachte Fehler

Die meisten Fehler, die zu einer Abhängigkeit führen, werden am Anfang der Outsourcing-Beziehung gemacht. So beschränken sich viele Anwender bei der Planung nur auf die finanziellen und sicherheitsrelevanten Faktoren, anstatt alle Risiken zu dokumentieren. Zudem versäumen sie es häufig herauszufinden, ob im Falle einer Vertragsbeendigung möglicherweise andere Anbieter in der Lage sind, ohne großen finanziellen Aufwand auf die bestehende Plattform aufzusetzen.

Voraussetzung hierfür und generell das beste Mittel, um die Abhängigkeit vom Dienstleister zu vermeiden, sind stark standardisierte Leistungen. Die Leistungen sollten zwar möglichst detailliert in den Service-Level-Agreements (SLAs) beschrieben sein. Grundsätzlich sind Standardleistungen jedoch individuellen Anpassungen vorzuziehen. Werden die Service-Levels vom Provider vorgegeben, empfiehlt es sich, Experten einzuschalten, die die SLAs auf versteckte Abhängigkeiten überprüfen.

Wichtig ist auch, dass sich die Tools des Dienstleisters nach einem eventuellen Anbieterwechsel auch vom neuen Provider einsetzen lassen. Zu diesem Zweck sollte der Vertrag eine Klausel enthalten, wonach andere Anbieter die entsprechenden Lizenzen kostenlos nutzen können. Zudem gilt es darauf zu achten, dass im Zuge der Auslagerung allgemein verfügbare Schnittstellen auf Systemebene integriert werden.

Acht Regeln zur Vermeidung von Abhängigkeit

1. Führen Sie bereits zu Anfang des Projekts eine Risikoanalyse durch.

2. Legen Sie Service-Levels fest, die von unterschiedlichen Dienstleistern garantiert werden können.

3. Orientieren Sie die Vertragsleistungen an Standards. Vermeiden Sie Individualleistungen, wo es möglich ist.

4. Schließen Sie vertraglich aus, dass der Provider die Leistungen und die Tools, mit denen er diese erbringt, so verändert, dass nur noch er sie erbringen kann.

5. Schreiben Sie die Vertragsleistungen vor Vertragsende erneut aus, damit Sie sie auch mit den Angeboten anderer Provider vergleichen können.

6. Bringen Sie während der Vertragslaufzeit keine neuen Leistungen ein, die Sie durch individuelle Bestandteile an den Dienstleister binden.

7. Lassen Sie sich im Stress des Tagesgeschäftes nicht auf kurzfristige individuelle Lösungen ein. Schon wenige Minuten, die Sie in Planung und Nachdenken investieren, können nachhaltige Abhängigkeiten verhindern.

8. Vermeiden Sie Joint-Ventures mit dem Dienstleister. Was sich anfangs rechnet und Ihnen Einfluss sichert, führt im Nachhinein meist zum Verlust an Wettbewerbsfähigkeit. Welcher Provider glaubt an den Wechsel, wenn Sie an einem Wettbewerber beteiligt sind?

Wie Sie bestehende Abhängigkeiten herausfinden

Die Experton Group hat ein modular aufgebautes Research- und Consulting-Programm gestartet, mit dem Anwender prüfen können, ob und in welchem Maße Abhängigkeiten von ihren Providern bestehen. Die Prüfung erfolgt in Form eines Audits. Berücksichtigt werden dabei sowohl objektive Fakten als auch subjektive Empfindungen oder Meinungen. Am Ende des Audits zeigen die Analysten die jeweiligen Problembereiche auf und geben eine eigene Einschätzung der Lage sowie konkrete Lösungsvorschläge ab. (sp)