Wie oft sucht man in seinem PC nach Dateien wie nach der berühmten Nadel im Heuhaufen? Bilder, Texte - so schnell, wie sie abgespeichert sind, sind sie wieder in den unendlichen digitalen Weiten verschwunden. Ein weiteres schwarzes Loch: der überflutete E-Mail-Account, der täglich Mails verschlingt und nie wieder ausspuckt. Wer keine intelligente Ordnerstruktur schafft, der verbringt jeden Tag viel Zeit mit dem Suchen nach Dokumenten. "Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz" lautet das Erfolgsrezept.
In acht von zehn Firmen ist die IT-Ablage ein Problem. Eigentlich verwunderlich, denn in diesem Bereich Ordnung zu schaffen ist im Prinzip relativ einfach. Zunächst ist zu entscheiden, wie die Struktur und Ordnung der Ablage auszusehen hat. Es werden Spielregeln geschaffen, die jeder Mitarbeiter kennt und an die er sich hält. Ein häufiger Fehler in Unternehmen ist, dass das Management zunächst nicht genau weiß, auf welchen Hierarchieebenen überhaupt etwas zu optimieren ist. Zudem sind Zugriffsrechte nicht gegeben, oder nicht alle Betroffenen sitzen am Tisch. So können Neustrukturierungen von Laufwerken nur scheitern. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Sichten Sie alle Laufwerke, mit denen die jeweilige Abteilung arbeitet. Erstellen Sie anschließend einen neuen, leeren Strukturbaum. Es empfiehlt sich nicht, diesen gleich mit Daten zu füllen. Vielmehr sollten die Rahmenbedingungen parallel zur Gestaltung der neuen Struktur auf einem Blatt festgelegt werden. Das heißt: Wie wird was wann organisiert?
Schritt 2: Sichern Sie die Daten auf einem externen Datenträger. Übertragen Sie anschließend nur das, was tatsächlich gebraucht wird, in die neue Struktur. Was nicht gebraucht wird, wird gelöscht. Generell herrscht bei Reorganisationsmaßnahmen in der IT-Abteilung die Meinung vor, dass man alle Dateien durchschauen und diejenigen löschen müsse, die man nicht mehr benötigt. Es ist jedoch viel praktischer, die alten Daten in ein Unterverzeichnis zu schieben und sich dann bei Bedarf nur diejenigen ins neue Verzeichnis zu kopieren, die benötigt werden.
Erfahrungsgemäß nehmen Reorganisationen von IT-Strukturen auf Abteilungsebene drei bis vier Stunden in Anspruch (für die Festlegung der neuen Struktur). Die Dateien zu übertragen dauert dann länger. Diesen Arbeitsschritt können die Mitarbeiter aber peu à peu in den nächsten Tagen erledigen. Ein Nebeneffekt solcher Reorganisationen ist, dass zirka 50 Prozent des Datenbestands gelöscht werden können.
Zeitfresser E-Mail
Ein weiterer großer Zeitfresser am IT-Arbeitsplatz sind E-Mails - 100 pro Tag oder mehr sind keine Seltenheit. Viele Menschen machen den Fehler, ihre E-Mails zu lesen, aber nicht weiter zu bearbeiten. Sie lassen sie einfach im Posteingang liegen. Das Ergebnis: Man hat 20 oder mehr unbearbeitete E-Mails und vergisst, was dort im Einzelnen drinsteht. In Amerika gibt es einen schönen Spruch zu diesem Thema: "Process, don`t check". Daher hier fünf Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails:
TIPP 1: Stellen Sie sich bei jeder Mail die Frage, ob Sie antworten müssen. Wenn nicht, löschen oder archivieren Sie die Mail. Sofern Sie sie nur einige Zeit speichern möchten, verschieben Sie sie in den Papierkorb. Dann ist die Mail zwar nicht mehr in der Übersicht gelistet, aber immer noch greifbar.
TIPP 2: Beherzigen Sie die Fünf-Minuten-Regel: Wenn Sie Mails öffnen, sollten Sie den nächsten Schritt einleiten, also die Mail entweder löschen oder bearbeiten. Wenn sie innerhalb von fünf Minuten bearbeitet werden kann, sollten Sie dies auch tun. Wenn die Bearbeitung länger dauert, pflegen Sie sie die Mail Ihr Wiedervorlagesystem ein. Bei Mails, die man später lesen möchte, die aber keine große Relevanz haben, greift das gleiche Prinzip wie beim Lesestapel aus Papier: Man sollte die Mail in den elektronischen Fundus verschieben.
TIPP 3: Es ist sehr wichtig, die Aufgaben, die per Mail eingehen, genauso wie die Aufgaben, die in Papierform vorliegen, einzeln aufzulisten. Mails, die man nicht sofort bearbeitet, sind ebenfalls in einer strukturierten Form, etwa in Unterverzeichnissen, abzulegen und/oder in die Terminüberwachung beziehungsweise To-do-Liste für nicht termingebundene Aufgaben zu übernehmen.
TIPP 4: Checken Sie Ihre Nachrichten nur ein- bis zweimal täglich zu bestimmten Zeiten (etwa vor der Mittagspause und abends, bevor Sie nach Hause gehen). Falls Ihr System bei jeder eingehenden Mail eine akustische oder optische Meldung von sich gibt, schalten Sie sie aus, um nicht ständig gestört oder erinnert zu werden.
TIPP 5: Oftmals gelangen auch E-Mails mit zweifelhaftem Inhalt in das Postfach. Legen Sie sich eine Art Verhaltenskodex auf, Kettenbriefe oder Ähnliches nicht weiterzuleiten. Viele Arbeitgeber untersagen solche Mails. Sie können auch einfach und kostenfrei eine weitere E-Mail-Adresse anlegen, die dann der bessere Ort für Späße oder den privaten Newsletter ist. Die Hauptadresse bleibt verschont, und Sie haben weniger Arbeit! Weitere Tipps und Tricks, Verhaltensregeln und Checklisten zum Thema Büroorganisation, E-Mail-Management und Prozessoptimierung stehen zum Downloaden bereit unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de.
Endlich Ordnung
Jürgen Kurz: Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro. Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher, mit Praxisbeispielen und Vorher-Nachher-Fotos, Gabal Verlag, Offenbach, 160 Seiten, 19,90 Euro.
Wer wünscht sich nicht einen freien Schreibtisch und mehr Ordnung im Büro? Autor Jürgen Kurz liefert in seinem Buch dazu praxiserprobte Tipps. Er ist überzeugt, dass sich dadurch die Such- und Durchlaufzeiten verkürzen lassen, so dass die Effizienz steigt und die Mitarbeiter zufriedener nach Hause gehen. Das Buch richtet sich an alle, die Strukturen schaffen wollen - sei es am eigenen Arbeitsplatz, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen.