Ein Blick auf die Nutzer von DMS-Lösungen heute zeigt, dass längst nicht alle möglichen Funktionen auch genutzt werden. Die Studie "Document Management Systeme - Entwicklung und Potenziale in Deutschland 2009", durchgeführt im November 2008, hat zu diesem Thema bei 429 IT-Verantwortlichen aus Unternehmen und Institutionen aller Industrien, des Handels und aus dem Bereich der öffentlichen und privaten Dienstleistungen nachgefragt.

Insgesamt hatten zum Befragungszeitpunkt bereits 59 Prozent der Unternehmen ein Document Management System im Einsatz. Mehr als 90 Prozent dieser Unternehmen setzen auf eine Standardsoftware, nur wenige (insgesamt 3 Prozent) nutzen eine Eigenentwicklung. Die übrigen Unternehmen verfügen noch nicht über eine Lösung

Im Fokus der Funktionen steht neben der Archivierung (siehe hierzu: "Dokumentenmanagement - Langzeitarchivierung ist Treiber für ECM" vom 19.05.2009) bei den meisten Unternehmen mit produktivem DMS der Posteingang, respektive das automatisierte Erfassen und Scannen von Dokumenten wie beispielsweise Eingangsrechnungen. Die Erfassung erfolgt in mehr als zwei Drittel der Unternehmen zentral, bei einem Drittel wird dezentral erfasst.

Allerdings zeigt die Betrachtung am Ende der Funktionsliste auch, dass in deutlich weniger Fällen auch tatsächlich eine Weiterverarbeitung von Eingangsdokumenten im ERP-System erfolgt. Hier ist bei mehr als der Hälfte der Unternehmen noch eine Schwelle zu überwinden.

Etwa ein Viertel der Unternehmen nutzt keine echte Recherchefunktion im DMS - weder im Volltext noch über Indizes. 70 Prozent der Unternehmen legen Ausgangsbelege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen direkt ab. Klassische Workflow-Aspekte wie vorgangsbezogene Aktenverwaltung und die Abbildung von Arbeitsabläufen werden dagegen bei weitem noch nicht von allen Unternehmen genutzt. Diese Abbildungen erfordern viel Vorbereitung und Anpassung und stehen offenbar im ersten Schritt noch nicht im Fokus der Unternehmen.

Zunehmend wichtig: Workflow-Funktionen

Ein Blick auf die kommunizierte Bedarfsliste zeigt allerdings auf, dass der Aspekt "Workflow" in Zukunft voraussichtlich deutlich wichtiger werden wird. Hier ist nach wie vor großes Potenzial vorhanden und bei vielen Unternehmen auch bereits ein weitgehender Bedarf erkannt. Wichtig ist für diese Unternehmen, dass sich ihre Lösungen auch entsprechend ausbauen lassen, um die gestiegenen Anforderungen abbilden zu können. 63 Prozent sind mit der Flexibilität der eingesetzten Lösung immerhin zufrieden oder sehr zufrieden.

Für die Unternehmen bedeutet die Implementierung von Workflow-Funktionen aber auch einen internen Aufwand, Prozesse müssen analysiert werden und es muss klar definiert werden, welche Dokumente zum Prozess gehören und wie diese erfasst und abgelegt werden. Ein Aufwand, den viele Unternehmen nicht im ersten Schritt auf sich nehmen. Allerdings zeigt eine Planungsquote von rund 14 Prozent bei DMS-Anwendern (Ersatz- oder Erweiterungsprojekte), dass nach dem Einstieg immer weitergehend im DMS-Bereich investiert wird.

Auch die Gruppe der Unternehmen ohne bisherigen DMS-Einsatz zeigt deutliches Interesse: So planen insgesamt 20 Prozent eine Neu-Investition im Bereich DMS - häufig mit vielen Funktionen. Und auch das Fünftel, das bisher keine Ambitionen hinsichtlich des Einsatzes von Document Management zeigt, hat teilweise Bedarf für einzelne Funktionen. In 75 Prozent dieser Fälle wäre eine Erfassungs- bzw. Scan-Lösung für Dokumente nach Aussage des befragten IT-Verantwortlichen zumindest langfristig interessant. Dennoch liegen in dieser Gruppe keine konkreten Planungen vor, unter anderem da der ROI nicht hinreichend transparent ist oder schlicht das Dokumentenaufkommen nicht als hoch genug eingeschätzt wird. Langfristig werden sich aber auch diese Unternehmen dem vielfältigen Thema nicht verwehren können.

Inwieweit die beschriebenen Entwicklungen im ECM-Markt auch in den aktuell wirtschaftlich schwierigen Zeiten anhalten, soll die neu aufgelegte Studie zum Thema "Document Management - Trends und Potenziale 2010" beleuchten, die in den kommenden Monaten durchgeführt wird.