Mit der Einführung eines Tools zur Softwareerfassung ist es nicht getan. Beschaffung und Management von Software und Lizenzrechten müssen die Unternehmen als Bestandteil eines umfassenden Lifecycle-Managements verstehen und entsprechend konzipieren. Dazu gehört jedoch auch, dass die Verantwortlichen in den Unternehmen zunächst die damit verbundenen Prozesse analysieren müssen, bevor sie die Werkzeuge für das Lizenz-Management implementieren. Dadurch ergeben sich für die IT-Abteilungen zusätzliche Chancen, zu standardisieren sowie Datenqualität und ineffiziente Prozesse zu verbessern. Außerdem schafft eine strukturierte Herangehensweise an das Thema Lizenz-Management mehr Transparenz. Die IT-Verantwortlichen können ihre Leistungen wesentlich einfacher kalkulieren und abrechnen. Folgende Punkte sollten Anwenderunternehmen beachten, um ein effizientes Lizenz- und Lifecycle-Management auf die Beine zu stellen.
Prozessoptimierung:
Analysieren und optimieren Sie als erstes Ihre Beschaffungs- und IT-Prozesse. Versuchen Sie diese Prozesse in einem einheitlichen Datenmodell zu integrieren.
Standardisierung:
Standardisieren Sie Ihren Softwareeinsatz. Reduzieren Sie Komplexität und Aufwand durch Arbeitsmittelkataloge mit zugelassenen Produkten.
Kostenverantwortung:
Implementieren Sie persönliche Verantwortung für IT-Kosten und Lizenzen bei Ihren Mitarbeitern durch Einführung einer verursacherbezogenen IT-Kosten Abrechnung.
Kontrolle:
Stellen Sie durch regelmäßige Audits der Clients sicher, dass Ihnen die Kontrolle über die Lizenznutzung nicht entgleitet.
Tool-Auswahl:
Entscheiden Sie sich erst für ein Tool, wenn Sie Ihre Prozesse und Anforderungen ausreichend analysiert und beschrieben haben. Überzeugen Sie sich, dass das Tool zu Ihrem Datenmodell und Ihren Prozessen passt.
Lifecycle-Management:
Ein geeignetes Tool sollte ein Itil-basierendes Lifecycle-Management beinhalten und Unternehmensprozesse für Beantragung, Beschaffung sowie Nutzung und Abrechnung in einem Tool integrieren.
Management:
Binden Sie Ihr Management in die Entscheidungen zu Prozessen und Tools grundsätzlich ein. Die kaufmännischen und rechtlichen Risiken des Lizenzeinsatzes benötigen seine Aufmerksamkeit.
Servicepartner:
Ist Ihr Unternehmen zu klein für die Installation eines Lifecycle-Managements, suchen Sie nach einem geeigneten Servicepartner, der es für Sie konzipieren und betreiben kann.
Berater einbinden:
Sichern Sie sich die Unterstützung eines kompetenten und unabhängigen Beraters, der Sie durch die verschiedenen Projektphasen begleitet und den Erfolg gewährleistet.