Den Umstieg von konventionellen auf webbasierte Vertriebsmethoden machte das Prozeus-Programm möglich. Prozeus ist ein Verbundprojekt des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWI). Es unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kostenfrei und neutral bei der Steigerung ihrer E-Business-Kompetenz. Rössler war eines von 25 Pilotunternehmen, die für das Projekt ausgewählt wurden. Mitte des Jahres startet eine neue Prozeus-Kampagne.
"E-Business hat uns den Sprung ins neue Jahrtausend ermöglicht und zeigt uns neue Vertriebswege, die wir vorher nicht sahen", sagte Geschäftsführer Peter Rössler. Seit dem erfolgreichen Abschluss des Prozeus-Projektes Ende 2004 generiert das Unternehmen sechs Prozent seines Umsatzes über den Online-Auftragseingang. "Dieses Ziel hatten wir uns ursprünglich für die ersten zwei, drei Jahre vorgenommen. Jetzt haben wir es bereits in den ersten Monaten erreicht", sagte Wolfgang Breuer, der als Geschäftsführer der Rössler Data für die IT verantwortlich ist.
Bis 2002 setzte Rössler Papier auf konventionelle Vertriebsmethoden und erwirtschaftete mit 115 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 18 Millionen Euro. Das Unternehmen wurde 1937 als Großhandel für Briefpapiere gegründet und begann in den 1940-er Jahren mit der eigenen Produktion. Seit 1999 geht Rössler Papier auf den internationalen Markt, gründete eine Vertriebstochter in den USA und schafft Vertriebsallianzen in allen wichtigen internationalen Märkten. 2002 bewarb sich das mittelständische Unternehmen um die Teilnahme am Prozeus-Projekt und arbeitet seitdem hauptsächlich mit der IW Consult (Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH) zusammen. Sie führt gemeinsam mit der GS1 Germany das Prozeus-Programm im Auftrag des BMWA durch.
Entscheidung für SQL-Business
Mit dem Einstieg ins E-Business wollte Rössler Papier seine Kunden aus Industrie und Handel besser erreichen und individueller bedienen, aber auch effizienter verwalten. So benötigte das Unternehmen nicht nur ein E-Commerce-System, sondern auch eine CRM-Lösung für das Customer Relationship Management und eine neue Warenwirtschaftssoftware. Rössler Papier entschied sich für das ERP-System (Enterprise Resource Planning) SQL-Business von Nissen & Velten , zumal das Tochterunternehmen, die Rössler Data GmbH, schon lange mit Nissen & Velten zusammenarbeitet.
Thomas Einsporn, Leiter Bereich eBusiness bei IW Consult beschreibt einen ersten großen Erfolg, den Rössler Papier mit diesen Normformaten erzielte: "Ein neuer Großkunde konnte gewonnen werden, da Rössler Papier die elektronischen Katalogdaten in dem geforderten Standardformat (BMEcat, eCl@ss) liefern kann – dies ist ein klarer Wettbewerbsvorteil."
E-Commerce optimiert Geschäftsprozesse
Der Einstieg ins E-Business brachte auch tief greifende Änderungen im Prozessablauf und in der Organisation des Unternehmens mit sich. Unter anderem wurde die bisherige, konventionelle Auftragseinleitung und –bearbeitung per Fax, Telefon, Brief oder E-Mail um eine Online-Bestellannahme rund um die Uhr ergänzt. Erfolgt nun eine Bestellung über den neuen Web-Shop oder kommt sie über eine der Industrieschnittstellen herein, läuft sie automatisch ins System und muss nicht noch einmal manuell erfasst werden. Rössler Papier verwaltet circa 5000 Artikel und etwa 6.000 Kunden. Pro Jahr kommt es zu rund einer Million Auftragspositionen. Im Laufe des Jahres 2004 wurde der Web-Shop aufgebaut. Parallel übernahmen einzelne Außendienstmitarbeiter die Vorstellung bei Kunden und erste Tests. Vor einem Jahr ging der Web-Shop offiziell ins Internet. Eine Mailing-Aktion an die bestehenden Kunden begleitete seine Einführung. Zum Jahresanfang startete auch die Warenwirtschaft mit SQL-Business, sodass nun bei Rössler Papier fast der gesamte Funktionsumfang der ERP-Software im Einsatz ist.
Eine umfangreiche Projektbeschreibung findet sich auf den Prozeus-Seiten.