Wenn Sie Microsoft Word nicht nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, dürften die Techniken, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, interessant für Sie sein. Word bietet eine ganze Reihe von Werkzeugen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Dokumente beziehungsweise der Dokumentinhalte erleichtern.

» Mit der aktuellen Version von Word wurde die Navigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht (Abschnitt 8.1). Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden.

» Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren (Abschnitt 8.2). Beispielsweise können Sie darin angeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aussagen zu Papier bringen wollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage dargestellt werden soll.

» Mithilfe eines Zentraldokuments – auch Masterdokument genannt – kann ein mehrere Teile umfassendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, in einem Dokument zusammengefasst und verwaltet werden (Abschnitt 8.3). Ein solches Zentraldokument enthält meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filial- beziehungsweise Unterdokumenten.

» Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir auch noch auf die Optionen zum Programm Word eingehen, über die Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und das Programm an Ihre persönlichen Erfordernisse anpassen können (Abschnitt 8.4).

8.1 Der Navigationsbereich

In der aktuellen Version von Word wurde die Navigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht. Der neu eingeführte Navigationsbereich leistet mehr als die von den Vorversionen her bekannte Dokumentstruktur: Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Dokument mit Formatvorlagen für Überschriften versehen haben. Darüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles Suchen nach Inhalten gesucht werden. Dabei wird automatisch das gesamte Dokument durchsucht. Die ersten Zeichen, die im Dokument gefunden werden und mit der Suchzeichenfolge übereinstimmen, werden markiert. Sie müssen also keine langen Dokumentabschnitte mehr kopieren und einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie suchen, um fündig zu werden.

8.1.1 Die Grundaufgaben

Die Aufgabe des Navigationsbereichs besteht zunächst einmal darin, die Struktur des Dokuments in verkürzter Form darzustellen. Sie können darin die Logik Ihrer Argumentation überprüfen.

Den Navigationsbereich anzeigen lassen

Zur Anzeige des Navigationsbereichs schalten Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Option Navigationsbereich ein. Daraufhin wird im linken Bereich des Bildschirms eine Spalte angezeigt, in der die Überschriftenebenen im Dokument vermerkt werden (Abbildung 8.1). Die Breite dieser Spalte können Sie – wie gewohnt – mit Hilfe der Maus verändern.

Die Register

Der Bereich verfügt über drei Register, die Sie je nach Aufgabenstellung einsetzen können:

» Standardmäßig ist der Bereich Durchsuchen der Überschriften in Ihren Dokument aktiviert. Dann wird die Struktur der Überschriftenebenen im Dokument angezeigt und Sie können damit zwischen den einzelnen Abschnitten wechseln.

» Die beiden anderen Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche eignen sich hauptsächlich für die Suche im Dokument (unten).

Bildbearbeitung mit Word 2010

Bildbearbeitung: Farbmenü

Bildbearbeitung: Korrekturen

Bildbearbeitung: Schatten

Druckenmenü

Druckenmenü

Freigeben

Grafik formatieren

Menü Ansicht

Menü Einfügen

Menü Start: links mit Navigationsleiste

Menü uberprüfen

Menü Verweise

Menüleiste Bildbearbeitung

Menüleiste Freistellen

Mit Kennwort verschlüsseln

Navigationsmenüsuche

Optionenmenü im Backstagebereich

Seitenränder

Seriendruckassistent

Symbolleisten für Schnellzugriff

Umschläge im Menü Sendung

Vorlagen

Wasserzeichen eingefügt

Wordkompatibilitätsmodus

Wordmenü Start

Wordart

Als Blogbeitrag veröffentlichen

Auf Skydrive speichern

Backstagebereich

Besser als doc abspeichern

Bild komprimieren

Menüleiste Start

Bildbearbeitung

Addinverwaltung

Die Navigation

Durch einen Klick auf eine der darin angezeigten Überschriftenebenen können Sie schnell zu der entsprechenden Stelle im Dokument wechseln. Sie können zum Wechsel auch die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen rechts oben im Navigationsbereich benutzen.

Neu ist, dass Sie die Ebenen in der Dokumentgliederung reduzieren können, um geschachtelte Überschriften auszublenden, so dass Sie selbst bei tief strukturierten, komplexen, umfangreichen Dokumenten problemlos mit der Gliederung arbeiten können. Zum Ausblenden der Unterebenen klicken Sie auf die nach rechts unten weisende Pfeilspitze links neben einer Ebene. Dass unterhalb einer Überschriftenebene noch weitere Ebenen im Dokument vorhanden sind, erkennen Sie an der weißen nach rechts weisenden Pfeilspitze.

Die Suche über den Navigationsbereich

Über das Suchen-Feld oben im Navigationsbereich haben Sie die Möglichkeit, direkt nach Zeichenfolgen im Dokument suchen zu lassen. Sobald Sie damit beginnen, darin Text einzugeben, werden die Fundstellen im Dokument farbig hervorgehoben (Abbildung 8.2). Außerdem werden die Abschnitte, in denen die Zeichenfolge gefunden wurde, markiert. Die Anzahl der Fundstellen wird ebenfalls angezeigt.

» Über das Menü zum Feld Suchen können Sie die weiteren wesentlichen Befehle zum Suchen bzw. Ersetzen ansteuern.

» Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche im Feld Suchen schalten Sie die Suchfunktion wieder ab.

» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument anzeigen lassen, werden darin Miniaturansichten der Seiten angezeigt, in denen die Fundstellen auftauchen (Abbildung 8.3 links). Wenn Sie scharfe Augen haben, finden Sie darin bereits die gewünschte Seite und können diese durch einen Mausklick im Hauptfenster anzeigen lassen.

» Nach Wahl des Register Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche werden die Fundstellen im Zusammenhang aufgelistet (Abbildung 8.3 rechts). Auch hier können Sie durch einen Klick auf ein Element in der Liste zum jeweiligen Bereich im Dokument navigieren.

8.1.2 Die Struktur des Dokuments ändern

Sie können den Navigationsbereich auch dazu benutzen, die Struktur des Dokuments zu ändern oder das Dokument durch die Eingabe weiterer Überschriftenebenen zu erweitern. Außerdem können Überschriften und deren Inhalt gelöscht, ausgeschnitten und kopiert werden.

Ebenen verschieben

Zum Ändern der Dokumentgliederung können Sie Überschriften innerhalb eines Dokuments ziehen und ablegen. Klicken Sie zunächst im Register Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument auf die Überschriftenebene, die Sie zu einer anderen Stelle im Dokument verlagern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Zeiger in senkrechte Richtung (Abbildung 8.4 links). Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Stelle los. Der vorher markierte Bereich wird verschoben (Abbildung 8.4 rechts).

Beachten Sie, dass mit einer Ebene immer auch die dazugehörenden Unterebenen mit verschoben werden.

Weitere Aktionen im Navigationsbereich

Für weitere Aktionen können Sie das Kontextmenü zum Navigationsbereich benutzen (Abbildung 8.5). Markieren Sie immer zuerst die Überschriftenebene, an der Sie Änderungen durchführen wollen.

» Die Ebene der markierten Überschrift innerhalb des Dokuments lässt sich einfach ändern. Verwenden Sie die Befehle Höher stufen bzw. Tiefer stufen. Damit ändern Sie auch immer die Ebenen der zu der markierten Überschrift gehörenden Unterebenen.

» Sie können auch einfach neue Überschriften zum Dokument hinzufügen – beispielsweise um vergessene Abschnitte hinzuzufügen. Markieren Sie dazu die gewünschte Stelle und verwenden Sie Neue Überschrift vor bzw. Neue Überschrift nach. Damit erstellen Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz, der mit der Formatvorlage der vorher markierten Überschrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text können Sie gleich im Hauptfenster eintragen.

» Der Befehl Neue Unterüberschrift fügt nach den bereits vorhandenen Unterebenen eine weitere Überschrift der tieferen Ebene ein. Auch damit erstellen Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz, der mit der Formatvorlage der vorher markierten Überschrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text müssen Sie gleich im Hauptfenster eintragen.

» Über Löschen können Sie die markierte Überschrift samt der gegebenenfalls vorhandenen Unterebenen aus dem Dokument entfernen.

» Der Befehl Überschrift und Inhalt auswählen markiert den entsprechenden Bereich im Dokument selbst und der Befehl Überschrift und Inhalt drucken führt zur Ausgabe des Bereichs auf dem Drucker.

» Die drei letzten Befehle im Kontextmenü arbeiten unabhängig von der gerade im Navigationsbereich vorgenommenen Markierung: Mit Alle Ebenen erweitern und Alle Ebenen reduzieren können Sie die einzelnen Unterebenen ausblenden oder wieder anzeigen lassen. Über die Optionen im Untermenü zu Überschriftenebenen anzeigen können Sie regeln, bis zu welcher Gliederungsebene die Überschriften im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.

8.2 Arbeiten in der Gliederungsansicht

Auch das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Aufbau Ihres Dokuments überblicken und gegebenenfalls korrigieren zu können. Sie können darin festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Aussagen im Dokument erscheinen sollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage angeordnet werden soll.

Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Ansicht und klicken auf die Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumentansichten oder Sie benutzen die gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts unten im Programmfenster in der Statusleiste (Abbildung 8.6). Beachten Sie in der dann angezeigten Ansicht gleich die Registerkarte Gliederung. Wichtig sind für uns zunächst nur die Schaltflächen in der Gruppe Gliederungstools.

Hatten Sie nur ein noch leeres Dokument geöffnet, finden Sie im Hauptbereich des Fensters lediglich ein Kreissymbol mit einem Minuszeichen (Abbildung 8.6). Enthält das aktuelle Dokument bereits Inhalte, hängt die Darstellung davon ab, ob Sie bereits zuvor Textelemente mit den integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. entsprechend gekennzeichnet haben (Kapitel 6). Ist das der Fall, werden diese als Gliederungsebenen angezeigt.

8.2.1 Eingaben in der Gliederungsansicht

Im Allgemeinen arbeitet man in dieser Ansicht vorzugsweise auf der Ebene von Überschriften. Sie können hierin aber auch Eingaben bis hinunter zum eigentlichen Textkörper vornehmen und Bearbeitungen durchführen. Da die Gliederungsansicht jedoch über eine auf ihre speziellen Zwecke der Organisation ausgerichtete Darstellungsform verfügt, sollten Sie für ausführlichere Arbeiten am Textkörper besser zur Seitenlayoutansicht wechseln.

Die oberste Ebene

Wenn Sie in einem noch leeren Dokument in der Gliederung eine Eingabe durchführen, wird dem Absatz damit automatisch die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen. Das erkennen Sie in der Gliederungsansicht daran, dass im Feld Gliederungsebene der Ausdruck Ebene 1 steht, solange der Absatz markiert ist. Wenn Sie von der Gliederungsansicht zur Ansicht Seitenlayout wechseln, ist im Bereich der Schellformatvorlagen die Option Überschrift 1 eingestellt. Auch weitere Absätze, die Sie dann nach Drücken der <Enter>-Taste eingeben, tragen diese Kennzeichnung. Word nimmt in der Gliederungsansicht also an, dass Sie zunächst einmal die Überschriften der obersten Ebene eingeben wollen – beispielsweise die Überschriften der Kapitel (Abbildung 8.7).

Untere Ebenen

Um unterhalb einer mit Ebene 1 markierten Ebene arbeiten zu können, gehen Sie wie folgt vor:

» Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des bereits eingegebenen Textes für eine Überschrift der Ebene 1 – beispielsweise an das Ende der Überschrift Kapitel 1.

» Drücken Sie die Taste <Enter>. Word nimmt zunächst an, dass Sie eine weitere Ebene 1 einfügen wollen, und weist dem Absatz eine entsprechende Markierung zu.

» Wechseln Sie dann die Ebene. Das können Sie auf zwei Arten tun: Entweder Sie stellen über das Feld Gliederungsebene die Ebene Ebene 2 ein. Die Liste zum Feld Gliederungsebene enthält neun Überschriftenebenen. Sie könnten auch jede andere Ebene einstellen, im Allgemeinen wird man nach der Ebene 1 die Ebene 2 verwenden. Anschließend können Sie den Text für die Überschrift dieser Ebene eingeben (Abbildung 8.8).

Sie können zum Wechsel auf die nächste Ebene nach der Eingabe eines neuen Absatzes aber auch einfach die Schaltfläche Tiefer stufen benutzen. Dadurch weisen Sie dem Absatz automatisch die nächst tiefere Ebene zu.

Fahren Sie auf diese Weise mit dem Aufbau der Überschriftenebenen des Dokuments fort. Wenn Sie beispielsweise unterhalb von Ebene 2 eine Ebene 3 einrichten wollen, setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der Überschrift von Ebene 2, drücken Sie die Taste <Enter> und ändern Sie die Ebene des neuen Absatzes in Ebene 3.

Die Ebene des Textkörpers

Natürlich besteht ein Dokument nicht nur aus Überschriften, sondern üblicherweise auch aus normalem Text. Um irgendwo zwischen den Überschriften einen solchen Fließtext einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der davor stehenden Überschriftenebene, drücken Sie die Taste <Enter> und wechseln Sie die Ebene des neuen Absatzes in Textkörper. Geben Sie dann den Text auf dieser Ebene ein (Abbildung 8.9). Sie können zum Zuweisen dieser Ebene auch einfach auf die Schaltfläche Tieferstufen zu Textkörper klicken.

8.2.2 Die Gliederung bearbeiten

Zum Bearbeiten einer Gliederung sind meist zwei verschiedene Aufgaben zu bewerkstelligen: Zum einen muss die Reihenfolge einzelner Abschnitte – Überschriftenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und Texten – geändert werden, ohne dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Zum anderen ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene oder Einzugsebene bestimmter Abschnitte zu ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details dazu finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

Ebenen anzeigen und ausblenden

In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt. Sie können aber die Dokumentstruktur in der Regel besser überblicken und sich leichter durch das Dokument bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen, wenn Sie die Anzeige so reduzieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur mit den integrierten Überschrift-Formatvorlagen oder Absatzgliederungsebenen formatierte Elemente ein und ausgeblendet werden können.

Sie können zum einen die Anzahl der in der Ansicht anzuzeigenden Ebenen generell festlegen. Dazu wählen Sie im Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gruppe Gliederungstools die gewünschte Anzahl aus. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Ebene 1 bestimmen, dass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wieder sämtliche Ebenen inklusive Textkörper anzeigen, wählen Sie im Drop-down-Listenfeld die Option Alle Ebenen. Beachten Sie, dass die Ebenen, zu denen ausgeblendete Unterebenen – dazu gehört auch Textkörper – existieren, durch einen grauen Strich besonders gekennzeichnet sind (Abbildung 8.10).

» Manchmal geht es schneller, wenn Sie stattdessen die Schaltfläche Gliederung erweitern und Gliederung reduzieren benutzen. Damit können Sie die Anzeige schrittweise – also Ebene für Ebene – erweitern oder reduzieren.

» Sie können auch nur die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs reduzieren, indem Sie auf das Symbol mit dem Pluszeichen links neben der betreffenden Überschrift doppelklicken. Ein zweiter Doppelklick blendet die Unterebenen wieder ein.

» Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Übersicht in der Gliederungsansicht. Um den Textkörper im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in jedem Abschnitt auszublenden, aktivieren Sie die Option Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools. Die auf die Zeile folgenden Auslassungspunkte weisen anschließend darauf hin, dass weitere Textzeilen reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzuzeigen, deaktivieren Sie diese Option.

» Formatierungen können Sie in der Gliederungsansicht nicht vornehmen. Dazu wechseln Sie zu einer anderen Ansicht. Wenn Sie später die Zeichenformatierung in dieser Ansicht – beispielsweise große Schriftarten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Deaktivieren Sie dazu die Option Textformatierung anzeigen. Durch Aktivieren schalten Sie die Formatierung wieder an.

Elemente bearbeiten

Bevor Sie beginnen, Elemente in der Gliederungsansicht zu verschieben oder auf andere Art zu bearbeiten, müssen Sie zunächst das, was Sie bearbeiten wollen, markieren. Das geht am einfachsten mit der Maus: Um einen Bereich – also eine Überschrift samt der in den Ebenen darunter vorhandenen Überschriften und dem dazugehörigen Textkörper – zu markieren, klicken Sie auf das kleine Symbol links von der betreffenden Überschrift. Um nur den Textkörper einer Ebene zu markieren, klicken Sie auf den Punkt links vom betreffenden Text (Abbildung 8.11).

Beachten Sie dabei zwei wichtige Punkte: Die unter der markierten Ebene vorhandenen Ebenen werden – inklusive des Textkörpers – mit markiert! Und wenn Sie eine Überschrift mit reduziertem untergeordnetem Text markieren, wird auch der reduzierte Text markiert, obwohl er in der Anzeige nicht zu sehen ist.

Die Reihenfolge ändern

Ein häufig durchgeführter Arbeitsschritt bei der Bearbeitung eines Dokuments besteht darin, die Reihenfolge bestimmter Abschnitte zu ändern. In der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht können Sie für diese Aufgaben die Befehle der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start zum Ausschneiden und Einfügen von Text benutzen. Einfacher arbeiten Sie aber in diesen Fällen in der Gliederungsansicht mit den entsprechenden Schaltflächen oder durch Verschieben mit der Maus.

» Zum Verschieben eines Dokumentabschnitts samt seiner Unterelemente markieren Sie ihn zunächst, indem Sie auf das Symbol links neben der betreffenden Überschrift klicken. Um diesen Bereich dann im Dokument nach hinten zu verschieben, klicken Sie anschließend – falls notwendig mehrmals – auf die Schaltfläche Nach unten. Um einen Abschnitt nach oben zu verschieben, benutzen Sie die Schaltfläche Nach oben. Beachten Sie, dass dabei die zugewiesene Gliederungsebene nicht verändert wird. Die zur markierten Ebene gehörigen Unterüberschriften und der Textkörper werden damit ebenfalls verschoben.

» Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie das betreffende Gliederungssymbol – das Pluszeichen links neben der Überschrift – mit der Maus nach oben oder unten verschieben. Beim Ziehen mit der Maus zeigt Microsoft Word für jede mögliche Einfügeposition eine horizontale Linie an. Lassen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste los, um dem Abschnitt die neue Position zuzuweisen. Der Abschnitt wird vor der durch die Markierung gekennzeichneten Stelle eingefügt und behält seine ursprüngliche Gliederungsebene bei. Auch in diesem Fall werden die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ebenfalls mit verschoben.

Die Einzugsebenen ändern

In der Gliederungsansicht lassen sich Überschriften auch höher oder tiefer stufen. Beispielsweise können Sie damit eine Überschrift samt Textkörper und eventuellen Unterüberschriften eine Ebene tiefer setzen und so zu einem Unterpunkt der vorherigen Ebene machen. Markieren Sie zunächst den Abschnitt, den Sie neu einordnen wollen. Benutzen Sie dann die entsprechenden Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung des Menübands.

» Klicken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen , um den Abschnitt eine Ebene zurückzustufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Höher stufen , um den Abschnitt eine Ebene höher zu setzen. Klicken Sie so oft auf die entsprechende Schaltfläche, bis die gewünschte Ebene erreicht ist.

» Um schnell einer Überschrift oder einem Textkörper die erste Gliederungsebene zuzuweisen, klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Höher stufen zu Überschrift 1. Um umgekehrt eine Überschrift in Textkörper umzuwandeln, klicken Sie auf Tieferstufen zu Textkörper.

Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie die betreffenden Gliederungssymbole für die Überschriften und Textkörper nach dem Markieren des entsprechenden Bereichs mit der Maus nach links beziehungsweise nach rechts ziehen. Auch hierbei passen die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ihre Gliederungsebene entsprechend an. (ph)