Wenn Mitarbeiter häufig bei Kunden vor Ort agieren, sollte die IT flexibel auf den mobilen Bedarf ausgerichtete Dienste bereit stellen. Gleichzeitig sollte sie so schlank wie möglich gehalten werden und zuverlässig jederzeit zur Verfügung stehen. Genau dies war das Anliegen der Advantics GmbH, eines auf die Finanzbranche spezialisierten IT-Dienstleisters. Wichtige Services bezog das Unternehmen deshalb schon längere Zeit auf Cloud-Basis - so etwa E-Mail von Microsoft-Exchange über einen Hosting-Anbieter.
"Leider ließen in letzter Zeit die Zuverlässigkeit und der Service unseres Hosting-Partners zu wünschen übrig. Unser E-Mail-System war teilweise mehrere Tage down", erzählt Rainer Peitz, Geschäftsführer bei Advantics. Daher suchte das Unternehmen im September 2009 zunächst nach einem neuen Hosting-Anbieter für den Exchange-Mailserver.
Seit Anfang Oktober 2009 setzt Advantics auf Microsoft Business Productivity Online Suite Standard (BPOS) als Teil der Microsoft Online Services. Die Suite besteht unter anderem aus Microsoft Exchange Online für den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte sowie aus SharePoint Online als zentrale Dokumentenablage und Ort der virtuellen Zusammenarbeit. Für die Integration von Partnern und temporären Mitarbeitern nutzt das Unternehmen Microsoft Exchange Online Deskless Worker mit einem Postfach von 500 Megabyte. "Damit können auch unsere freien Mitarbeiter auf den zentralen Terminkalender und unsere Mailordner zugreifen", berichtet Peitz.
Zentrale Dokumenten-Ablage
Neben BPOS prüfte Advantics auch Google Apps. "Da Google die Daten in den USA speichert, gelten nicht die europäischen Datenschutzgesetze. Das war uns zu unsicher", begründet Peitz die Entscheidung: "Microsoft hingegen speichert und spiegelt unsere Daten in seinen Rechenzentren Dublin und Amsterdam." Zudem wollte Advantics sich die Option erhalten, bei Bedarf schnell auf eine klassische Lösung mit lokal installierten Anwendungen zurückzukehren, was Microsoft mit seiner Software-Strategie gewährleistet.
Mit Microsoft SharePoint Online steht Advantics nun ein zentraler Ort für die einheitliche Dokumentenablage, Archivierung und das schnellere Finden von Informationen zur Verfügung. "Damit verbessern wir die Zusammenarbeit und erhöhen die Produktivität enorm", sagt Peitz. Advantics nutzt SharePoint insbesondere auch beim Projektmanagement als zentrale Anlaufstelle für verteilte Teams und um einzelne Projektphasen zu dokumentieren.
Webkonferenzen mit Live Meeting
Office Live Meeting Online und Office Communications Online setzt Advantics zur effizienteren Kommunikation ein. "Mit Live Meeting haben wir mehrfach Webkonferenzen mit Teammitgliedern geführt, die in China sitzen. Das hat sehr gut funktioniert", betont Peitz. Office Communications vereinfacht die Kommunikation, da Präsenzinformationen anzeigen, ob ein Mitarbeiter gerade erreichbar ist; vergebliche Telefonanrufe et cetera entfallen damit. "Wir sind sehr zufrieden mit BPOS", resümiert Peitz. "Das System läuft stabil und ist schnell zu erweitern." Der Erfolg zeigt sich auch darin, dass mittlerweile alle festen 40 Mitarbeiter von Advantics BPOS einsetzen. Der ursprüngliche Plan sah nur 25 Nutzer vor.