Ob BASF, Daimler-Chrysler, Deutsche Bank, Lufthansa, Deutsche Bahn, RWE oder Volkswagen: Die meisten großen Unternehmen haben ein Mitarbeiterportal oder sind auf dem besten Weg dahin. 85 Prozent der global agierenden Konzerne arbeiten laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Meta Group an der Einführung von Mitarbeiterportalen, weil sie sich davon Wettbewerbsvorteile erhoffen.
Aber nicht nur die Großen sind aktiv. Auch die Mittelständler investieren in dieses Thema, wie eine Befragung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart ergab. Danach hatten im Jahr 2003 in den Branche Maschinen- und Anlagenbau und Elektrotechnik bereits 37,5 Prozent der Betriebe mit mehr als 200 Beschäftigten ein Mitarbeiterportal im Einsatz. Weitere 17,9 Prozent planten es konkret, und 23,2 Prozent dachten darüber nach.
Portale sind definitiv mehr als nur eine Modeerscheinung. Die immer wieder aufgeführten Argumente wie Kostensenkungen, verkürzte Bearbeitungszeiten und erhöhte Produktivität durch schnellere Abstimmung werden nicht mehr in Frage gestellt, so zeigten diverse Beiträge auf einer Veranstaltung von Marcus Evans mit dem Titel ""B2E Portal Integration Strategies". Demnach diskutieren Unternehmen im Augenblick eher die Frage, welche zusätzlichen Anwendungsmöglichkeiten Portale bieten und wie sie sich in eine bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.
"Dazu gibt es keine Patentlösungen", fasst Bernd Hoeck, Managing Director Enterprise Portals beim Dienstleister GFT Technologies AG, zusammen. "Firmen sind gut beraten, ihre internen Prozesse genau zu prüfen und zu überlegen, welche sich eignen, als erste in eine Portalanwendung integriert zu werden", sagt Hoeck mit Blick auf die unvermeidliche Frage nach der Rentabilität.
Der Berater plädiert dafür, Kosten und Nutzen zunächst für einzelne Portalfunktionen und nicht für das große Ganze zu berechnen. Denn der Weg zu einer effizienten Lösung ist lang und mit teilweise unerwarteten Schwierigkeiten verbunden. Die Erfahrung hat auch Stefan B lasz, Referent interne Kommunikation der RWE AG, gemacht: "Der Unternehmensumbau im vergangenen Jahr und die Neustrukturierung der einzelnen Leitgesellschaften im Konzern haben uns vor große Veränderungen und Anforderungen gestellt, die wir in unserem Portal berücksichtigen mussten."
Wie schwierig es sein kann, im Zeitalter von Fusionen, Joint Ventures, Kooperationen und der Internationalisierung ein firmenübergreifendes Portal zu etablieren, weiß auch Volker Lahr. Der Leiter des Konzern-Intranets der Karstadt-Quelle AG, unter deren Dach zahlreiche Einzelhandels-, Versandhandels-, Dienstleistungs- und Immobilienunternehmen vereint sind, kennt nicht nur die Ansprüche, die von Unternehmens- wie von Mitarbeiterseite an das Portal gerichtet werden. Einen einheitlichen Auftritt mit einem maßgeschneiderten Zugang zu Informationen für so viele sehr unterschiedliche Nutzer zu realisieren, ist keine leichte Aufgabe. "Wir kämpfen noch mit dem Problem, dass im Handel längst nicht alle unsere Kollegen Zugang zu einem PC und damit zum Intranet haben", sagt Lahr.
Erste Anwendung muss Zugkraft haben
Das gilt auch für die Beschäftigten eines anderen Großunternehmens, dessen bei seinem Portalprojekt schon weiter fortgeschritten ist - die BASF AG. Hier können auch Beschäftigte ohne eigenen PC-Arbeitsplatz in vielen Fällen die Employee Self Services (ESS) nutzen, weil sie in ihrem Arbeitsumfeld einen Intranet-Zugang haben. Dadurch hat das System heute mehr als 30000 Nutzer und verzeichnet über 15000 Zugriffe am Tag. Inzwischen hat die für den Portalbetrieb verantwortliche Tochter BASF IT Services begonnen, mit Kioskstationen an ausgewählten Standorten das Portal für weitere Mitarbeiter erreichbar zu machen.
"Wer ein Portal plant, sollte mit einem Zugpferd starten", bringt Wolfgang Littmann, Leiter der Einheit Human Resources Services bei BASF IT Services, seine Strategie auf den Punkt. Deshalb konnten als Erstes die Beschäftigten ihr Arbeitszeitkonto über einen Web-Browser abrufen, dann kamen die Pflege der Anschrift und Bankverbindung im Selbstbedienungsverfahren und die Anzeige des Zeitnachweises hinzu. Vor zwei Jahren folgten dann unter anderem die Reisekostenabrechnung und das Veranstaltungs-Management.
"Der Nutzen lässt sich besonders klar machen, wenn Routineaufgaben wie die Pflege von Personaldaten, die Prüfung von Zeitkonten, Reisekostenabrechnungen oder Informationen über die Altersvorsorge besser und mit weniger Aufwand erledigt werden können", meint Littmann. Dazu zählt auch der mögliche Zugang rund um die Uhr, der wegen des Schichtbetriebs unerlässlich sei.
Service für unterschiedliche Zielgruppen
Realisiert hat der IT-Dienstleister auch ein Manager-Portal. Dort können die Führungskräfte im Selbstbedienungsverfahren nicht nur Telefonlisten ihrer Mitarbeiter erstellen und einen Überblick über die aktuellen An- und Abwesenheiten ihrer Teams bekommen, sondern sie finden auch Funktionen für Mitarbeitergespräche, Vergütungsmaßnahmen, die Budgetverwaltung und das Reporting.
Mit Manager Direct Services als Teil eines umfassenden Portals namens "E-Base" will auch die Lufthansa demnächst mehr Nutzwert für ihre Führungskräfte und Mitarbeiter bieten. "Unser Ziel war unter anderem Vernetzung und Wissensaustausch über organisatorische Grenzen hinweg, Arbeitserleichterung durch Prozessverbesserung und messbare Effizienzsteigerung", fasst Projektleiterin Gaby Gläsener-Cipollone zusammen.
Im Sommer 2002 wurde mit der Vorbereitung begonnen, bis Ende 2004 sollen rund 70000 Mitarbeiter auf E-Base zugreifen können. Bis dahin werden als Funktionen unter anderem Employee-Self-Service, Ideenpool, Reiseabrechnung und Weiterbildungsverwaltung integriert sein. "Wenn Automatisierung für Abschaffung manueller Prozesse steht, dann muss jeder Mitarbeiter Zugang zu E-Base haben", lautet die Devise bei der Lufthansa. (hk)
*Gabi Müller ist freie Journalistin in Wuppertal