Mit Word alles im Griff

Selbst Wordprofis kennen nicht immer alle Funktionen und Möglichkeiten, die die Microsoft-Textverarbeitung anbietet und die dem Anwender sehr viel Arbeit ersparen: Dynamische Inhaltsverzeichnisse erstellen, automatische Seitenzahlen hinzufügen, das Dokumentendesign schnell und einfach ändern - alles ist mit wenigen Mausklicks erledigt, wenn man weiß, wo man suchen muss. Einzige Voraussetzung: Der Text ist von Anfang an korrekt formatiert.

Der Regelfall sieht so aus: Nach dem Anlegen eines neuen Dokuments wählt der Anwender Schrifttyp und -größe aus, schreibt den Text und nimmt anschließend die Formatierungen wie Fettschrift oder Unterstreichungen vor.

Das geht aber auch einfacher: Word bietet genau für diesen Zweck Formatvorlagen an - ein Paket aus Formatierungen und Einstellungen. Damit legen Sie nicht mehr manuell für jeden Absatz einzeln die Formatierungen fest, sondern weisen dem Text während des Schreibens Vorlagen wie "Überschrift 1", "Überschrift 2" oder "Standard" zu. Ändert sich später eine so formatierte Textpassage, passen sich automatisch alle ebenfalls auf die gleiche Weise formatierten Textteile von selbst an - das zeitaufwändige Ändern jeder Passage entfällt. Besonders bei langen Dokumenten sparen Sie damit viel Aufwand.

Formatvorlagen

Um eine Formatvorlage für einen bestimmten Textteil festzulegen, markieren Sie diesen, klicken auf den kleinen Pfeil und wählen den entsprechenden Eintrag aus. Standardmäßig sind nur wenige Einträge sichtbar. Um alle vorhandenen Formatierungen anzuzeigen, klicken Sie auf das AA-Symbol. Jetzt erscheint die sogenannte Aufgabenleiste, in der die einzelnen Formatierungen etwas übersichtlicher dargestellt werden. Um alle vorgefertigten Formatierungen zu sehen, wählen Sie unter "Anzeigen" E den Eintrag "Alle Formatvorlagen" aus – das ist jedoch sehr unübersichtlich.

Übrigens: Verweilen Sie mit dem Cursor (dem Mauszeiger) auf einer Formatvorlage, erscheint ein Fenster, das Ihnen die genauen Eigenschaften zeigt. Sollten die vorhandenen Formatierungen nicht Ihrem Geschmack entsprechen, fügen Sie ganz einfach selbst eine neue hinzu: Klicken Sie auf Neue Formatvorlage F und ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie im Feld "Name" den gewünschten Namen der Vorlage ein A, in unserem Beispiel "Zitat".

Im Feld "Formatvorlagentyp" B haben Sie die Wahl zwischen vier Arten:

• Absatz: Diese Formatvorlagen gelten für einen ganzen Absatz. Sie sind durch eine harte Zeilenschaltung von anderen Formatierungen getrennt. Absatzformatvorlagen enthalten neben Schriftart und Schriftgröße auch Angaben zur Positionierung und zu den Zeilenabständen. Beispiele dafür sind Überschriften oder die Standardformatierung für den normalen Text.

• Zeichen: Diese Formatvorlagen werden für einzelne Zeichen oder Wörter innerhalb eines Absatzes verwendet. Im Gegensatz zu Absatzformatvorlagen enthalten sie lediglich Formatierungen wie Schriftart und -größe. Zeichen- und Absatzformatvorlagen können gleichzeitig verwendet werden. Zeichenformatvorlagen eignen sich für Webadressen, Namen oder – wie in unserem Beispiel – für Zitate.

• Tabelle: Mit Tabellenformatvorlagen erstellen Sie einheitliche Tabellen.

• Liste: Damit definieren Sie das Aussehen von Listen. So legen Sie z.B. Nummerierung oder Aufzählungszeichen fest.

Formatvorlagen: Fortsetzung

In "Formatvorlage basiert auf" bestimmen Sie, worauf sich die neue Vorlage beziehen soll. Wenn Sie eine Absatzformatvorlage erstellen, ist dies normalerweise die "Standard"-Formatierung. Wechseln Sie also später bei der Formatvorlage "Standard" die Schriftart, verändert sich automatisch auch die Schriftart des Textes mit der neuen Formatvorlage. So ersparen Sie sich viel Aufwand bei späteren Änderungen.

Auch die Überschriften basieren auf dem "Standard"-Format und übernehmen somit automatisch die entsprechende Schrift. Erstellen Sie eine Zeichenformatvorlage, wird automatisch die Formatierung des Absatzes übernommen. Unter D bestimmen Sie, wie sich die neue Formatvorlage von der ausgewählten Standardvorlage unterscheiden soll.

Ein Beispiel: Für Zitate eignet sich die Kursivschrift. Deshalb wählen wir unter "Formatvorlage basiert auf" den Eintrag "Absatz-Standardschriftart " und aktivieren zusätzlich das "K" für kursiv. Künftig werden die Zitate im Text markiert und dann die Zeichenvorlage "Zitat" ausgewählt. Fertig.

Beim Erstellen einer Absatzformatvorlage legen Sie zudem den Einzug und die Zeilenabstände fest. Das ist bei Zeichenformatvorlagen nicht möglich. Bestätigen Sie mit OK und schon wird die neue Formatvorlage angezeigt. Bereits erstellte Vorlagen ändern Sie ganz bequem: Klicken Sie im Bereich "Formatvorlagen und Formatierung" eine Formatvorlage mit Rechts an, wählen Sie Ändern und passen Sie die Einstellungen Ihren Wünschen an. Nach einem Klick auf OK wird die neue Formatierung automatisch übernommen – auch im aktuellen Text. Auf demselben Weg löschen Sie eine Formatvorlage: Nach einem Rechtsklick wählen Sie Löschen.

Ein sehr schönes Beispiel für die sinnvolle Anwendung von Formatvorlagen ist die gestaffelte Nummerierung von Kapiteln in größeren Arbeiten (z.B. "1.1.2 Das Verhalten der Raupen "). Falls Sie von Anfang an die einzelnen Kapitel und Unterkapitel konsequent mithilfe der Formatvorlagen gestaltet haben (Überschrift 1 bis 9), müssen Sie die Kapitel am Schluss nicht mehr von Hand nummerieren, diese mühsame Arbeit übernimmt Word für Sie: Klicken Sie auf die erste Überschrift des Textes, auf Format/Nummerierung und Aufzählungszeichen, dann auf die Registerkarte "Gliederung" und wählen Sie in der unteren Reihe eine der Vorlagen aus. Wie von Zauberhand nummeriert Word jetzt sämtliche Kapitel und Unterkapitel richtig durch.

Inhalt, Seiten, Fußnoten

Inhaltsverzeichnis

Auch hier ist es von Vorteil, wenn Sie die vorinstallierten Überschriften verwenden. Ist dies der Fall, erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit wenigen Klicks. Klicken Sie zuerst auf die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll. Gehen Sie nun im Menü auf Einfügen/Referenz/Index und Verzeichnisse und dort auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Jetzt haben Sie diverse Einstellmöglichkeiten. Sie können hier festlegen, ob und wo die Seitenzahlen angegeben werden sollen, sowie die Füllzeichen zwischen Überschrift und Seitenzahl definieren. Unter "Formate" haben Sie außerdem die Wahl zwischen mehreren Designs. Die Anzahl verschiedener Überschriftarten, die angezeigt werden soll, ändern Sie unter "Ebenen".

Standardmäßig benutzt Word die vorgefertigten Überschriften zum Erstellen des Inhaltsverzeichnisses. Allerdings können Sie problemlos auch Text mit einer eigenen Formatvorlage ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen, sofern es sich um eine Absatzformatvorlage handelt. Klicken Sie dazu auf Optionen und ein Fenster mit einer Liste der vorhandenen Formatvorlagen öffnet sich. Hinter jeder Formatvorlage können Sie in ein Feld eingeben, auf welcher Ebene sich die entsprechende Formatvorlage befinden soll. Schließen Sie alle Fenster mit OK und Word erstellt das Inhaltsverzeichnis.

Wenn Sie am Text weiterschreiben und sich die Überschriften oder Seitenzahlen ändern, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und wählen Sie Felder aktualisieren. Sie haben jetzt die Möglichkeit, das ganze Inhaltsverzeichnis neu zu generieren oder aber nur die Seitenzahlen. Letzteres ergibt Sinn, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis von Hand verändert haben. Allerdings werden dann keine neuen Überschriften ins Verzeichnis aufgenommen.

Seitenzahlen

Auch Seitenzahlen fügt Word automatisch hinzu. Klicken Sie auf Einfügen/Seitenzahlen und ein Fenster mit verschiedenen Einstellungen öffnet sich. Hier legen Sie fest, an welcher Position die Seitenzahl stehen soll A und ob auch die erste Seite nummeriert wird B. Deaktivieren Sie diese Funktion, wenn auf der ersten Seite ein Titelbild ist. Ein Klick auf Format C eröffnet weitere Optionen D.

Fußnoten

Mit dieser Funktion lassen sich Fußnoten erstellen, die automatisch durchnummeriert werden. So können Sie später problemlos neue Fußnoten hinzufügen, ohne alle Zahlen nochmals anpassen zu müssen. Gehen Sie zu der Stelle, wo die Fußnote stehen soll, und klicken Sie auf Einfügen/Referenz/Fußnote. Jetzt legen Sie fest, ob die Fußnote jeweils auf derselben Seite oder am Schluss des Dokuments stehen soll. Auch einige Einstellungen zum Format lassen sich ändern.

Praktische Tipps

Formatierungen anzeigen und vergleichen

Word gibt es eine komfortable Funktion, um die genauen Formatierungseigenschaften eines Textsegments oder eines Buchstabens zu erfahren. Klicken Sie auf den gewünschten Text und drücken Sie Umschalt+F1. Jetzt wird Ihnen die Formatierung übersichtlich im Aufgabenbereich angezeigt. Wenn Sie die Option "Formatvorlagenquelle kennzeichnen" B aktivieren, sehen Sie zusätzlich, welche Formatvorlage verwendet wird C. Wollen Sie etwas ändern, genügt ein Klick auf einen blauen Link, und schon sind Sie im richtigen Fenster.

Um die Textpassage mit einer anderen zu vergleichen, aktivieren Sie "Mit anderer Markierung vergleichen" D und markieren mit der Maus den anderen zu vergleichenden Textteil. Schon zeigt Ihnen Word die Unterschiede zwischen den zwei verwendeten Formatierungen. Das ist unter Umständen nützlich bei der Fehlersuche, wenn Sie z.B. nicht auf den ersten Blick sehen, worin sich die Formatierungen zweier Abschnitte unterscheiden, die eigentlich gleich sein sollten.

Formatierung übertragen

Eine besonders praktische Funktion ist "Format übertragen". Damit können Sie die Formatierung eines Textabschnitts auf einen anderen transferieren. Klicken Sie auf den Text in Word mit der gewünschten Formatierung und anschließend auf das Symbol "Format übertragen". Wählen Sie per Maus den zu formatierenden Text aus, übernimmt er die Formatierung. Sollte das Symbol bei Ihnen nicht zu sehen sein, müssen Sie zuerst die Standardleiste einblenden, indem Sie Ansicht/Symbolleisten/Standard aktivieren.

Formatierung löschen

Ist ein Textstück völlig falsch formatiert, löschen Sie einfach dessen Formatierung. Wählen Sie dazu den Text aus, klicken in der Formatvorlagenleiste auf den Pfeil B und dann auf Formatierung löschen. Keine Angst, damit löschen Sie nicht die Formatvorlage, sondern nur die Formatierung im Text.

Anzeigen der Formatierungszeichen

Haben Sie viel an einem Text herumgebastelt und verschoben, schleichen sich Fehler ein: Zeilenumbrüche stimmen nicht oder es entstehen doppelte Leerschläge. Hier hilft es, die Formatierungszeichen einzublenden. Klicken Sie auf das Symbol C, werden diese angezeigt.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PCtipp. (sh)