Seit Google seine kostenlose Desktop-Suchmaschine "Google Desktop" vorgestellt hat und Microsoft an einem ähnlichen Produkt arbeitet, steht das Thema Dokumenten-Management am PC-Arbeitsplatz wieder hoch im Kurs. Von daher hätte Hersteller Scansoft den Zeitpunkt für die Vorstellung seiner Dokumentensoftware Paperport 10 gar nicht besser wählen können.
Die Software unterscheidet sich von Google und Microsoft nicht nur dadurch, dass sie im Gegensatz zu den kostenlosen Suchmaschinen in der Professional-Variante 149 Euro kostet, sondern sie folgt auch einem anderen Prinzip: Neben dem Suchen von Informationen soll Paperport auch noch Aspekte wie Workflow und Informationsaggregation berücksichtigen und zudem den Büroschreibtisch von seinen Papierstapeln befreien. Hierzu besitzt die Applikation nämlich eine Schnittstelle zu gängigen Scannern und erlaubt so die Erfassung von Papierdokumenten.
Zur Weiterverarbeitung am Rechner selbst werden die eingescannten Informationen in PDFs konvertiert, denn das Portable Document Format ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt bei Paperport. So lassen sich nämlich auch Dateien aus Microsoft Office, CAD-, Buchhaltungsprogrammen oder Mail-Anhänge automatisch in PDF-Dokumente mit dem integrierten Tool "PDF Create! 2" umwandeln. Auf den ersten Blick verwundert diese zentrale Bedeutung des PDF, denn zum normalen Durchsuchen des Rechners nach Dokumenten arbeitet Paperport wie die Desktop-Suchmaschinen von Google und Microsoft mit einer Indexierung. Ihren Vorteil offenbart die Lösung, wenn der Anwender am Desktop die Workflow-Aspekte von Paperport nutzt und einen gesamten Vorgang als PDF-Dokument ablegt. Dies könnte beispielsweise eine Reisekostenabrechnung sein, bei der der Antrag in Word erstellt wurde, die eingescannten Belege als JPG- oder Tiff-Dateien vorliegen und die Abrechnung dann in Excel erfolgte. Ins PDF konvertiert, lassen sich diese Informationen per Drag and Drop bequem mit der Maus zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenfügen, das alle Informationen über den Vorgang enthält. Über einen Linkagent lassen sich zudem Verbindungen zu unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systemen wie beispielsweise Sharepoint herstellen. Ein anderes Beispiel, um das Potenzial der Dokumentenverwaltung im PDF zu verdeutlichen, ist die Recherche zu einem Thema, wenn etwa eingescannte Zeitungsartikel, HTML-Seiten und Informationen zu einem PDF-Dokument verbunden werden.
Scansoft offeriert die Applikation in drei Varianten: Das einfache Paperport SE ist mit seinem eingeschränkten Funktionsumfang für das Bundle mit Hardware wie etwa einem Scanner gedacht. Die beiden Versionen Paperport 10 und Paperport 10 Professional unterscheiden sich hauptsächlich hinsichtlich der Automatisierungsoptionen. (hi)