Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Haushaltsbuch, in dem die monatlichen Kosten aufgelistet sind und das über entsprechend viele Einträge verfügt. Auf den ersten Blick verschafft Ihnen eine solche Tabelle keine Übersicht. Mit Hilfe der Funktion "SUMME" wäre es jetzt zwar möglich, die Gesamtausgaben pro Monat zu berechnen. Wollen Sie jedoch wissen, wie viel Sie insgesamt für Lebensmittel ausgegeben haben, müssten Sie erst eine Spalte einfügen, diese schön formatieren und dann erst die Summe bilden. Mit "Teilergebnissen" verschaffen Sie sich schnell einen Überblick. Die folgende Anleitung gilt für Excel 2002 (XP) und Excel 2000, lässt sich aber auch auf jüngere Excel-Versionen übertragen.
Das Ziel erreichen mit Teilergebnissen
Für das geplante Vorgehen am wichtigsten ist die Spalte "Kategorie", die in jeder Zeile einen Eintrag hat. Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie im Menü DATEN auf TEILERGEBNISSE. Darauf erscheint das Dialogfeld "Teilergebnisse". In "Gruppieren nach" wählen Sie die Spalte aus, deren Einträge summiert werden sollen, in unserem Beispiel ist es die Spalte "Kategorie". In "Unter Verwendung von" wählen Sie die Rechenart "Summe". Bei "Teilergebnis addieren zu" haken Sie die Spalten an, in denen die Teilsummen erstellt werden sollen, im Beispiel sind das die Spalten mit den Monaten Januar bis Mai. Ist "Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen" angehakt, werden die Teilergebnisse druckfreundlich gestaltet: Nach jeder Zwischensumme folgt ein Seitenumbruch – jede Gruppe steht auf einer neuen Seite.
Sinnvoll ist es, "Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen" anzuhaken, dann werden die Zwischensummen unterhalb der Gruppen eingefügt. Ist diese Option nicht angehakt, stehen die Teilergebnisse oben. Sind alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf OK und sehen, was passiert: Excel fügt unter jeder Gruppe eine neue Zeile ein, die sich im Format den anderen Zeilen anpasst, und schreibt die Zwischensummen hinein. In der Form "[Kategoriename] Summe" werden die Zwischenergebnisse markiert.
Die Möglichkeiten
Außerdem ist zur Tabelle ein neues Element hinzugekommen: Vertikale Striche mit Plus- und Minussymbolen, welche die Zusammengehörigkeit zwischen den Teilsummen und den Gruppen markieren. Durch Klick auf "+" oder "–" werden die einzelnen Gruppenelemente ein- oder ausgeblendet; sind die Gruppenelemente ausgeblendet, bleibt nur die Teilsumme stehen, z.B. Gruppe "Nebenkosten ". Blendet man alle Gruppenelemente aus, besteht die Tabelle nur noch aus den Zwischensummen.
Durch das gezielte Ausblenden von Gruppen, deren Details für den Gesamtüberblick nicht wichtig sind, wird die Übersichtlichkeit der Tabelle merklich erhöht. Eine Summe zu bilden, ist nicht die einzige Möglichkeit, die Excel bietet. Markieren Sie die Ta- belle erneut und klicken Sie wieder im Menü DATEN auf TEILERGEBNISSE.
Es ist nicht nur die Summen- oder Produktbildung möglich, sondern auch statistische Auswertungen wie Mittelwert, Standardabweichung und Varianz können ausgegeben werden. Jetzt wählen Sie statt der "Summe" den "Mittelwert" aus und deaktivieren die Option "Vorhandene Teilergebnisse ersetzen". Bleibt diese Option angehakt, wird die Summe durch den Mittelwert ersetzt, was Ihnen wahrscheinlich nicht viel nützt. So aber wird der Mittelwert zusätzlich hinzugefügt. Bestätigen Sie das mit OK. Zur Summenzeile gesellte sich die Mittelwertzeile hinzu.
Der Mittelwert zeigt Ihnen, welche durchschnittlichen Kosten pro Kategorie bzw. Gruppe je Monat anfallen. Dieser Wert kann als Grundlage für die Schätzung zukünftiger Ausgaben dienen. Wollen Sie z.B. einen Kredit aufnehmen, müssen Sie wissen, wie hoch die üblichen Ausgaben sind, um die Rate für die Rückzahlung richtig zu berechnen. Um die Gesamtsumme der Mittelwerte zu berechnen, benutzen wir die SUMMEWENN-Funktion: Es sollen die Beträge summiert werden, deren Bezeichnung das Wort "Mittelwert" enthält, also "Nebenkosten Mittelwert", "Auto Mittelwert" etc. Für den Monat Januar schreiben Sie am Ende der Tabelle (im Beispiel ist das Zelle C46):=SUMMEWENN($A$2:$A$43;"*"& "Mittelwert";C$2:C$43).
Das Suchkriterium "*" &"Mittelwert" kommt dabei folgendermaßen zu Stande: Wenn als Suchkriterium ein Wort beziehungsweise eine Zeichenfolge dient, die in einer Zelle enthalten ist (in der Zelle stehen also noch mehr Zeichen), müssen Sie mit so genannten Wildcards arbeiten. Normalerweise ist das der Stern "*", der für beliebig viele Zeichen steht. Die Syntax gibt vor, dass Wildcard und zu suchender String mit einem kaufmännischen "&" miteinander zu verknüpfen sind.
Die druckfreundliche Version
Wie bereits erwähnt bewirkt das Aktivieren der Option "Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen" im Dialogfeld "Teilergebnisse", dass beim Ausdrucken jede Gruppe auf eine separate Seite gedruckt wird. Bei größeren Tabellen gestaltet sich der Ausdruck so viel übersichtlicher, in unserem Beispiel sind es jedoch nur wenige Einträge pro Gruppe. In der Normalansicht der Tabelle hat sich beim Anhaken der Option möglicherweise noch nichts getan, daher rufen Sie die Seitenansicht auf (über DATEI/SEITENANSICHT oder indem Sie das Seitenansichtssymbol in der Symbolleiste anklicken). In unserem Beispiel ist das Dokument nun mehrere Seiten groß, auf jeder Seite steht eine Gruppe.
Jetzt fehlen noch die Spaltenüberschriften ab Seite 2 zur besseren Übersicht. Schließen Sie die Seitenansicht wieder und klicken Sie im Menü DATEI auf SEITE EINRICHTEN. Im Register TABELLE tragen Sie im Feld "Wiederholungszeilen oben" $1:$1 ein, damit die erste Zeile auf jeder Seite wiederholt wird.
Bestätigen Sie das mit OK und gehen Sie nun wieder in die Seitenansicht – voilà, auf jeder Seite steht eine Gruppe mit Überschrift.
Der Teilsummen-Assistent
Eine andere Möglichkeit, Teil- oder Zwischensummen zu bilden, bietet der Teilsummen-Assistent. Sie finden ihn unter EXTRAS/ASSISTENT/TEILSUMMEN. Sehen Sie diesen Menüpunkt nicht, ist das dafür benötigte Add-In nicht installiert. Gehen Sie in diesem Fall zuerst ins Menü EXTRAS/ADD-INS und haken Sie "Teilsummen-Assistent" an. Bevor Sie den Teilsummen-Assistenten aufrufen, ist es ratsam, die bisher gebildeten Zwischensummen zu entfernen. Klicken Sie im Dialogfeld "Teilergebnisse" die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN an. Die Tabelle wird dann in ihren Ausgangszustand zurückversetzt.
Markieren Sie die Tabelle und starten Sie den Assistenten. In Schritt 1 geben Sie an, für welche Tabelle die Teilsummen gebildet werden sollen. Es sind bereits die richtigen Daten eingetragen, weil die Tabelle markiert ist. In Schritt 2 müssen Sie zwei Angaben machen: Zum einen, welche Spalte summiert werden soll – wählen wir als Beispiel den "Januar" – und unter welcher Bedingung die Werte summiert werden sollen.
Nehmen wir an, wir wollen alle Nebenkosten für den Januar summiert haben, dann lautet die Bedingung: Spalte "Kategorie " enthält bzw. ist gleich "Nebenkosten" oder etwas mathematischer: Kategorie = Nebenkosten.
Sie müssen nach Auswahl der Bedingung die Schaltfläche BEDINGUNG HINZUFÜGEN A anklicken, damit sie auch gespeichert wird. Bei Schritt 3 wundern Sie sich nicht, wenn der Teilsummen-Assistent plötzlich "Conditional Sum Wizard" heißt, hier wurde einfach nur die Übersetzung vergessen. Hier wählen Sie, ob die Summe allein erscheinen oder ob ein weiteres Feld mit einer Beschriftung (hier "Nebenkosten") hinzugefügt werden soll. Damit später klar ist, was in der Zelle steht, ist dies sinnvoll.
In Schritt 4 wählen Sie die Zelle aus, in der die Beschriftung ("Nebenkosten") stehen soll.
Und in Schritt 5 die Zelle, in der die Summe stehen soll.
Schließlich klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIG. Unterhalb der Tabelle steht die Summe aller Nebenkosten.
Teilsummen-Assistent II
Wenn Sie die Zelle markieren, in der die Summe steht, dann sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, dass der Assistent nichts weiter gemacht hat, als eine Formel zu erstellen, die eine WENN-Funktion und eine SUMME-Funktion in sich vereint.
Der Teilsummen-Assistent hat einen Nachteil: Es wird jeweils immer nur eine Summe erstellt und es sind auch nur Summen möglich, keine Mittelwerte, Produkte etc. Der Vorteil gegenüber der Teilergebnis-Methode ist, dass die zu addierenden Zellen nicht in einer Gruppe untereinander stehen müssen, sondern in beliebiger Reihenfolge in der Tabelle enthalten sein können. Sind Sie mit der WENN- oder auch SUMMEWENN-Funktion vertraut, wird Ihnen der Assistent nicht viel helfen, denn das Formel-Ergebnis lässt sich auch schnell von Hand erstellen. Für alle, die mit der WENN-Funktion auf Kriegsfuss stehen, ist der Teilsummen-Assistent aber eine Hilfe beim Aufbau einer bedingten Summenbildung.