Mit Asset-Management sparen

Ein professionelles Software-Asset-Management (SAM) ist in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wichtiger denn je. Kann es doch helfen, aus immer knapperen IT-Budgets das Maximum herauszuholen. So lassen sich die für Softwarelizenzen anfallenden Kosten - je nach Ausbaustufe - um zehn Prozent bis ein Viertel senken. Voraussetzung ist allerdings, dass man es richtig angeht. Gerade im Grenzbereich zwischen Technik, Administration und Recht haben sich einige populäre Irrtümer verfestigt.

Falsch ist beispielsweise die Annahme, …

... Aufzeichnungen über die Softwarelizenzen wären überflüssig, nur weil nirgendwo genau geschrieben steht, wie dies zu geschehen hat. In den meisten Verträgen der Hersteller steht sinngemäß: Sie sind verpflichtet, Aufzeichnungen über Ihren Softwarebestand zu führen. Das heißt im Klartext: Sie müssen aus einem Software-Asset-Management-Tool, einer Excel-Tabelle oder einem Stück Papier mindestens folgende Informationen ablesen können: Welche Software (Produktname, Version, Edition, Sprache) aus welchem Kauf (Rechnungsnummer) wurde welchem Rechner (Seriennummer) zugeteilt? Außerdem ist es bei einigen Herstellern sinnvoll, festzuhalten, wann die Lizenz der Hardware zugeordnet wurde. Zum Beispiel kann man bei Microsoft die meisten Lizenzen aus einem Volumenvertrag nach 90 Tagen einer neuen Hardware zuteilen - dafür muss man aber wissen, wann diese Frist verstrichen ist.

Ebenso falsch ist es, zu denken ...

… man könnte den Herstellern das Audit verweigern. In den meisten Verträgen ist ein Nachprüfrecht zwischen Kunde und Hersteller vereinbart. Aber auch wenn dies nicht der Fall ist, besteht Auskunftspflicht aus dem Urheberrecht selbst. Sie müssen demnach Auskunft über mindestens drei Punkte geben können:

• Welche Software läuft auf meinen Servern und Computern (installierte Basis)?

• Welche Lizenznachweise halte ich vor und wie passen diese zur installierten Basis?

• Und schließlich: Wie habe ich diese Zahlen ermittelt?

Glauben Sie bloß nicht, ...

die Verantwortung für den korrekten Einsatz von Software träfe allein Geschäftsführung und Behördenleiter. Maßgebend sind das Urheberrechtsgesetz (Paragraf 100, Satz 1) sowie das BGB (Zurechnung nach Paragraf 31, aber auch gemäß Paragrafen 278 und 831). Danach sind im Sinne des Organisationsverschuldens durchaus auch Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen - auf Deutsch: Angestellte und Zeitarbeiter - mitverantwortlich.

Und lassen Sie sich nicht weismachen, ...

… Datenträger und Keys dürften frei zugänglich in der IT Abteilung lagern. Das Unternehmen trägt die Verant-wortung für deren Einsatz und Kontrolle. Also gehören sie in einen eigenen Schrank oder Raum mit definiertem Berechtigungskreis. Und dasselbe gilt für verkörperte Lizenznachweise. (Siehe auch: "Sparen mit Second-Hand-Lizenzen".) Sinnvoll ist es zudem, ein Bestandsverzeichnis zu führen. Selbst wenn eine Nicht-Kontrolle keine direkten Konsequenzen hat: Wird zum Beispiel bekannt, dass eine Software, die man im Internet unberechtigt downloaden kann, aus Ihrem Unternehmen kommt, fördert das wohl kaum Ihr Image.

Oder ...

… um ein "Office-Standard"-Paket zu packen, könnte man einen "Office-Professional"-Datenträger benutzen und beim Set-up nur die Komponenten für die Standard-Edition ankreuzen. Diese Option zum Weglassen bestimmter Funktionen bietet Microsoft nur den Professional-Benutzer, die ihre IT-Landschaft standardisiert haben und ältere Hardware nicht zu sehr beanspruchen möchten.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, ...

… man müsste immer neue Softwarelizenzen kaufen, wenn man neue Hardware anschafft oder einen neuen Bedarf feststellt. In Zeiten betriebswirtschaftlicher Zwänge empfiehlt sich die Pflege eines Lizenz-Pools (siehe auch: "Elf Tipps für das Lizenz-Management"), der vor einem Softwarekauf daraufhin überprüft werden kann, ob die benötigte Lizenz eventuell noch vorrätig ist. In diesen Pool können die Unternehmen nicht mehr benötigte Lizenzen zurückführen - vorausgesetzt, sie beachten die Zuweisungszeiten.

Auch nur ein Gerücht: die Warnung, ...

… zugewiesene Lizenzen gingen verloren, wenn die Hardware verschrottet wird. Man muss lediglich darauf achten, dass die Software deinstalliert oder gelöscht, die Zuweisung aufgehoben und die Lizenz dem Pool zugeführt wird. In Deutschland ist das unter bestimmten Voraussetzungen sogar mit OEM-Lizenzen möglich.

Aber genauso falsch ist der gute Glaube, ...

… man könne Updates ohne Grundlagen nutzen oder diese nach einem gewissen Zeitraum entsorgen. Das ist ein Fehler, der besonders häufig dann gemacht wird, wenn die ursprünglichen Vollversionen "Boxprodukten" entstammen, deren Lizenznachweis die Box, der Datenträger, die Dokumentation und - falls vorhanden - das End User License Agreement (Eula) ist. Die langfristige Lagerung der Boxen verursacht selbstverständlich Kosten, die die zuständige Abteilung - zumeist Anlagevermögen oder Facility Management - gern einsparen würde. Das könnte aber teuer zu stehen kommen.

Und erliegen Sie nicht der Illusion, ...

… ein Softwarekauf bei eBay wäre günstiger. Sicher ist das, was Sie dort erstehen, ein bisschen billiger. Aber haben Sie es auch tatsächlich erworben? Wir sprechen zwar immer von Kauf, aber im juristischen Sinne entspricht das Handeln mit Software eher einem Makeln von Nutzungsrechten. Die Regeln zum Übertragen von Lizenzen werden jedoch vom Hersteller festgelegt. Seit dem Urteil des OLG München vom 3. Juli 2008 (siehe auch: "Microsoft kämpft gegen Gebrauchtsoftware") hat der Hersteller bei der Übertragung von Software immer das Zustimmungsrecht. Einspruchsfrei und einigermaßen rechtssicher können Sie nur Pakete erwerben, die Box, Lizenznachweis, Datenträger und Dokumentation in einem enthalten. Alle anderen Lizenzen - insbesondere solche aus Volumenlizenzen - lassen sich via Ebay nicht sicher übertragen.

Immer gern genommen wird die Fehlinformation, ...

… Shareware wäre auch im Geschäftsumfeld kostenfrei. Das ist sie nicht, selbst wenn es in der Eula, also den Lizenzbestimmungen für den privaten Nutzer, exakt so beschrieben wird. Für das Firmenumfeld kann der Hersteller eigene Regelungen erlassen. Bestes Beispiel ist das für Privatpersonen kostenfreie Bildbetrachtungsprogramm Irfan-View. In der Eula für private Nutzer werden weder Kostenfreiheit noch Kostenpflicht erwähnt - wohl aber in den Verträgen, die der Hersteller mit Unternehmen schließt. Im Geschäftsumfeld gibt es nun einmal keine kostenfreie Shareware. (Siehe auch: "Quelloffene Software für den Büro-PC".)

Ja, und wer lässt sich allen Ernstes einreden, ...

… Administratorrechte auf allen Rechnern der User würden den Umgang mit Installationen vereinfachen? De facto mag das so sein. Aber man sollte auch die Risiken abwägen: Wenn ein User Software installieren kann, tut er es auch - und zwar die, die ihm gefällt. Ihm ist es ziemlich gleichgültig, wo er sie beschafft hat. Und mit Sicherheit nimmt er dabei keine Rücksicht auf ein Herstellerlizenzrecht. Ein Unternehmen ist aber für die korrekte Lizenzierung aller innerhalb seiner Organisation eingesetzten Software verantwortlich und ebenso für alle Zugriffe auf das Unternehmensnetz. Nach Paragraf 100, Satz 1 des Urheberrechtsgesetzes (Organhaftung) kommt es dabei nicht einmal auf ein Verschulden an. (qua)