Rund 40 Prozent der Manager sehen Besprechungen als Zeitverschwendung, lautet das Ergebnis einer Umfrage von Hamelin Paperbrands, einem Hersteller von Organisationsmitteln. Das Unternehmen befragte in diesem Frühjahr 500 Manager in Deutschland zu ihren Erfahrungen und Einschätzungen bezüglich der Meeting-Kultur. 38 Prozent der Befragten monierten eine fehlende Fixierung der Ergebnisse und eine klare Aufgabenverteilung für alle Teilnehmer. Mehr als 30 Prozent sind auf eigene Mitschriften angewiesen, da nicht professionell protokolliert wird. Auf die Frage nach ihren Wünschen zur Verbesserung der Situation antwortete ein Großteil der Befragten mit "mehr Interaktion - keine Vorträge", "intelligente Visualisierung der Themen" sowie "klare Agenden und Zusammenfassung der Ergebnisse".
"Es mangelt bei vielen Besprechungen an Effizienz und Interaktion", kommentiert Jens Magdanz, Marketing-Leiter von Hamelin in Deutschland, das Ergebnis der Studie.
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Zehn Tipps für Meetings
Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.
1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.
2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.
3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.
4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.
5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.
6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.
7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.
8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.
9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.
10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.