Das Fraunhofer-Institut befragte Anbieter von DMS-Lösungen für die elektronische Verwaltungsarbeit. Die Marktübersicht gibt es jetzt kostenlos online.
Das E-Government-Gesetz vom August 2013 verpflichtet die Bundesbehörden ab dem Jahr 2020 zur elektronischen Aktenführung. Deswegen befragte das Öffentliche Kompetenzzentrum IT des Fraunhofer-Instituts für offene Kommunikationssysteme FOKUS von Juni bis August 2014 zahlreiche Hersteller, die Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit anbieten.
An der Unternehmensumfrage zum Thema Dokumenten-Management-Systeme für die Öffentliche Verwaltung haben sich 22 Firmen beteiligt. Die Ergebnisse der Marktübersicht wurde jetzt veröffentlicht und kann hier kostenlos eingesehen werden: Resultate der Umfrage zur Marktübersicht DMS
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen ab 2020 die Papierakten der Bundesbehörden ersetzen. Foto: koya979 - Fotolia.com
Der Vergleich behandelt Fragen zu technischen Bereichen wie Architektur, Betrieb, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit der Systeme und geht darüber hinaus auch auf Fachthemen ein. Das Ergebnis der Befragung ist eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.
Überblick über den Markt und Anregung für weitere Fragen
Der qualitativ-quantitative Ansatz soll einen ersten Überblick zur aktuellen Marktsituation geben, aber auch zu weiteren Fragen und Diskussionen rund um das Thema anregen, schreibt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT.
Was ist eine E-Akte? Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen.
1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.
2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.
3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.
4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.
Anwender rechtzeitig ins Boot holen Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.
Die Autoren haben die Ergebnisse der Umfrage in einer Anbieterliste aufbereitet. Sie bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse einfach zu filtern und sie so nach eigenen Bedürfnissen zu vergleichen.
Im Detail bietet die Umfrage:
Eine Übersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Zusammenhang mit der E-Akte
Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von Nutzer-Stories
Referenzprojekte der Unternehmen als Integrationsbeispiele
Fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung