Dienstwagen

Mängel im Fahrtenbuch kosten Geld

24.11.2009 von Alexandra Mesmer

Ob Freiberufler oder Angestellter: Wer sein Fahrtenbuch nicht exakt führt, bekommt oft Ärger mit dem Finanzamt und verliert Geld.

Nutzen Selbstständige den Betriebs-Pkw, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag versteuert werden. Bei Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Wagen führt dies als geldwerter Vorteil zu einer höheren Lohnsteuer. Der Aufschlag lässt sich einfach und pauschal mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs ermitteln. Diese Rechnung ist aber nicht immer günstig, wenn etwa viele berufliche Touren anfallen. Hier besteht dann die Möglichkeit, dem Finanzamt die geringeren privaten Anteile über ein Fahrtenbuch nachzuweisen.

Doch diese Arbeit ist mühselig und bedarf der Beachtung vieler strenger Formalien. Angestellte und Selbstständige müssen dann über das ganze Jahr hinweg alle Kosten und Touren täglich auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrtziele und Umwege exakt angeben. Wird dieser Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst, und der pauschale Listenpreis kommt wieder zur Anwendung. Das ist wohl einer der häufigsten Sachverhalte, der bei Lohnsteuer-Außenprüfungen oder im Rahmen der Steuererklärung zu Streitigkeiten führt. Die Beamten durchleuchten, ob das vorgelegte Fahrtenbuch auch ordnungsgemäß geführt worden ist.

Finanzämter stören sich an unschlüssigen Angaben

Bemängelt wird häufig, dass Angaben unschlüssig sind. Ist der eingetragene Kilometerstand nicht identisch mir der Angabe einer Werkstattrechnung vom gleichen Tag, ist das genauso auffällig, als wenn die Fahrt zum Kunden einmal 20 km und dann ohne Angabe von Gründen 33 km beträgt. In solchen Verdachtsfällen greift automatisch wieder die ungünstige Pauschalregel. So auch in einem aktuell vom Finanzgericht Düsseldorf entschiedenen Fall (Az. 15 K 2945/07). Hier hatte ein Freiberufler im Fahrtenbuch einen Mandantenbesuch in der Stadt A eingetragen. In der Buchhaltung befand sich jedoch ein Tankbeleg vom gleichen Tag aus dem weit entfernten Ort B. Dieser Widerspruch zieht die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Authentizität in erheblichem Maße in Zweifel, sodass die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden können.

Was im Fahrtenbuch alles stehen muss

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen, fortlaufenden und zeitnahen Aufzeichnungen voraus, dass die Einträge später nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden können. Korrekturen sind nur zulässig, wenn diese im Fahrtenbuch ordnungsgemäß dokumentiert sind. Handelsübliche Softwareprodukte berücksichtigen diese Belegpflicht.
Das Fahrtenbuch muss zu beruflichen Reisen Angaben zu
Datum,

Ziel,
Grund und
Kilometerstand pro Fahrt enthalten.

Selbst bei Handelsvertretern ist das Fahrtenbuch ohne Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner fehlerhaft. Eine lückenhafte Führung sollte daher absolutes Tabu sein, wenn Steuerminderungspotenzial über ein Fahrtenbuch angestrebt wird. Mehr zum Thema finden Interessierte auf http://www.vsrw.de, wo auch kostenlose Newsletter zu dem Bereich "Steuern privat" abonniert werden können.

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Ford Mondeo
Das obere Management fährt ihn gar nicht, das mittlere Management nimmt ihn auch eher selten. Selbst für die Service Ingenieure ist ein Ford Mondeo nur in 11,5 Prozent der Fälle eine gute Alternative. Das ergab der Gehaltsvergleich der Unternehmensberatung Interconsult, die knapp 12.000 Positionen in 105 Hightech-Firmen auswertete.

VW Passat
Während Kombis im oberen Management eher verpönt sind, sind sie bei Service-Ingenieuren und Kundendienstleitern am häufigsten im Einsatz. Mehr als jeder Vierte von ihnen fährt einen VW Passat oder Golf-Kombi.

Mercedes S-Klasse
Big ist beautiful, but expensive, Teil 1: Bei einem Listenpreis ab 73.007 Euro fahren nur 2,8 Prozent aller Geschäftsführer die größte Mercedes-Limousine.

Audi A8
Big ist beautiful, but expensive, Teil 2: Bei einem Listenpreis ab 63.300 Euro fahren nur 3,6 Prozent aller Geschäftsführer die größte Audi-Limousine.

BMW 3er-Serie
Ob Regionalverkaufsleiter, Vertriebsingenieur oder Field Application Ingenieur, alle schwören auf einen 3er BMW. Während unter diesen Berufsgruppen das 3er-Modell der beliebteste Firmenwagen ist, fahren ihn nur fünf Prozent der Geschäftsführer.

Mercedes C-Klasse
Die deutschen Autohersteller haben die Nase vorn, was das Geschäft mit Firmenwägen betrifft. Auf Platz vier des Rankings findet sich die C-Klasse von Mercedes, die fast acht Prozent der Geschäftsführer fahren. Auch bei Gesamt- und Regionalverkaufsleitern sowie Vertriebsbeauftragten findet sich dieser Mercedes unter den fünf beliebtesten Dienstwägen.

Audi A6
Der Audi A6 ist nicht nur bei Geschäftsführern (12,5 Prozent) und Vertriebschefs (15 Prozent) beliebt, sondern auch bei Regionalverkaufsleitern, die nach dem 3er BMW vor allem den zweitgrößten Audi fahren.

Mercedes E-Klasse
Auf Platz zwei des Firmenwagen-Rankings schaffte es die E-Klasse vom Mercedes, die 27,5 Prozent aller Geschäftsführer und 17,4 Prozent aller Gesamtverkaufsleiter fahren. Ähnlich wie der 5er BMW ist die E-Klasse nur den Bossen vorbehalten. Im mittleren Management oder bei Vertrieblern ohne Leitungsfunktion ist die E-Klasse nicht zu finden.

BMW 5er Serie
Auch für die Hightechindustrie gilt: Je größer der Wagen, desto höher die Stellung. Mit einem 5er BMW fahren die Geschäftsführer und Vertriebsbosse der IT- und Elektronikhersteller am liebsten vor. Jeder Dritte von ihnen bevorzugt dieses BMW-Modell.