Anwender schieben das Thema Lizenz-Management am liebsten in die Ecke", erzählt Peter Goldig, zuständig für die Bereiche Lizenz-Management und -Beratung bei Opitz Consulting in Hamburg. Für den Berater ist diese Haltung allerdings nur schwer nachzuvollziehen. Viele Firmen behandelten Softwarelizenzen als ein schwer fassbares Gut. Alles andere vom Telefon über den Schreibtisch bis hin zum PC wird inventarisiert und bekommt eine Nummer. Es scheine aber schwer nachzuvollziehen, wo welche Lizenz in welcher Ausprägung im Unternehmen eingesetzt wird.

Dabei sind die Folgen des mangelnden Überblicks alles andere als harmlos: "Lizenzverstöße sind kein Kavaliersdelikt", warnt Goldig. Wer nicht ausreichend lizenziert ist, dem stehen gravierende Nachzahlungen ins Haus. Im schlimmsten Fall drohen sogar Klagen des Softwareherstellers. Saftige Geldstrafen bis hin zu Gefängnis für die Firmenverantwortlichen sind die Folge.

Software-Audit - hoffen, dass alles stimmt

Umfragen bestätigen Goldigs Einschätzung. Dynamic Research hat im Auftrag des Asset-Management-Spezialisten Landesk 500 Firmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA befragt. Demnach beteuerten zwar 88 Prozent der deutschen Befragten, sie seien in Sachen Software korrekt lizenziert. Aber nur 41 Prozent würden einem Audit, einer Prüfung durch den Hersteller, ohne Bedenken entgegensehen. 29 Prozent würden es nach dem Prinzip Hoffnung darauf ankommen lassen, 16 Prozent um mehr Zeit bitten und vier Prozent vorsorglich mehr Lizenzen ordern.

"Viele Firmen wissen, dass sie in Sachen Lizenz-Management ein Problem haben. Aber sie wissen nicht, wie sie es unter Kontrolle bekommen sollen", ergänzt Helmut Franz, Lizenzexperte des Software- und Beratungshauses msg Systems. Um das Thema in den Griff zu bekommen, müssten firmenintern verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten: vom Einkauf über die IT-Abteilung bis zur Rechnungskontrolle und Revision. Das klappt aber anscheinend nicht immer. In vielen Unternehmen fühle sich in aller Regel niemand verantwortlich.

Ein Tool allein macht noch kein Lizenz-Management

Ansatzpunkte, das Lizenz-Management zu verbessern, gibt es einige (siehe Kasten "Zehn Regeln zum Lizenz-Management"). Sie reichen von der Reorganisation der Einkaufsprozesse über klare und transparente Regeln, wie Software eingesetzt werden darf, bis hin zur regelmäßigen Tool-basierenden Vermessung der eigenen Systeme und dem Aufbau eines Lizenz- und Softwareinventars. Allerdings müssten die Verantwortlichen bereit sein, eingeschliffene Abläufe zwischen verschiedenen Abteilungen aufzubrechen und neu zu ordnen, mahnen die Berater.

Für ein effektives Lizenz-Management reiche ein Tool allein nicht aus, warnt msg-Manager Franz. Die Anwender müssten in erster Linie ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen, um letzten Endes Kosten einsparen zu können. Welches Werkzeug dafür eingesetzt werde, richte sich nach den spezifischen Anforderungen und Abläufen. Wer glaube, mit einem Tool für mehrere hunderttausend Euro seine Lizenzverwaltung von heute auf morgen in den Griff zu bekommen, unterliege einem Irrglauben: "Das führt zu einem Desaster."

Auch wegen der erforderlichen Investitionen schreckten Firmen oft davor zurück, sich um die eingesetzte Software zu kümmern. "Lizenz-Manager und Asset-Management produzieren erst einmal nur Kosten", stellt Franz klar. Entsprechende Anträge würden intern nur selten genehmigt, weil sich keine Rentabilität nachweisen lasse.

"Eine korrekte Lizenzierung ist kaum noch möglich"

Den Kostendruck bekommen nach wie vor in erster Linie die IT-Abteilungen zu spüren. Sie müssten mit immer weniger Mitarbeitern den laufenden Betrieb der IT-Infrastrukturen aufrechterhalten und zugleich mehr zum Geschäftserfolg des Unternehmens beitragen. Die IT-Abteilung, der meist das Lizenz-Management aufgebürdet wird, könne sich nicht noch zusätzlich mit einer Unzahl von verschiedenen Lizenzmodellen auseinander setzen, warnt der msg-Manager. Gerade Konzerne arbeiteten oft mit vielen Softwarelieferanten zusammen. "Das übersteigt die Möglichkeiten einer IT-Abteilung. Eine korrekte Lizenzierung ist praktisch kaum noch möglich."

IT-Abteilung bleibt auf sich allein gestellt

Dabei gebe es durchaus Möglichkeiten, mit Basisfunktionen das Thema Lizenzverwaltung anzugehen, berichtet Andrea Greuel, Produkt-Managerin der Hamburger Beratungsfirma Honico. Beispielsweise leiteten viele Anwender im SAP-Umfeld die Ergebnisse einer Systemvermessung ungeprüft an den Softwarehersteller weiter. Dabei würden oft brach liegende Lizenzen gemeldet, die das Unternehmen teuer zu stehen kämen. Um diese unnötigen Kosten zu vermeiden, könnte man zum Beispiel mit Hilfe eines Tools alle zunächst Berechtigten aus dem System nehmen, die sich seit 40 Tagen nicht mehr angemeldet haben, schlägt Greuel vor. Auf Basis der SAP-Reports ließe sich das durchaus machen. Die entsprechenden Werkzeuge müssten die Anwender aber selbst entwickeln. "Doch dafür fehlen meist die Leute und das Budget."

Von den Herstellern haben die Anwender wenig Hilfe zu erwarten, moniert Greuel. Vielmehr legten Anbieter wie SAP den Nutzern sogar Steine in den Weg, beispielsweise hinsichtlich der Qualifikation der Systemnutzer, berichtet die Honico-Managerin. Während alle anderen Felder bis hin zur Anrede ausgefüllt werden müssen, ist die Klassifizierung kein Muss. Das entsprechende Eingabefeld sei auch etwas versteckt auf der Maske angelegt. Das Problem: Wenn der Anwender keine Klassifizierung vornimmt, wird automatisch die teuerste Nutzervariante im SAP-System ausgewählt.

Lizenzmodelle der Hersteller werden immer komplexer

Auch die Lizenz- und Preismodelle der Hersteller sind laut dem Urteil der Honico-Managerin nicht unschuldig an dem Lizenzierungs-Dilemma, in dem viele Unternehmen stecken. Im Rahmen einer Umfrage, die die Hamburger gemeinsam mit dem Beratungshaus Raad Consult gestartet haben, gaben 39 Prozent der fast 100 befragten Unternehmen an, das Preis- und Lizenzmodell der SAP nicht beziehungsweise nur teilweise zu verstehen. Experten zufolge werde sich diese Situation in Zukunft noch verschärfen. Gerade im Hinblick auf Service-orientierte Architekturen, in denen eine Vielzahl unterschiedlicher Softwaremodule von verschiedenen Anbietern mit verschiedenen Lizenzmetriken zum Einsatz kommen, dürfte es für die meisten Anwender schwieriger werden, den Überblick über ihren Lizenzbestand zu behalten.

Die Anbieter sind in erster Linie auf die eigenen Umsätze bedacht. Da heißt es für die Anwender, die Augen offen zu halten. "Natürlich sehen es die Softwarehersteller nicht gerne, wenn sich ihre Einnahmen reduzieren", berichtet Opitz-Manager Goldig von den Schwierigkeiten, Lizenzänderungen zugunsten des Anwenders durchzusetzen. Wenn man sich aber an die Regeln hält und seine Lizenzposition hieb- und stichfest belegen kann, dürfte es kaum Diskussionen geben.

Anwender brauchen Transparenz

Um in den Verhandlungen mit dem Anbieter zu punkten, benötigen die Anwender Transparenz über die eingesetzte Software in ihren Unternehmen. Die zu gewinnen ist aber meist nicht leicht, beschreibt Goldig die Ausgangssituation vieler Nutzer. Während sich die Nutzung von Client-Applikationen wie beispielsweise Office mit Hilfe von Tools relativ einfach erfassen lasse, sei diese Aufgabe mit den großen Suiten der Anbieter von Business-Software im Backbone wie beispielsweise SAP und Oracle wesentlich komplexer. Zwar verfügten die Anbieter über Werkzeuge, um den Einsatz ihrer Produkte beim Kunden zu vermessen. Doch Oracle zum Beispiel rücke diese Software nicht heraus.

Viele Kunden würden sich wünschen, ihren Lizenzstatus regelmäßig zu eruieren, berichtet Goldig. "Dann sitzt ihnen aber sofort der Hersteller im Nacken." Proaktive Prüfungen, vergleichbar den Inspektionen eines Autos, gebe es nicht. Entsprechende Überlegungen seien im Sande verlaufen.

Tool überwacht Einsatz der SAP-Lizenzen

Bei Bertelsmann haben die Verantwortlichen deshalb das Lizenz-Management der SAP-Applikationen selbst in die Hand genommen. Seit dem Jahr 2000 vermisst das selbst entwickelte Tool "Liceman" der Arvato Systems den SAP-Einsatz, berichtet Andreas Oczko, Manager im Customer Competence Center des Medienkonzerns. Dabei bauen die SAP-Vermesser auf die Licence Administration Workbench (LAW) des Softwareanbieters, um die SAP-Nutzung auszulesen. Da das SAP-Tool nur die Standardverträge abdeckt und einigen weiteren Restriktionen unterliegt, lasse sich für Bertelsmann jedoch nur die Auslesefunktion des von Haus aus im System implementierten Werkzeugs nutzen, erzählt Oczko. Diese Daten fließen dann in Liceman, wo sich der SAP-Verbrauch mit den besonderen Anforderungen des Bertelsmann-Vertrages korrelieren lasse. "Damit haben wir komplette Transparenz über unsere Systeme und Lizenzen."

Bei der Vermessung würde Oczko zufolge beispielsweise auffallen, wenn eine Lizenz, die einem bestimmten Nutzer zugeordnet ist, nicht mehr verwendet wird. Dann bekomme der zuständige Kostenstellenleiter eine entsprechende Mitteilung, dass die Lizenz frei sei und eventuell an anderer Stelle eingesetzt werden könne.

Lieber ein paar mehr als zu wenig

Wie viel Bertelsmann mit Hilfe von Liceman eingespart hat, lässt sich nach Angaben der Verantwortlichen nicht exakt beziffern. Oczko schätzt jedoch, das die jährlichen Lizenzwartungsaufwände für das SAP-System rund 20 Prozent niedriger ausfallen können. Allerdings komme es immer auf die individuelle Vertragssituation an, warnt der Lizenzexperte. Versprechungen von Beratern, sie könnten die Lizenzsituation aus dem Stand verbessern, dürften die Nutzer nicht blauäugig vertrauen. Wenn der Vertrag zwingend den Kauf einer bestimmten Zahl von Lizenzen mit der damit verbundenen Wartung vorsehe, dann aber bei der Vermessung herauskommt, dass das Unternehmen weniger Lizenzen im Einsatz hat, nutzt dies erst einmal gar nichts.

Aus Unwissenheit und als Vorsichtsmaßnahme tendierten die meisten Unternehmen dazu, mehr Lizenzen zu ordern, als sie eigentlich benötigten, berichtet Honico-Beraterin Greuel. Viele Firmen zittern vor einer Systemvermessung durch die Softwareanbieter. Flattert danach eine Nachrechnung ins Haus, für die es kein Budget gibt, kann dies die Verantwortlichen Kopf und Kragen kosten. Manchmal treibt die Angst seltsame Blüten. Greuel berichtet von einem Unternehmen, das "unlimited Licences" gekauft hat, einfach nur um auf der sicheren Seite zu sein - "was immer das heißt und was immer das gekostet haben mag".