Der ordnungsgemäße Einsatz sowie das Management von Software stellt die Verantwortlichen in den Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Laut einer Studie der Business Software Alliance (BSA) aus dem Jahr 2006 liegt die Fehllizenzierungsrate bei etwa 28 Prozent. Vor diesem Hintergrund ist es für die Unternehmen wichtig, die teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken, Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. Auf Anbieterseite wird häufig zwischen Central Processing Unit (CPU)-, Computer- oder Personen-bezogenen Metriken unterschieden. Diese Lizenzen können oftmals als OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben werden. Dementsprechend trifft man in der Praxis nicht selten einen Mix von verschiedenen Metriken und Typen an.
Wer aber seinen Softwarebetrieb wirtschaftlich abwickeln will, muss genau im Bilde sein, wie viele Lizenzen, Server und PCs im Unternehmen benötigt werden und wie diese zu verwalten sind. Wirksam lassen sich diese Informationen jedoch nur über eine strategische und geordnete Herangehensweise gewinnen. Dabei geht es neben der rechtlichen Sicherheit insbesondere auch um die wirtschaftlichen Vorteile, die aus einem gut organisierten Software-Lizenz-Management resultieren. Doch bevor mögliche monetäre Vorteile zu Buche schlagen, müssen die Unternehmen im ersten Schritt ein Software-Lizenzierungskonzept erstellen, welches sich an dem Lebenszyklus der Software im Unternehmen orientiert.
Der Software-Lebenszyklus besteht aus Sicht eines Anwenderunternehmens aus fünf Phasen: Planung, Deployment (Verteilung), Nutzung, Verwaltung und Wartung (Maintenance) sowie dem Übergang zu neuen beziehungsweise nachfolgenden Technologien. Beteiligt an den einzelnen Teilschritten und Prozessen sind neben den IT-Bereichen insbesondere die kaufmännischen Fachabteilungen, in kleineren Unternehmen die Geschäftsleitung und in größeren Unternehmen der Bereich Business-Development.
In den vergangen Jahren haben sich jedoch das inhaltliche und strukturelle Management des Produktlebenszyklus von Software erweitert. Beispielsweise hat sich mit dem aufstrebenden Markt für gebrauchte Software die Möglichkeit einer Vermarktung für die Anwenderunternehmen erweitert. Dadurch hat sich das Software-Lebenszyklus-Management in den zurückliegenden Jahren zu einem dreigeteilten Modell gewandelt: Planung, Nutzung und Verwertung.
Lizenzverstöße sind kein Kavaliersdelikt
Laut der Studie der Universität Regensburg "Software- und Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen" aus dem Jahr 2007 haben lediglich 36 Prozent aller Unternehmen Richtlinien zur Installation von Software formuliert und kontrollieren auch die Einhaltung der Regeln. Dabei ist die Gewährleistung von rechtlichen Vorgaben, insbesondere denen des Urheberrechts, für Unternehmen und deren Führungspersonal von entscheidender Bedeutung. Schließlich haften Führungskräfte persönlich für fehlerhafte Lizenzierungen, die empfindliche Geldbußen zur Folge haben können. Es sollte also im ureigensten Interesse der Verantwortlichen liegen, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Rahmenbedingungen zu befolgen und einzuhalten.
Anwenderunternehmen sind auf interne und externe Faktoren angewiesen, um den Erfolg eines Lebenszyklus-Managements zu sichern. Zu den internen Herausforderungen zählen eine klare Definition von Verantwortlichkeiten - im technischen als auch kaufmännischen Bereich - sowie das Festlegen von Prozessen. Unterstützt werden die Prozesse beispielsweise durch Softwareanwendungen, welche die Verteilung der Software innerhalb des Unternehmensnetzwerks organisieren und kontrollieren beziehungsweise die Nutzung von Software auf den einzelnen Arbeitsplätzen analysieren. Dieser Prozess wird als Software Metering charakterisiert. Ferner können Anwenderunternehmen auf ergänzende Werkzeuge zurückzugreifen, die das Management der Software Pools im Unternehmen unterstützen. Diese Pools ermöglichen die Darstellung der unterschiedlichen Einzelprodukte sowie die Kombination der Metriken und Typen.
Erst der Vertragsabgleich schafft Rechtssicherheit
Ein wesentlicher Bestandteil der Kontroll- und Wartungsaktivitäten während des produktiven Einsatzes der Software im Unternehmen ist das dienstleistungsbasierte Software-Asset-Management (SAM). Hierzu wurden in den vergangenen Jahren unterschiedliche Methoden und Konzepte entwickelt. Trotz der etablierten und allgemein anerkannten Modelle gleichen laut den Wissenschaftlern in Regensburg nur 44 Prozent aller Unternehmen in Deutschland Software- und Lizenzinventar ab, um eine Über- oder Unterlizenzierung feststellen zu können.
Grundsätzlich handelt es sich bei SAM-Konzepten um eine Kombination von Prozessen, die nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Phasen der Nutzung zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Erst die mit dem SAM-Prozess gewonnene Transparenz schafft die nötige Basis, kostenoptimierte Entscheidungen zu treffen und einen legalen Einsatz der Software sicher zu stellen. Anwenderunternehmen können im Rahmen des Asset-Management Einsparpotenziale zwischen 15 und 30 Prozent der gesamten Softwareaufwendungen erzielen.
Fünf Gründe für ein Software-Asset-Management
Unterlizenzierung führt langfristig zu wirtschaftlichen und rechtlichen Nachteilen: Laut einer Studie der BSA Business Software Alliance (BSA) liegt die Fehllizenzierungsrate in Deutschland bei 28 Prozent. Neben wirtschaftlichen Risiken entstehen insbesondere auch rechtliche Risiken. Dies betrifft sowohl das Unternehmen wie auch die Führungsmitarbeiter.
Überlizenzierung verschwendet monetäre Ressourcen: Software-Lizenzen sind Anlagewerte der Unternehmen. Durch Umstrukturierung in Anwenderunternehmen oder durch die Einführung neuer Software entstehen häufig überzählige und nicht benötigte Lizenzbestände. Diese können verwertet werden. Somit wird aus Anlagevermögen Cash.
Mangelhafte oder fehlerhafte Softwareverwaltung reduziert die Produktivität: Durch die fehlerhafte beziehungsweise nicht bedarfsgerechte Verteilung von Software können die tatsächlichen Bedarfe der Mitarbeiter nicht getroffen werden. Dies hat zur Folge, dass ein zeitlicher Mehraufwand die Produktivität reduziert und somit die Kosten wachsen lässt. Durch eine optimierte Software-Verwaltung kann eine ergebnisorientierte Verteilung der Lizenzen erfolgen.
Einsparmöglichkeiten: Durch SAM-Prozesse können Bestandsverwaltung und Beschaffung von Lizenzen optimiert werden. Die Verwaltung beziehungsweise Beschaffung von Parallel-Verträgen wird vermieden, die Lizenzen können in der für das Unternehmen optimalen Variante beschafft werden und somit zu einer Reduktion der Gesamtkosten beitragen.
Beschleunigung interner Prozesse: Software-Asset-Management bietet durch eine konsolidierte Aufbereitung und Darstellung der Softwarebestände eine schnelle und fundierte Entscheidungsgrundlage für die Beschaffung neuer Lizenzen (Bestands- vs. Bedarfsanalyse), für die Einführung von Updates (Versions-Management und Standardisierung der Software-Infrastruktur) sowie für ergänzende Informationen bei der Beschaffung neuer Hardware.
Bei diesen SAM-Modellen handelt es sich um einen Mix zwischen individuellen Beratungsleistungen und standardisierten Prozessen. Dabei stehen regelmäßig zwei Ziele im Fokus der Anwenderunternehmen. Zum einen wird eine rechtskonforme Ausstattung der Unternehmen mit Softwarelizenzen angestrebt. Zum anderen soll eine bedarfsgerechte Versorgung der Nutzer bei gleichzeitig optimierter Mittelverwendung erreicht werden.
Um diese Ziele zu erfüllen, ist neben einer möglichst hohen Fehlerfreiheit der einzelnen Leistungen eine hohe Effizienz der Prozesse nötig. Die Gesamtkosten für die Softwareaufwendungen können dadurch entsprechend reduziert werden. Aus diesem Grund entwickeln Dienstleister im Software-Asset-Management-Umfeld konsequent die Prozesse und Leistungen weiter. Hierbei werden auch allgemeine Veränderungen am Markt und neue Trends integriert. So ist es exemplarisch möglich, durch den Asset-Management-Prozess identifizierte Abweichungen - also Über- oder Unterlizenzierungen - kostengünstig über den Markt für gebrauchte Software zu vermarkten oder zu beschaffen. (ba)