Mobilgeräte sind aus der privaten und geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. In den Unternehmen werden in der Folge nicht nur Geschäftsprozesse zunehmend mobilisiert. Auch die Art und Weise, wie Arbeit verrichtet wird, sowie der Arbeitsort selbst unterliegen einem grundlegenden Wandel. Bereits im Jahr 2020 wird ein Drittel der Büroangestellten nicht mehr von einem regulären Büro aus arbeiten. Stattdessen wird diese Gruppe von Arbeitnehmern zu Hause, unterwegs, am Projekt- oder Kundenstandort alle anfallenden Tätigkeiten erledigen, wie die“Mobile Workstyles Survey” von Vansone Bourne zeigt. Für die Erhebung befragte das US-amerikanische Beratungsunternehmen im Auftrag von Citrix 1.900 IT-Entscheider in 19 Ländern weltweit. Drei Viertel der Befragten arbeiten in Organisationen mit mehr als eintausend Mitarbeitern.
IT-Entscheider halten mobile Arbeitsformen für anwendergetrieben
Haupttreiber für mobile Arbeitsformen sind laut Erhebung die Arbeitnehmer: Mehr als die Hälfte der Befragten gibt an, auf Betreiben ihrer Mitarbeiter mobile Beschäftigungsmodelle zu entwickeln und anzubieten. 48 Prozent handeln zudem in Erwiderung der Tatsache, dass ihre Mitarbeiter mobile Geräte bereits weithin einsetzen. Aspekte wie Kosteneinsparungen oder Anforderungen der Geschäftsführung spielen mit 36 beziehungsweise 34 Prozent eine deutliche geringere Rolle.
Die Beschäftigten schätzen an mobilen Arbeitsformen vor allem Vorteile wie mehr Flexibilität, produktiveres Arbeiten, geringere Pendelzeiten und eine insgesamt ausgewogene Work-Life-Balance. Allerdings beruhen diese Angaben auf Einschätzung der befragten IT-Entscheider. Die Frage, ob das Ergebnisse bei direkter Befragung der Arbeitnehmer ähnlich ausfiele, bleibt daher offen.
Die Firmen nehmen die mutmaßlichen Vorteile mobiler Arbeitsformen der Studie zufolge jedenfalls zum Anlass, das Modell fortzuentwickeln. Bereits nahezu ein Viertel der Unternehmen bietet voll ausgestattete mobile Arbeitsplätze an, weitere 38 Prozent wollen ihr bisheriges Angebot ausweiten. Bis 2014 möchten 83 Prozent gegenüber heute 24 Prozent voll ausgestattete mobile Arbeitsplätze anbieten. Das entspricht einer Wachstumsrate von jährlich 86 Prozent. Um diese Ziele erreichen zu können, halten die Befragten geeignete technische Systeme für unerlässlich. Mehr als die Hälfte setzt dabei auf Virtualisierungstechnologien und sichere Zugangsportale zu den Unternehmensinformationen. Und mehr als ein Drittel nutzt bereits kollaborative und soziale Services, um Mitarbeiter an dezentralen Standorten zu unterstützen.
Weniger Beschäftigte am Arbeitgeberstandort, das bedeutet auch eine geringere Auslastung der Büroräume. Die Studienautoren prognostizieren, dass die verbleibenden zwei Drittel der Arbeitnehmer, die noch regulär die Geschäftsräume ihres Unternehmens nutzen, dies gleichwohl nicht an fünf Tagen in der Woche tun werden. Sie werden mindestens zeitweise in einem modernen Sinne auf Wanderschaft sein – wenngleich für ein und denselben Arbeitgeber
17 Prozent geringerer Raumbedarf
Organisationen, die bereits über eine Strategie für mobile Arbeitsformen verfügen, erwarten einen sinkenden Raumbedarf in Höhe von 17 Prozent bis Ende 2020. Die Anzahl der Bürotische soll im gleichen Zeitraum um 15 Prozent sinken. Auch die übrigen Räumlichkeiten erfahren durch die zunehmende Mobilität Veränderungen: Nahezu alle Befragten (96 Prozent) geben an, ihr Office-Design überarbeiten zu wollen. Ziel ist es dabei, eine kollaborationsfördernde, kreative und flexible Umgebung zu schaffen, die effizient nutzbar ist und über die neuesten Arbeitsplatztechnologien verfügt.
Dazu zählen in erster Linie unterschiedliche Arbeitsgeräte, die ein effizientes Arbeiten vom jeweiligen Standort aus ermöglichen: Desktops, Notebooks, Smartphones oder Tablets zum Beispiel. Aktuell nutzt jeder Arbeitnehmer im Schnitt 4,43 Geräte, im Jahr 2020 sollen es sechs Geräte sein. Einen erheblichen Anteil der Mobilgeräte gehört dabei den Usern selbst – ein Trend, der als „ByoD“ („Bring your own Device“) Eingang in die Unternehmen fand – mit allen damit verbundenen Problemen von der Integration bis zur Sicherheit.
Doch trotz dieser Schwierigkeiten ist die einst restriktive Haltung der Firmen gegenüber dem ByoD-Trend seit geraumer Zeit einer offeneren Politik gewichen: In zwei Dritteln der Unternehmen gibt es kein Nutzungsverbot für mitarbeitereigene Geräte. In der Vergangenheit galt noch in mehr als vier Fünfteln der Betriebe eine entsprechende Unterlassungsvorschrift. Der Druck der Beschäftigten, daran lässt die Studie keinen Zweifel, hat die Verantwortlichen in den Firmen zur Umkehr bewegt. Die IT-Entscheider standen vor der Wahl, vermuten die Studienautoren, eine ByoD-Policy ins Leben zu rufen oder aber zuzulassen, dass Unternehmensinformationen ungeschützt auf Privatgeräte gelangten.
Mitarbeiter und Firmen teilen ByoD-Kosten auf
Nicht zuletzt sehen die Firmen in einer ByoD-Policy inzwischen auch eine Maßnahme, den Trend zu kontrollieren und in einen Vorteil umzumünzen, indem Hardware- und ihre Folgekosten zumindest teilweise von den Mitarbeitern getragen werden. Immerhin 37 bezeichnen finanzielle Gründe als ausschlaggebend für die Implementierung einer ByoD-Policy. Umgekehrt entscheidet sich die große Mehrheit der Firmen ihrerseits für eine Beteiligung an den Kosten für ein User-eigenes Mobilgerät, um wenigstens ein gewisses Maß an Kontrolle über das Gerät beanspruchen zu können. Ein Großteil von 61 Prozent nennt dieses Motiv als entscheidend für eine Bezuschussung privater Mobilgeräte.
Mehr Kontrolle, mehr Sicherheit
Mehr Kontrolle ist dabei eng mit dem Wunsch nach mehr Sicherheit verbunden. Dies nämlich ist für eine Mehrheit von 58 Prozent der Befragten das größte Anliegen, wenn es zur Entwicklung einer ByoD-Policy kommt. Zugleich befürchtet die Hälfte der IT-Entscheider, ihre Mitarbeiter könnten die Risiken, die mit der geschäftlichen Nutzung privater Mobilgeräte einhergehen, unterschätzen. Um dieses Risiko zu minimieren, beschränken die Firmen den mobilen Zugang zu Unternehmensinformationen entsprechend der Rolle des Mitarbeiters, seinem Gerät und dessen Konfiguration sowie der Art des Netzwerkes, über das die Informationen abgerufen werden. Alles in allem, so schlussfolgern die Autoren, erfordert eine ByoD-Policy aber dennoch ein Mindestmaß an Vertrauen in die Einhaltung der vorgegebenen Regeln. Eine wirksame BaoD-Policy erfordere deshalb zum einen einen zentralisierten Ansatz, damit Sicherheitsbelange organisationsweit verankert werden könnten. Zum anderen seien Organisationen nur mithilfe einer geeigneten technischen Lösung in der Lage, die Vorgaben ihrer ByoD-Policy auch durchzusetzen.