Leitfaden fürs eigene Online-Profil

Auch technikferne Zeitgenossen können einen mit unerwarteten Funden aus dem Internet ganz schön verunsichern. So ging es Sarah Jacobsson Purewal von unserer amerikanischen Schwesterpublikation PCWorld. Ihre Mutter, deren Computer-Kenntnisse sich eigentlich mit dem Drücken von Strg + C zum Kopieren von Text erschöpften, mailte ihr ein unvorteilhaftes Bild der Tochter, das sie im Web aufgestöbert hatte. Sarahs Schluss: Wenn der Mutter das gelingt, könnte ein am PC gewiefter Personaler erst recht auf das Foto stoßen.

Tools für das Social Business
Instant Messaging, Acivity-Streams, Dokumenten-Sharing, Tagging und Profilseiten – diverse Plattformen stellen beliebte Social-Media-Funktionen für den internen Gebrauch zur Verfügung. Ein Überblick über die wichtigsten Tools:

Chatter
Das Tool lässt sich mit der CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar. Sein Engagement im Social-Business unterstrich der Anbieter zudem mit der Übernahme von Radian6, einem Anbieter von Tools zur Analyse unstrukturierter Daten. Chatter bietet zudem die Möglichkeit, Prozessschritte anderer Enterprise-Anwendungen, zum Beispiel von SAP, einzubinden.

Jabber
Cisco fährt im Social-Business zweigleisig. Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company seit Kurzem sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit.

Quad
Das zweite Standbein ist "Quad", von Cisco als Plattform für das Enterprise 2.0 positioniert. Es integriert Features wie Blogs und Wikis.

Quad
Quad ist am Frontend mit eingeschränkter Funktionalität mittels Web-Browser zu bedienen. Wollen Anwender die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten ausschöpfen, ist der Jabber-Client ratsam. Er gewährleistet auch die Interaktion mit Fremdprodukten wie Microsoft Office und Sharepoint.

Jive
Eine beliebte Anwendung unter den Social-Business-Lösungen stellt das 2001 gegründete kalifornische Unternehmen Jive Software mit dem Produkt "Jive Engage" bereit. Es kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu.

Jive
Die funktionalen Erweiterungen hat Jive in wesentlichen Teilen eingekauft: Die Akquisition von OfficeSync wurde beispielsweise zur Basis für das Dokumenten-Sharing, das übernommene Start steuert Konnektoren zur Microsofts Office-Welt bei. Im Frühjahr 2011 schluckte der Hersteller den Business-Analytics-Anbieter Proximal Labs. Seitdem können Anwender der Software bei Bedarf große Menge unstrukturierter Daten auswerten. Beachtung fand zuletzt auch Jives Marktplatz für Applikationen, der Partner dazu ermuntern soll, die Social-Business-Plattform mit Drittanwendungen anzureichern.

Sharepoint
Microsoft setzt im Social Business auf "Sharepoint". Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.

SmartCloud for Social Business und Connections
IBM vertreibt im Geschäft mit der unternehmensinternen Collaboration die Produktlinien "Connections" und "SmartCloud for SocialBusiness" (vormals LotusLive). Connections wird in die Unternehmens-IT integriert und bietet mit Activity Streams, Social Analytics, Wikis, Blogs, Dokumenten-Sharing sowie E-Mail- und Kalenderintegration typische Enterprise-2.0-Funktionen.

SmartCloud for Social Business und Connections
Anwendungen von Drittparteien lassen sich mittels Portal integrieren. IBM verspricht auch die Einbindung von Geschäftsprozessen, beispielsweise können Nutzer SAP-Transaktionen in der Connections-Umgebung bearbeiten. Connections lässt sich auch als SaaS-Ausführung beziehen.

SocialCast
Zudem schaffen Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Jüngste Neuerung, die bereits zu VMware-Zeiten eingeführt wurde, ist die Social-Applikation "Strides", die Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform ausbauen soll. Interessenten an Socialcast können zunächst eine kostenlose Version ausprobieren, die sich aber nicht im internen Data Center installieren lässt und der einige Funktionen, etwa zur Datenanalyse, fehlen.

Streamwork
"Streamwork" wurde ursprünglich als Plattform entwickelt, die mit Hilfe von Business Intelligence die Entscheidungsfindung in Unternehmen schneller und kollaborativ gestalten soll. Dabei setzt SAP auf die Integration von Fremdprodukten. Anknüpfungspunkte bestehen etwa für Webex, Evernote sowie Outlook und Google Mail.

Streamwork
Die Nähe zu betriebswirtschaftlichen Anwendungen spiegelt sich in der Feature-Liste wider: Wesentliche Funktionen betreffen etwa die Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Streamwork ist mit verschiedenen SAP-Anwendungen integriert.

Tibbr
Mit "Tibbr" hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Folgerichtig betont auch Tibbr die Verzahnung verschiedener Anwendungen (etwa von Oracle, SAP, Microsoft Sharepoint und Salesforce.com) in einer Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt.

Tibbr
Tibbr bietet soziale Services wie Microblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities. Die Nutzer können sogenannten Subjects folgen, das sind entweder andere Nutzer, Gruppen oder Themen. Auch Tibco bietet Unternehmen Möglichkeiten zur Analyse der Inhalte.

Yammer
"Yammer" kam vor knapp vier Jahren als unternehmensinterne, Cloud-basierende Software für das Microblogging auf den Markt. Der gleichnamige Betreiber vermarktet die Lösung zum einen als kostenlose und funktional reduzierte Version, zum anderen als kostenpflichtige Ausführung für fünf Dollar pro Monat sowie als Premium-Lösung für Unternehmen inklusive Admin-Rechten und Integrationsmöglichkeiten.

Yammer
Mit dem aktuellen Release können Anwender beispielsweise Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Eine Präsenzanzeige erstreckt sich auch auf mobile Clients, zudem liefern Analysewerkzeuge Daten über die Aktivitäten im sozialen Netz. Die Version für Unternehmen stellt besondere Sicherheitsfunktionen sowie Andockmöglichkeiten an Geschäftsapplikationen etwa von Salesforce.com, Microsoft und Netsuite bereit.

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Zahlen schossen ihr durch den Kopf: Laut einer Microsoft-Studie haben 70 Prozent der Personal-Manager schon einmal Bewerber abgelehnt wegen Informationen, die sie über sie im Netz gefunden haben. Umgekehrt sagen 86 Prozent der Personaler, ein positives Online-Image erhöhe die Chancen eines Kandidaten auf eine Stelle. Sarah Jacobsson Purewal, die sich bisher nie Gedanken um ihre Reputation im Internet gemacht hatte, stellte daraufhin einen Leitfaden zusammen für die Pflege des eigenen Profils.

Im Netz nach dem eigenen Namen suchen

Erster Schritt ist die Suche nach dem eigenen Namen - und zwar in mehreren Schritten. Einmal Vornamen und Nachnamen in Anführungszeichen, einmal ohne. Wer bei Online-Netzwerken Mitglied ist, sollte auch nach seinen dortigen Nutzernamen suchen. Auch ein Überblick über die eigene Präsenz auf einer einzelnen Seite lässt sich bekommen: unsere PCWorld-Autorin tippte dafür ein site:pcworld.com Sarah Jacobsson Purewal - und erhielt Treffer zu ihren Artikeln bei der PCWorld.

Als nächstes schlägt sie vor, sich in Verbindung mit unliebsamen Schlüsselbegriffen wie "besoffen" oder "Gefängnis" zu suchen. Selbst wenn man noch nie in einer solchen Situation aufgefallen sei, entdecke man vielleicht einen namensgleichen Trunkenbold oder Verbrecher und sei durch das Wissen um ihn gewappnet für kritische Fragen. Auf Vermischungen von Angaben über Namensvettern kann sich auch einstellen, wer seine Datenspuren auf Menschen-Suchmaschinen wie Pipl überprüft.

Damit ist das Ego-Googlen noch nicht zu Ende. Profile auf Online-Einkaufsseiten und in Foren verraten ebenfalls einiges über die Person. Was steht auf meiner Amazon-Wunschliste? Was gibt eBay über mich preis? Habe ich einen abfälligen Kommentar in einem Verbraucherforum hinterlassen?

Nicht mit Facebook-, Google- oder Twitter-Konto bei anderen Diensten anmelden

Fast überall kann man mittlerweile Freunden Artikel empfehlen, ihnen mitteilen, was einem gefällt, oder Äußerungen anderer per Twitter weiter verbreiten. Wer sich mit den Daten seines Twitter-Kontos bei anderen anmeldet oder für die Registrierung zu sozialen Netzwerken dieselbe Mail-Adresse nutzt, die er in Bewerbungen angibt, erleichtert es Personalern, alle möglichen Informationen zu verknüpfen.

Wer dagegen eine eigene Adresse für Dienste wie Facebook nutzt, kann dort über seine im Geschäftsleben gebrauchte Mail-Anschrift nicht gefunden werden. Weiterer Vorteil: Spam-Mails, die von Netzwerken und ähnlichen Seiten verschickt werden, landen dann nicht im gleichen Posteingang wie wichtige und erwünschte Nachrichten. Für ratsam hält Purewal es außerdem, private und berufliche Profile in Netzwerken zu trennen - sich etwa in Facebook nur mit wirklichen Freunden auszutauschen und in LinkedIn mit Geschäftspartnern. Da dürfe man dann aber auch keine Ausnahmen machen, ansonsten vermischten sich beide Sphären im Nu.

Datenschutzbestimmungen bei Facebook oder Twitter liest sich kaum jemand genau durch, bevor er sich registriert. Sollte er aber, meint Sarah Jacobsson Purewal. Wer wisse, wo auch Unbekannte Einblicke gewinnen können, könne sich durch Anpassungen bei den Datenschutzeinstellungen am besten schützen. Ein Beispiel: Facebook erlaubt es, Fotoalben nur für Freunde freizugeben. Achten sollte man auch darauf, dass Freunde einen nicht auf öffentlich zugänglichen Fotos markieren.

Wer statt einer Blockade die Taktik verfolgt, Informationen über sich preiszugeben, sollte das bewusst tun - und ein in sich stimmiges Bild vermitteln. Ungeschickt wäre es, bei Xing einen Abschluss an der TU München anzugeben, wenn man laut einem Ehemaligenportal der Universität Bremen im selben Jahr dort sein Diplom gemacht hat.

Soziale Netzwerke für eigene Zwecke arbeiten lassen

Niemand ist den Informationen, die das Web 2.0 über ihn speichert, ausgeliefert. Wer tatsächlich peinliche Fotos von sich entdeckt, kann zumindest versuchen, mit einem Anruf oder per Mail den Betreiber dazu zu bringen, das Bild zu entfernen. Zeigt der sich allerdings nicht kooperativ, muss man sich meist damit abfinden.

Ein Weg, rufschädigende Inhalte vor den Augen von Personalern zu verbergen, ist, einfach neue Bilder und Texte hochzuladen: ab und an eine Statusmeldung bei Facebook, regelmäßig ein neuer Tweet, und aktuelle Fotos in allen sozialen Netzwerken. Wer sich eine eigene Homepage auf seinen Namen registriert, hat außerdem gute Chancen, dass die in der Google-Trefferliste weiter oben rangiert.

Das verdrängt allerdings unangenehme Treffer nur nach hinten. Macht sich ein Personal-Manager die Mühe und blättert weit genug zurück, stößt er dennoch auf den Alkohol-Exzess aus längst vergangenen Studienzeiten. Eine weitere Möglichkeit bleibt dann laut Purewal noch: Unter removals@google.com um Löschung bitten und auf Entgegenkommen des Suchmaschinenbetreibers hoffen.

Fünf Tipps für das Social Enterprise
Social Media in Unternehmen wird häufig im Rahmen von Content- und Cololaboration-Projekten eingeführt, um die Zusammenarbeit zu fördern. Damit die Tools ihre Wirkung entfalten, sollten Unternehmen folgende Ratschläge beachten.

Überdenken Sie Ihre Richtlinien
In vielen Unternehmen ist der Zugriff auf öffentliche Netzwerke wie Facebook und Twitter verboten. Das wird Mitarbeiter nicht davon abhalten, auf diese Seiten via Smartphone zuzugreifen. Forrester rät zu Richtlinien, die den verantwortungsvollen Umgang fördern. Dazu sollten aktuelle Policies so aktualisiert werden, dass sie genau beschreiben, was erlaubt und verboten ist.

Fördern Sie frühe Nutzer
Der Netzwerkeffekt von mehreren Millionen Nutzern in öffentlichen Diensten lässt sich nicht kopieren. Hilfreich ist es aber, besonders netzaffine Mitarbeiter zu ermuntern, das interne Social-Media-Profil ähnlich engagiert zu pflegen, wie sie es mit ihren öffentlichen Facebook- und LinkedIn-Seiten tun.

Nutzen Sie die Erfahrung der ­Mitarbeiter
Besonders gut vernetzte Mit­arbeiter können in intensiven Gesprächen wertvolle Hinweise geben, wie und warum sie Social-Media-Plattformen einsetzen. Dazu müssen die Verantwortlichen diese ungewöhnlich aktiven Nutzer identfizieren, und zwar unabhängig davon, ob sie auf internen und externen Plattformen unterwegs sind.

Holen Sie das Management ins Boot
Eine Social-Media-Strategie und ihre Umsetzung braucht Zeit und Ressourcen. Daher rät Forrester, die Unternehmensleitung frühzeitig zu konsultieren. Sie kann bei der Auswahl der Plattform helfen und als aktiver Anwender mit gutem Beispiel vorangehen.

Weniger ist mehr
Wichtig ist ein Tool, dass die zuvor ­formulierten Anforderun­gen der Mitarbeiter erfüllt. Mehrere parallel betriebene Lösungen sind selten hilfreich. Forresters Umfrage hat gezeigt, dass nur wenige Nutzer mehr als zwei Plattformen bedienen wollen.

Ein gewöhnlicher Name wie Bernd Müller geht in der Flut seiner Namensvettern unter. Nützlich ist da ein zweiter Vorname. Er lässt sich ganz oder als Initial zwischen Vor- und Nachnamen setzen - schon ist die Verwechselbarkeit nicht mehr ganz so groß.

Begeisterung für seine Branche stellt unter Beweis, wer sich im Netz über Themen äußert, mit denen er beruflich zu tun hat. Das hilft auch in Phasen der Arbeitslosigkeit: Gelegentlich Links zu interessanten Fachartikeln zu posten oder aktuelle Diskussionen zu kommentieren zeigt, dass der Bewerber am Ball bleibt.

Wer im Web auffindbar sei und sein Online-Profil im Griff habe, schließt Sarah Jacobsson Purewal, zeige schon allein damit eine Reihe grundlegender Eigenschaften, die im Berufsleben wichtig seien: Kontaktfreude, Technikkenntnisse und ein Bewusstsein dafür, welche Äußerungen er im Netz von sich gebe.

PC-Kenntnisse von Personalern nicht unterschätzen

Und dieses Bewusstsein dürfe man nicht verlieren, so die Journalistin. Selbst ein 63-jähriger, weniger computerbegeistert wirkender Personaler dürfe einen Bewerber nicht unvorsichtig werden lassen. Das habe ja auch das Erlebnis mit ihrer Mutter gezeigt.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO. (mhr)